5 tecken på att ditt företag behöver ett HR-masterdatasystem

Varje organisation vet (eller borde veta) att de anställda är företagets största tillgång.

Alla HR-chefer vill stödja verksamheten genom att leverera en genomtänkt HR-vision och strategi, samt olika processer som underlättar för företaget. 

Men att hantera denna tillgång kan vara svårt, eftersom ingen anställd är den andra lik och att företagets behov förändras i takt med att det utvecklas och växer.

Så vad kan HR-team göra för att lyckas med denna uppgift?

De stora förändringar som de flesta organisationer har genomgått under pandemin har visat att flexibilitet är avgörande för att kunna hantera föränderliga affärsbehov. En organisation måste snabbt kunna ändra sina mål och inriktning, samtidigt som arbetskraften utnyttjas till fullo. 

Och kanske viktigast av allt, inkludera medarbetarna i processen.

För att göra detta måste du ha en tillförlitlig översikt över din personal. Med andra ord, ett system för att centralt lagra och hantera viktiga medarbetardata.

Att inte ha ett HR-masterdatasystem kan leda till många komplikationer som känns i hela organisationen, vilket många företag har insett. 

Till exempel kan det vara svårt att planera en omstrukturering i organisationen om du inte har en uppdaterad översikt över dina medarbetares färdigheter och erfarenheter, eller om information är spridd mellan olika system. 

Eftersom masterdata inte är direkt kopplad till en HR-process, är det inte en självklarhet att identifiera behovet för ett system. Men symtomen är där, och att identifiera dem är inte lika svårt. 

Här är de mest typiska situationerna som starkt talar för ett behov av att centralt registrera, lagra och uppdatera masterdata relaterade till anställda:

1. Du använder Excel eller ett lönesystem för att lagra nyckelinformation om anställda, exempelvis adresser, födelsedagar, titlar eller deras position i organisationen. 
2. Företagsledningen behöver korrekta rapporter för att stödja affärsbeslut, men att generera rapporter från flera källor är utmanande och datakvaliteten är ofta undermålig.  
3. Det är inte möjligt att spåra medarbetarhistorik i nuvarande system, som att till exempel ändra jobbroll eller chef. 
4. Anställda saknar självbetjäningsåtkomst till personliga dokument som anställningsavtal eller kompensationsjusteringsbrev, och det enda sättet att få kopior till detta är genom att kontakta HR. 
5. Du har ingen säker metod för att begränsa åtkomsten till anställdas personuppgifter eller logga vem som har visat den.

Om ett eller flera av dessa symtom låter bekant för dig kan din organisation dra nytta av ett centraliserat HR-masterdatasystem. 

Dagens moderna HR-masterdatasystem minskar inte bara pappersarbete, men systemen automatiserar även processer som är tidskrävande, ger chefer och anställda självbetjäningsmöjligheter och ser till att dina HR-data är säkra och kompatibla. 

Efter pandemin kommer det vara förnyat fokus på distansarbete, medarbetarupplevelse, psykisk hälsa och mångfald och inkludering. 

Hur företag hanterar dessa områden kommer att ha stor inverkan på om de kan lyckas attrahera och behålla de bästa människorna. 

I en modern HR-funktion är masterdata ryggraden i effektiva processer, och dess positiva inverkan är kännbar i hela verksamheten och för dess anställda.