Fyller termen Performance Management dig med rädsla eller ångest? Eller får det dig som chef att sucka åt tanken på ännu en rad plågsamma möten med dina medarbetare? Performance Management-metoder har tidigare varit daterade, påfrestande och av lågt värde. Men de förändringsvågor som följde den senaste Covid-19-pandemin kan ha tvingat fram en positiv förändring - och en ny metod.
Vad är Performance Management?
Vi börjar med att definiera Performance Management:
Performance management är en pågående process med syfte att stötta medarbetarens utveckling och skapa förutsättningar för att kunna utföra sitt arbete på bästa möjliga sätt/maximalt utnyttjande av resurser. Performance management sammanför den anställdas roll och arbetsuppgifter med företagets strategiska mål, så att företaget kan utveckla rätt talang för framtiden.
Utmaningar med traditionell Performance Management
Under flera decennier har företag haft en “one size fit all”-tillämpning när det kommer till medarbetarprestationer, där alla I företaget utvärderats och betygsatts mot bestämda mål. Denna process involverar årliga/halvårsvisa eller kvartalsvisa utvärderingsmöten mellan chefen och medarbetaren, där mål och prestation diskuteras och gås igenom.
I vissa organisationer har metoden känd som “rank and yank” använts för att kunna motivera uppsägning av de 10 % av medarbetarna som presterat sämst.
Det är därför ingen överraskning att ärlig feedback inte framförs, på grund av rädsla för att bli uppsagd. Resultatet? En tidskrävande och ineffektiv process som leder till låg arbetsmoral och bristande motivation.
En undersökning genomförd av CEB (numera Gartner) visade att 95% av chefer var missnöjda med sina PM-system, medan 59% av de anställda sa att de inte ansåg att utvärderingarna gav mervärde. 90 % av HR-cheferna ansåg att feedback som framförts inte var sanningsenlig och 56 % av de anställda fick inte återkoppling kring förbättringsområden.
Kommande trender inom Performance Management
Om traditionell Performance Management minskade stadigt i popularitet redan innan pandemin, så har metoden blivit totalt förintad det senaste året. Som HR-experten Eric Mosley säger “Hur kan en bedömning i december 2020, som är baserad på en tolv månader gammal arbetsbeskrivning, vara rättvis med tanke på alla oförutsedda utmaningar som medarbetaren klarat av?”
Och detta är kärnan till problemet. Traditionella metoder är inte tillräckligt flexibla för en modern arbetsplats. Traditionella processer baserades på tron att organisationer verkar i stabila miljöer. Dagens landskap är allt annat än stabil - ändringar och kontinuerlig transformation är den nya normen.
Så vilka nya metoder och modeller av Performance Management har ersatt de gamla?
Utveckling, inte mätning
I stället för en kommando- och kontrollmetod omfamnar många organisationer nu Performance Management för att engagera och utveckla sin arbetskraft. Med fler människor som arbetar hemifrån (eller måste arbeta hemifrån) är det viktigare än någonsin att hålla anställda informerade, engagerade och motiverade.
Detta tankesätt är inte nödvändigtvis nytt och baseras på principerna av Continous Performance Management-modellen som har funnits i några år nu. Med denna modell har fokus skiftats från utvärdering av det som skett till att engagemang och utveckling för nutid och framtid.
Kontinuerlig och ömsesidig återkoppling
Årliga utvärderingar ersätts med regelbundna statusmöten, som vanligtvis hålls varannan vecka eller månad. Detta ger både chefer och medarbetare möjlighet att löpande diskutera prestationer och utmaningar. Med team som inte längre sitter på en plats, eller nödvändigtvis arbetar samma arbetstider, har behovet av regelbunden dialog blivit en nödvändighet.
En Harvardstudie belyste kraften av interaktion när den visade att frekventa incheckningar med chefer inte bara förbättrade prestanda, men att konversationen inte ens behövde fokusera på en viss uppgift eller färdighet. All interaktion – även samtal om familjen eller vädret – lyfte prestandan.
