När du väljer en leverantör av HR-system finns det flera faktorer som du behöver ta hänsyn till. Det är också dessa faktorer som du bör basera ditt val av HR-system på. Ta reda på vilka dessa är nedan.
Det finns många anledningar till varför du bör investera i ett HR-system. Vad som är viktigt är att HR-systemet hjälper dig och dina HR-medarbetare i ert arbete. Du kanske ha behov av ett HR-system för att stötta en strategiimplementering, verksamhetens medarbetarsamtal, kompetensutveckling eller successionsplanering? Eller kanske behöver du bara att få bättre kontroll och översikt över HR-masterdata? I detta blogginlägg ger vi dig råd om vad du bör tänka på innan du väljer en leverantör och system. Dessutom finner du längst ned en checklista med 12 tips vid val av en leverantör av HR-system.
Tid och ambitioner
Vi rekommenderar att du tar den tid du behöver för att hitta den leverantör av HR-system som bäst uppfyller dina behov och som även passar in i er företagskultur. Det är också viktigt att hitta en leverantör som stöder dina ambitioner på HR-fronten – här och nu, men också i framtiden. En annan faktor som är viktigt att du tar hänsyn till är systemets förmåga att stödja en mängd olika processer. CatalystOne HR-system har till exempel flera olika moduler för att stötta en mängd olika processer. Din verksamhet kanske främst önskar digitalisera en eller ett par HR-processer till en början, men när du så småningom vill expandera, är det bra att kunna integrera flera HR-processer i ett och samma system. Därför är det viktigt att satsa på ett system som du kan växa med under de kommande åren, istället för att välja en lösning som endast kan stötta dina behov här och nu.
HR-leverantören blir en partner
När du väljer en leverantör bör du välja en som du kan tänka dig att arbeta med under lång tid framöver. Du bör därför utvärdera om leverantören passar som långsiktig partner, baserat på exempelvis kundservice, kommunikation och kultur. Ett annat viktigt kriterium är att du ska känna dig viktig som kund till leverantören, så att du får det stöd och uppmärksamhet som ni har behov för. Att välja en leverantör är i själva verket ett val av partnerskap. När du väljer en HR-systemleverantör blir det som att skapa något tillsammans.
Vad är dina förväntningar på ett HR-system?
Det finns några saker som är viktiga att ha kontroll över. Du bör till exempel utvärdera högst tre olika leverantörer. Genom att utvärdera fler än tre kommer du mest troligt få mer information än du kan förhålla dig till.
För att din organisation ska få ut mesta möjliga av systemet, är det viktigt att det faktiskt används. Därför måste du även tänka på systemets användarvänlighet, och här är det en fördel att inte vara ensam i bedömningen. Be gärna minst en till två anställda som är tilltänkta att använda det nya systemet dagligen att vara inblandade i utvärderingsfasen.
När du är ett team, är nästa steg att ta reda på vilken information du behöver. Det tar tid att förbereda kravspecifikationer, och därför kan det vara enklare att fokusera på frågor istället. Dela frågor, förväntningar och eventuella krav med leverantören före möte med denna så att alla kan vara väl förberedda.
En utmaning för fullt utnyttjande av systemet är att man som köpare i förväg inte delar all information och tankar kring hur ett system är tänkt att användas. Men ju mer du delar – desto bättre information, tips och råd får du tillbaka.
Checklista: Topp 12 punkter när du ska välja en leverantör av HR-system
- Tänk noga igenom syftet och vilka processer ett HR-system ska stödja.
- Har du stöd från och nödvändig förankring hos ledningen?
- Har leverantören en attityd och kultur som passar din verksamhet?
- Har du råd med investeringen? Kontrollera din budget.
- Vad är säljarens prismodell? Se efter dolda kostnader.
- Möter leverantören de krav du angivit för funktionalitet och eventuell integration med andra system?
- Hur omfattande är implementeringen? Vem ansvarar för implementeringen och hur? Du kanske vill fråga om konsultens CV.
- Kolla upp leverantörens rykte för kundservice och support. Gör också en referenscheck.
- Vill du som kund får din egen kontaktperson hos leverantören?
- Hur modern är tekniken och hur ofta kommer nya programuppdateringar?
- Kontrollera om systemet är flexibelt. Till vilken grad kan det anpassas till företagets behov och önskemål?
- Och slutligen – kan leverantören erbjuda ”best practice” och vägledning till dig som kund?
Om du vill lära dig mer om hur vi kan automatisera dina HR-processer, stödja arbetsflöden och säkra dina anställdas data, kan du börja ladda ner vår gratis e-bok här nedan!
