Grattis till ditt nya jobb! Att kliva in som HR-chef på ett nytt företag kan vara både utmanade och spännande på en och samma gång. Oavsett om du är erfaren eller ny i din roll, på en ny arbetsplats är det viktigt att ta sig tiden att lära känna organisationen och människorna som arbetar där. Det kommer att ge dig en bra förståelse för organisationens behov och hur du ska prioritera dina insatser.
Som leverantör av HR-system så möter och samarbetar våra medarbetare med HR-chefer i en mängd olika sorters branscher på daglig basis. Vi har därför samlat ihop tips som kan underlätta för dig i din nya roll. Här är några av de viktigaste sakerna som en ny HR-chef bör tänka på:
1. Förstå företagets verksamhet och affärsstrategi
Idag är det allt vanligare att du som HR-chef också är en del av ledningsgruppen där du får ännu större möjlighet att påverka och driva HR-relaterade frågor i organisationen. Därför är det viktigt att du prioriterar att snabbt börja sätta dig in i företagets verksamhet, mål och affärsstrategi. Den kunskapen kommer att hjälpa dig att förstå vilka HR-frågor som är mest relevanta för organisationen just nu och hur HR kan stötta och arbeta mot de övergripande målen. Ta dig tid att träffa de olika cheferna, avdelningarna och även några av medarbetarna. Det kommer hjälpa dig att förstå deras behov och vilka utmaningar de stöter på som din avdelning skulle kunna avhjälpa.
2. Identifiera HR-områden som behöver mest uppmärksamhet
När du känner att du har börjat få en grundläggande förståelse för företagets verksamhet är det dags att börja identifiera och prioritera HR-områden som behöver mest uppmärksamhet. Som HR-chef har du det övergripande ansvaret att stötta cheferna i bland annat kompetensförsörjning, ledarskapsutveckling, rekrytering, arbetsrätt, fackliga förhandlingar, rehabilitering, policys, lönekartläggning samt försäkringar och pensioner för anställda.
Att börja revidera och bygga upp processer för allt samtidigt är dock inte rimligt att ta sig an. Att ha en klar bild av vilka HR-områden som behöver mest uppmärksamhet här och nu, hjälper dig att prioritera ditt arbete och fokusera på de områden som kommer att ha störst inverkan på organisationen.
3. Bygg upp din HR-avdelning
Ditt team är din viktigaste resurs för att ni ska kunna uppnå de mål du sätter. Ta dig därför tiden att lära känna dom och deras arbetssätt innan du börjar ändra på saker. Genom att identifiera vad de olika personerna arbetar med, hur processerna ser ut och vilka kompetenser de har så kan du enklare strukturera upp ditt team på bästa sätt. Förutom att kartlägga ditt nuvarande team så kan det här steget också innebära att du identifierar kunskapsglapp eller behov av nya medarbetare. Med rätt team på plats blir det enklare att arbeta effektivt och målinriktat på ett sätt som stödjer organisationens övergripande mål.
4. Skapa tydliga mål och mätbara resultat
Med relevanta och gemensamma mål blir det tydligare för både dig och din avdelning vilken riktning ni ska jobba mot. Troligtvis finns det redan både uppsatta mål och nyckeltal, kartlägg dessa och se om de är fortsatt relevanta. Kom ihåg att målen bör vara kopplade till organisationens övergripande mål och bör omfatta både kortsiktiga och långsiktiga mål. Vinsten med att ha mätbara nyckeltal och tydliga mål är att det hjälper dig att kontinuerligt identifiera områden som behöver förbättras och justeras. Behöver du inspiration så kan du läsa mer om vanliga KPI:er inom HR här.
5. Håll koll på lagar och regler
Som HR-chef vet du att det är viktigt att företaget har förståelse för och framför allt följer de lagar och regler som gäller för HR-frågor. När du kliver in i din roll som HR-chef på en ny arbetsplats är det därför viktigt att du kartlägger hur era processer ser ut och säkerställer att de är korrekta. Exempel på lagar och regler som påverkar HR kan vara arbetsrätt, arbetsmiljö, jämställdhet och diskriminering, GDPR och så vidare. Att säkerställa att ni förhåller er till dessa hjälper företaget att undvika eventuella framtida problem och konflikter.
6. Digitalisera era processer med HR tech
Vid det här laget har du börjat få en klar bild av hur man arbetat med HR tidigare på din nya arbetsplats och du har troligtvis en hel del tankar kring vad som behöver prioriteras och förbättras. Det är vanligare än man tror att HR-avdelningar fortfarande arbetar med väldigt manuella och tidskrävande processer. Förutom att det kostar i tid innebär det också en ökad risk för misstag och onödiga kostnader.
Om din nya arbetsplats inte redan har ett HR-system så bör du lägga tid på att bygga ett business case för inköp av system. Att digitalisera HR innebär ett lyft för hela organisationen, här kan du läsa mer om hur du får med dig resten av ledningsgruppen.
Med ett modernt HR-system på plats kommer du att effektivisera personalhanteringen, förbättra beslutsfattande samt ännu bättre kunna stötta chefer och anställda genom självbetjäning. Ett bra HR-system täcker hela medarbetarens livscykel från rekrytering till offboarding, vilket i sin tur innebär att systemet samlar in, hanterar och rapporterar på data som din avdelning behöver för att göra djupa analyser eller mäta på era KPI:er.
Genom att implementera ett modernt HR-system kan du frigöra tid för mer strategiskt arbete och fokusera på att stödja organisationens övergripande mål.
Har ni redan ett HR-system på plats? Se till att få en bra överlämning och utbildning kring hur det är konfigurerat, så att du kan säkerställa att systemet uppfyller de behov du har identifierat att ni har.
7. Är ni en attraktiv arbetsplats?
HR och employer branding är inte bara nära förknippade med varandra, idag spelar de båda en avgörande roll för företagets attraktionskraft på arbetsmarknaden. Att uppfattas som en attraktiv arbetsplats är viktigt eftersom det hjälper till att locka och behålla kompetenta medarbetare. En attraktiv arbetsplats bidrar oftast till en positiv arbetsmiljö, ökar medarbetarnas engagemang och produktivitet samt minskar personalomsättningen. Det bidrar också till att bygga och stärka företagets varumärke och konkurrenskraft på marknaden.
Det vet du säkert redan, men att investera i medarbetarna handlar inte bara om att vara "snäll", det är avgörande för organisationens framgång att de trivs, är motiverade och sprider positiva omdömen om företaget utanför arbetsplatsen. Så se till att din nya arbetsplats har ett genomtänkt HR-arbete för att behålla anställda på lång sikt.
Sammanfattning
Att kliva in som HR-chef på en ny arbetsplats är starten på en utmanande och spännande tid. För att du på bästa sätt ska ta dig an den nya rollen är det viktigt att förstå företagets verksamhet samt identifiera och prioritera vilka HR-områden som stöttar företagets övergripande mål.
