Data som drivkraft: Hur KPI:er inom HR stärker företagets beslutsfattande

I en alltmer teknisk och digital miljö ställs det också allt högre krav på att även HR-avdelningarnas roll utvecklas, från att vara huvudsakligen administrativ till att bli mer strategisk. För att anställda inom HR ska kunna arbeta mer evidensbaserat och strategiskt krävs det generellt ett modernt HR-system med funktioner som underlättar möjligheten till att ta fram och mäta på viktiga nyckeltal. I detta blogginlägg kommer vi att diskutera vad KPI:er inom HR är och hur de kan användas för att analysera och utvärdera en företags prestation för att på sikt förbättra företagens beslutsfattande. Vi kommer även att titta på hur KPI:er kan hjälpa HR att arbeta mer effektivt och strategiskt och presentera några vanliga HR KPI:er som företag mäter.

Viktigaste aspekterna:

• Det är viktigt att HR-avdelningen fastställer och mäter relevanta KPI:er för att kunna utvärdera och förbättra sina HR-processer och prestationer.
• KPI:er inom HR bör vara kopplade till företagets övergripande mål och strategier, på så sätt kan HR-avdelningen bidra till bättre underlag inför beslut som leder till företagets framgång.
• Man bör vara öppen för att anpassa och justera sina HR KPI:er över tid för att ta hänsyn till förändringar i företagets behov samt förändringar i marknadsmiljön.
• Ett HR-system är en väsentlig resurs att ha på plats för att kunna arbeta strukturerat och långsiktigt med mätning av KPI:er.

Vad är KPI:er?

KPI:er (Key Performance Indicators), också kallade nyckeltal, är tydligt formulerade variabler som används för att fastställa om ett företag utvecklas i rätt riktning, alltså är på väg att uppnå sina mål. Genom att använda egna KPI:er och andra mätbara metoder kan HR-avdelningen få värdefulla insikter och data som sedan kan användas av ledningen för att fatta strategiskt smarta beslut.

KPI:er hjälper också till att visualisera uppnådda resultat på ett konkret sätt, vilket underlättar vid beslutsfattande, problemlösning och kartläggning. För att KPI:er ska vara av nytta så bör de vara konkreta, mätbara, realistiska och relevanta för företagens övergripande strategi och mål.

Varför är KPI:er viktiga inom HR?

Relevanta KPI:er att mäta på är en viktig del i företagens utveckling och tillväxt. För HR-avdelningen innebär det att kunna mäta och påvisa företagets utveckling inom personalområdet. Medarbetarna är en av företagets viktigaste resurser, att mäta och följa upp på rätt KPI:er handlar om möjligheten till att kunna förändra företaget till det bättre.

Att ha ett HR-system och medarbetardata på plats förenklas möjligheten till att kunna ta fram, analysera och utvärdera företagets prestationer. Genom att mäta på rätt KPI:er kan HR få fram viktiga nyckeltal som visar på bland annat omsättningshastigheter, medarbetarengagemang och effektivitet i företaget.

Att arbeta evidensbaserat och mätbart är en förutsättning för att HR ska kunna arbeta mer strategiskt och vara en självklar del av företagens ledning. Att arbeta med strategiskt HR-arbete innebär en större del planerande karaktär med långsiktiga planer och strategier. Planer, strategier och policys för allt från rekrytering, förhandlingar, arbetsmiljö och utbildning av personal. Att kunna mäta utvecklingen av det arbetet är en förutsättning för att kunna fortsätta utvecklas i rätt riktning.

KPI:er hjälper också till att visualisera uppnådda resultat på ett konkret sätt, vilket i sin tur underlättar vid beslutsfattande och problemlösning. KPI:er uppfyller sitt syfte när de är konkreta, mätbara, realistiska och relevanta för företagens strategi och mål.

Vanliga KPI:er inom HR

Det finns så klart en uppsjö av data som kan mätas på och rapporteras på vilket gör att varje företag också kommer att ha unika behov. Vilka nyckeltal som är rätt kan alltså variera, men vi ser att det finns en del HR-relaterade KPI:er som är väldigt vanligt förekommande. Dessa är:

• Time to hire / genomsnittlig tid till anställning: Detta är en vanlig KPI inom rekrytering och den mäter antalet dagar det tar att fylla en ledig tjänst - från det att en kandidat söker jobbet till det att samma kandidat accepterar ett jobberbjudande. Den här KPI:n ger alltså information om två viktiga rekryteringsprocesser:
• Rekryteringseffektivitet: Tiden det tar för att bearbeta, bedöma, intervjua och acceptera en kandidat för ett jobb. Lång rekryteringstid tyder på en långsam och ineffektiv process.
• Kandidatupplevelse: Tiden en rekrytering tar är också en indikator på kandidaternas upplevelse. Som kandidat föredrar man generellt kortare rekryteringsprocesser, särskilt om man är i flera processer samtidigt. En kortare rekryteringsprocess leder oftast till en bättre kandidatupplevelse.
  
  
• Cost per hire / kostnad per anställning: Mäter kostnaden för rekryteringsaktiviteter och är en av de mest använda KPI:erna inom HR och främst inom rekrytering. Att förstå och ha kontroll över kostnader förknippade med rekrytering gör att företaget kan fatta mer strategiska beslut, exempelvis kring framtida arbetsanalys inför en rekrytering. Här räknar man nämligen med alla kostnader, såsom annonsering, onboarding, kostnader för rekryteringsbonus etc. Cost per hire räknas ut genom att ta alla interna rekryteringskostnader plus externa rekryteringskostnader och dela med totalt antal nyanställda, under en given tid.
  
