Ökningen i bekräftade fall av Coronavirus (aka COVID-19) över hela Europa har lett till en plötslig och drastisk förändring av arbetsförhållandena för många. Med myndigheter runt om i världen som rekommenderar fjärrarbete där det är möjligt har miljontals arbetsliv förändrats plötsligt. Nu, mer än någonsin tidigare, testas företags förmåga att distribuera flexibla arbetsförhållanden medan de försöker hålla saker igång.
Så, vad kan arbetsgivare och HR-personal göra för att upprätthålla en balans mellan affärsintresse och medarbetares hälsa och välbefinnande? Som alltid tror vi på CatalystOne att det är det bästa affärsbeslutet att sätta människor först, med stöd av den teknik som finns tillgänglig för dig.
Coronavirus eller inte, nyckeln till väl fungerande fjärrarbete är tydlig kommunikation med din personal. De måste veta vad som förväntas av dem, hur du kommer att stödja dem och vilken nivå av flexibilitet som råder.
Chefer behöver hålla sina team i tät dialog, både med verksamheten och med varandra. När människor blir sittande på sina hemmakontor blir behovet av mänsklig kontakt desto viktigare.
Förra året konstaterade en studie av 2500 fjärrarbetare av online-märkesutvecklingsbyrån Buffer att ensamhet var den näst mest rapporterade utmaningen. Ensamhet kan få människor att känna sig mindre motiverade och mindre produktiva.
En god idé kan vara att starta dagen med korta online-möten gärna flera gånger i veckan, om inte dagligen, för att ta reda på hur alla mår samt vad (och hur) alla gör. Ditt team kanske till och med bestämmer sig för att ta en kaffepaus online. Även om det kan låta som att det blir många möten, glöm inte hur många gånger om dagen du tar några minuter vid kaffemaskinen, i matsalen eller bara genom att vända dig till personen bredvid dig. Dina anställda behöver känna sig trygga med att de fortfarande har tillgång till dig och varandra.
För de som redan har investerat i digitala arbetslösningar kommer du säkert att ha nytta av dem idag. Men även de organisationer som inte kommit så långt mot en digitalisering kan på kortare sikt dra nytta av gratis eller billiga onlineverktyg samtidigt som det är smart att se till att dokumentera de utmaningar man står inför idag, för att göra sig bättre rustad för framtiden.
Säkserställ att din IT-avdelning godkänner alla nya digitala verktyg avseende säkerhet, integritet och GDPR-efterlevnad innan du delar konfidentiell information online.
För att hålla dig uppdaterad om din egen personalstyrka är det mycket viktigt att du gör det så enkelt som möjligt för din personal att registrera frånvaro och informera dig om förändringar i deras kapacitet. Du kommer då att ha en bra överblick över dina resurser med möjlighet till bättre planering.
Medan den aktuella åtgärden för Corona syftar till att förebygga så många infektioner som möjligt, kommer det likväl bli fler människor som faktiskt blir sjuka. Se till att de vet att de inte förväntas arbeta genom sin sjukdom bara för att de redan är hemma. Var tydlig med dina anställdas rätt till sjukfrånvaro och följ upp frånvaro konsekvent.
Var också medveten om att föräldrar till små barn kommer att behöva jonglera med barnomsorg. Småbarn behöver uppmärksamhet och interaktion under hela dagen, och äldre barn behöver lite övervakning medan man på flera ställen (än så länge grannländer som Norge och Danmark) anpassar sig till skolundervisning online. Var så flexibel som du kan och var transparent med förväntningar och beslut.
GDPR är förmodligen det sista du tänker på just nu, men det är faktiskt en kritisk fråga. Hemmakontorsnätverk är troligtvis mycket mindre säkra än din arbetsplats, och alla som hanterar känsliga medarbetaruppgifter måste komma ihåg att lagar om dataskydd fortfarande gäller. All anställdas data, inklusive frånvarojournaler och hälsoinformation, skyddas under GDPR och måste behandlas med försiktighet. Fråga din IT-avdelning om du har tillgång till en VPN-tjänst för ditt hemmakontor och se till att all data är lagrad i ett säkert system.
Med denna plötsliga förändring i arbetssätt finns risken att anställda upplever att de antingen får för mycket eller för lite att göra. En del av CatalystOnes programvara innehåller ett enkelt survey-verktyg som kallas Work Balance som hjälper chefer att förstå vilka anställda som inte är helt i balans. Oavsett om du är befintlig kund till CatalystOne och använder vårt HR-system eller tillämpat just denna modul, kan du fortfarande inspireras av dess principer för att förstå dina anställdas arbetsbalans i dessa speciella tider, exempelvis genom att regelbundet fråga dina medarbetare: "Har du tillräckligt med tid till att utföra dina arbetsuppgifter?" och "Hur balanserade känner du att dina arbetsutmaningar är?"
Att sitta på soffan i morgonrocken med en bärbar dator i knät kanske låter härligt för en dag eller två, men på lång sikt kan det leda till förlust av motivation och det medför även en stor ergonomisk påfrestning. Du bör alltid se till att dina anställda har rätt utrustning, både IT-relaterad och för god ergonomi. Ge dem det stöd de behöver.
För anställda som inte har utrymme eller lugn hemma för att kunna arbeta produktivt, se till att du erbjuder alternativ som (karantängodkända) samarbetsytor eller isolerade kontor och sittplatser.
Små ting kan göra skillnad. Du kanske vill låta dig inspireras av CatalystOnes People & Culture-team som öppnade upp en intern online-tävling för bästa hemmakontors selfie! Eller så kanske du vill bjuda in dina kollegor till en online-fredagsöl eller pizzafest. Eller varför inte skapa en spellista tillsammans för lite stämningsfull bakgrundsmusik?
Avgörande i osäkra och prövande tider är ofta hur väl man lyckas hålla modet, humöret och energinivån uppe. Med rätt inställning och rätt digitala hjälpverktyg kommer man ganska långt!