Att samla in tvåvägs- och 360-graders feedback blir också allt populärare. Resultaten ger en mer omfattande utvärdering av medarbetarna och gör det även möjligt för HR-chefer att identifiera trender eller problem inom avdelningar.
Till exempel har den senaste tidens plötsliga skifte till distansarbete resulterat i processhanteringsproblem för många. Såna problem är lättare att ta itu med om de identifieras tidigt, eller åtminstone flaggas innan de eskalerar ännu mer.
Coachning istället för utvärdering
Något som är centralt när det handlar om att engagera och utveckla medarbetare är behovet av förtroende och dialog. Det vill säga, motsatsen till den gamla kommando- och kontrollmetoden där chefen skriver en årlig, bakåtsträvande bedömning av hur medarbetaren presterar.
Bra coachning ska innehålla diskussioner mellan chefen och medarbetaren om olika delar av rollen eller ett projekt – och ett samarbetsinriktat förhållningssätt till vad som behöver göras och hur. Detta kommer i sin tur att hjälpa medarbetarna att utveckla mer självständighet genom att få mer ägande och ansvarsskyldighet, samtidigt som chefens tid frigörs.
En annan viktig aspekt av coachning är företagens förmåga att omskola sin arbetskraft. Redan före pandemin har den snabba utvecklingen av teknik och affärsmodeller lett till kompetensluckor för många organisationer.
I en nyligen genomförd studie av McKinsey Global Survey sa nio av tio chefer att deras organisationer antingen redan står inför kompetensbrister eller förväntar sig att luckorna kommer att utvecklas inom de närmaste fem åren. Mindre än hälften av de svarande visste dock hur de skulle ta itu med problemet.
För att möta denna kommande utmaning måste företag, enligt McKinsey, skapa en talangstrategi som utvecklar medarbetarnas kritiska digitala och kognitiva förmågor, sociala och känslomässiga färdigheter och anpassningsförmåga och motståndskraft. Med andra ord handlar det om att bygga upp medarbetarnas kompetens inom kritiskt tänkande och beslutsfattande, ledarskap och hantering av andra.
Managementkonsultföretaget betonar att det nu är dags för företag att fördubbla sina utbildningsbudgetar och åta sig att omskola sig.
Digital support
Hand i hand med övergången till mer kontinuerlig Performance Management har också användningen av digitala verktyg för prestandahantering ökat.
Faktum är att den senaste revolutionen för prestandahantering har möjliggjorts – åtminstone delvis – av den ökade förmågan hos tekniken som stöder den. Möjligheten att publicera mål och dela feedback i realtid är avgörande för att en kontinuerlig prestandaimplementering ska lyckas.
Programvara för prestandahantering gör det också möjligt för HR-avdelningen och chefer att säkerställa konsekvens och transparens genom att effektivisera, strukturera och schemalägga processer som sedan är tillgängliga och synliga för alla.
HR-programvaruverktyg ger automatiserade processer, med tillhörande steg och mallar. Sådana processer sparar inte bara tid och förbättrar effektiviteten utan kan också fungera som en stödjande guide för chefer samt säkerställa uppföljningar i tid.
Slutsats
Performance Management har reformerats de senaste åren, men det är tydligt att pandemin har lett till ett uppvaknande för många organisationer och att behovet för förändring är stort.
Det är dags att ta farväl av gamla byråkratiska metoder som många hävdar bara skadar medarbetarnas moral och resulterar i ett sviktande medarbetarengagemang.
Att utveckla en effektiv Performance Management-process är ingen liten uppgift, det krävs tid och ansträngning för att både planera och genomföra.
Men om det görs rätt, kommer det att hjälpa ditt företag att bättre förbereda sig för framtiden och nå framgång. Samtidigt hjälper det dina anställda att förverkliga sin fulla potential och stödja ledningen och HR för att få ut mesta möjliga av arbetskraften.