  
• Employee turnover rate / personalomsättning: Mäter på andelen anställda som lämnar företaget under en given period, vanligtvis ett år, antingen frivilligt eller ofrivilligt. Vanligtvis mäter man det totala antalet anställda som slutar, men det går också att gräva djupare och titta på team i företaget, såsom enskilda avdelningar eller demografiska grupper. Employee turnover rate räknas fram genom att dela summan av antalet anställda som slutar inom en viss tidsperiod (månad, kvartal, år etc.) med det genomsnittliga antalet anställda som arbetat inom den valda tidsramen. Multiplicera den siffran med 100.

• Absent rate / frånvaro: Den här KPI:n används för att mäta oplanerad frånvaro, på grund av exempelvis sjukdom, VAB eller andra orsaker. Frånvaronivån kan mätas för en individ, ett team eller hela företaget, varje mått ger en bild av företagets hälsa och välbefinnande. Precis som hög personalomsättning så är hög oplanerad frånvaro ett tecken på negativt beteende hos medarbetarna, det kan indikera problem i organisationen eller arbetsmiljön.

• Employee engagement / medarbetarnas engagemang: Medarbetarnöjdhet mäts vanligtvis genom eNPS (Employee Net Promoter Score) som är ett mätvärde för att mäta och följa medarbetarlojalitet. Medarbetarnöjdhet och att hålla medarbetare engagerade och motiverade är av stor betydelse för många företags framgång, vilket gör det till en vanlig KPI att mäta för HR. Välmående medarbetare som trivs på jobbet är mer produktiva. Varje investering i medarbetarna är en investering i företaget. Att skapa en positiv arbetskultur är en långsiktig process som kräver kontinuerligt underhåll och uppföljning. En viktig KPI att mäta för alla företag.
  
  
• Training and development ROI / avkastning på utbildning: Den här KPI:n mäter avkastningen på investeringar i utbildning och utveckling av de anställda. Att mäta den avkastningen ger en förståelse för hur givande en utbildning har varit för en avdelning, jämfört med deras prestationer sen tidigare. Fastställs vanligtvis genom en uppföljning efter utbildningen i jämförelse med de förväntade utbildningsmålen.

Att välja rätt KPIer är viktigt

Att välja rätt KPI:er handlar alltså om att kunna få fram samt mäta den data som behövs för att fatta beslut som går i linje med företagets unika mål. I takt med att förväntningarna på HR ökar blir det också allt viktigare att arbeta mer datadrivet och med effektiva processer, att mäta på rätt KPI:er är ett steg i rätt riktning.

För att kunna hitta de mest relevanta KPI:erna behöver man alltså utgå från företagets specifika mål och strategier. Då HR också ska arbeta mot dessa mål är det viktigt att kartlägga hur man kan uppnå företagens vision, vilken strategi som krävs, vilka mål som behöver uppfyllas och vilka kritiska faktorer som har påverkan på dessa mål. En sådan kartläggning gör det enklare att identifiera vilka nyckeltal som är mest relevanta och framför allt mätbara, för att mäta framgången.

Det är viktigt att komma ihåg att man inte behöver mäta alla HR-relaterade nyckeltal som kan finnas, det kommer bara att göra det svårt att få en överblick. Välj i stället ut de som verkligen ger mest värde, som bidrar till utveckling och som ni kan följa upp på kontinuerligt.

Möjligheten att mäta och analysera KPI:er

Vi har pratat mycket om vikten av att arbeta mer datadrivet och ha koll på sina nyckeltal, men sanningen är att det snabbt kan bli en väldigt tidskrävande och manuell process för HR. Att ha ett HR-system på plats är i princip en nödvändig resurs för att underlätta mätningen av KPI:er.

Med ett HR-system på plats finns det en automatiserad datainsamling tack vare den centraliserade databasen för medarbetardata som HR-systemet utgör. I ett HR-system hanteras ju de flesta HR-funktioner vilket innebär att all relevant information som kan behövas för KPI:erna lagras på ett strukturerat sätt – på ett ställe. Det i sin tur innebär att det blir väldigt enkelt att, vid behov, extrahera och analysera den data som behövs för att mäta på de KPI:er som är relevanta för HR.

Ett HR-system kan generellt dock generera anpassade rapporter samt visa utveckling över tid. Med tillgång till realtidsdata blir kontinuerlig uppföljning en väldigt enkel process för HR att ta sig an. Att samla in, analysera och rapportera HR-data på ett strukturerat och automatiserat sätt möjliggörs av att ha ett HR-system på plats. Utan ett HR-system blir varje steg en tidskrävande och manuell process.

Sammanfattning

Genom att mäta på KPI:er inom HR kan man analysera och utvärdera företagets prestationer för att fatta smartare beslut. KPI:er hjälper till att visualisera resultat på ett konkret sätt och underlättar beslutsfattande och problemlösning. För att vara användbara bör KPI:er vara konkreta, mätbara, realistiska och relevanta för företagets övergripande strategi och mål.

Att kontinuerligt följa upp på och analysera de nyckeltal man väljer att mäta på kan dock innebära ökad manuell handpåläggning för HR-avdelningen. Att investera i ett HR-system har så klart ett flertal fördelar, i det här sammanhanget så handlar det om att HR-avdelningen ska kunna dra nytta av all den värdefulla information som finns.

Att mäta på KPI:er och ta ut värdefulla data ur ett HR-system är en typ av HR-analys som handlar om att använda statistik och analyser av insamlad HR-data för att få djupare förståelse för verksamheten och skapa underlag för beslut. Att använda KPI:er och analyser för strategiska bedömningar och värdefulla insikter blir allt viktigare då HR:s roll har förändrats och ses nu alltmer som en strategisk partner i företag.

Att använda sig av rätt KPI:er bidrar till att HR kan arbeta mer datadrivet, effektivt och strategiskt i vardagen samt bidra till företagets framgång.