Medarbetarsamtalen

- En grundpelare inom talang- och prestationsfokuserat ledarskap

HR-funktionen är i allt högre grad inriktad på att arbeta systematiskt för att attrahera, utveckla, motivera och behålla medarbetare. Talang- och prestationsfokuserat ledarskap (talent and performance management) har därför blivit allt viktigare de senaste åren.

Medarbetarsamtalen är en naturlig utgångspunkt för processer som rör prestationsfokuserat ledarskap, men har traditionellt fungerat dåligt som grundlag för HR-strategiska processer.

Ny teknologi skapar helt nya möjligheter. Med långsiktighet som premiss innebär medarbetarsamtalen nu en unik möjlighet till operationalisering av strategisk HR.

Medarbetarsamtalen utvecklar sig till att bli stommen för ett talang- och prestationsfokuserat ledarskap.

Talang- och prestationsfokuserat ledarskap på agendan
Kunskapssamhället har drastiskt förändrat HR-funktionen. En undersökning gjord av Human Capital Institute 2007 (HCI, 2007) visade att 98 procent ansåg att konkurrensen om medarbetare ökade i deras bransch medan 95 procent samtidigt sa att kostnaderna för att attrahera talanger hade stigit det senaste året. Närmare 70 procent hade därför valt att vända fokus inåt mot företaget för att utveckla och behålla befintliga medarbetare.

Personalavdelningen, som för inte så länge sedan huvudsakligen ägnade sig åt löner och rutinmässiga personaladministrativa uppgifter, koncentrerar sig i ökande grad på de moderna företagens viktigaste utmaning – att attrahera, utveckla, motivera och behålla medarbetare. Utmaningen för HR-chefer i dag är att översätta HR-strategisk teori och bästa praxis till lösningar som kan fungera i chefernas och medarbetarnas vardag.

Konceptet talang- och prestationsfokuserat ledarskap inbegriper en antal av företagens mest centrala HR-strategiska funktioner. Processer för prestationsfokuserat ledarskap inkluderar målstyrning, prestationsbedömning och kompetensutveckling, medan talangfokuserat ledarskap omfattar karriärutveckling, planering av efterträdare och talangutveckling. En mängd tillkommande processer inom strategisk HR, som till exempel medarbetarundersökningar och 360 graders feedback, faller också inom området.

Det här är oundgängliga processer för moderna företags strategiska arbete. Med detta i baktanke har talang- och prestationsfokuserat ledarskap de senaste åren blivit ett viktigt fokusområde inom strategisk HR.

Medarbetarsamtal som grundpelare?

En ambition om att lyckas med ett talang- och prestationsfokuserat ledarskap kräver att man hittar en operativ utgångspunkt – ett sätt att förankra de strategiska HR-processerna i chefernas och medarbetarnas vardag. Som ett alternativ till att implementera nya resurs- och tidskrävande rutiner väljer många utgå från en traditionell process med bred förankring och långa traditioner i skandinaviskt näringsliv – medarbetarsamtalen.

En viktig orsak till medarbetarsamtalens popularitet är bla. att fokus ligger på medarbetarens vardag, möjligheter och utmaningar. Med utgångspunkt från dialogen är medarbetarsamtalen en arena där organisationens överordnade strategier och operativa målsättningar kan översättas till individuella arbets- och utvecklingsmål i ett sammanhang där medarbetaren själv får uttrycka sig och blir tagen på allvar. Prestations- och kompetensbedömningar och utformning av arbets- och utvecklingsmål är uppgifter som gagnas av att medarbetarsamtalen ses som en trygg, förtrolig och inte minst fokuserad arena.

Det traditionella medarbetarsamtalet är en mycket viktig ritual i det skandinaviska näringslivet, men den har traditionellt fungerat dåligt som utgångspunkt för att knyta samman HR-strategiska processer. I detta “whitepaper” vill vi rikta strålkastaren mot de utmaningar som är förbundna med de traditionella medarbetarsamtalen. Vi vill också visa att medarbetarsamtalen är en mycket värdefull process som med stöd av ny teknik effektivt kan understödja HR-strategiska processer. Det nya medarbetarsamtalet, vill vi påstå, har en stor potential och kan naturligt fungera som en kärnprocess inom talang- och prestationsfokuserat ledarskap.

Avslutningsvis vill vi visa hur de nya medarbetarsamtalen, stödda av ny teknik, inte bara är en unik utgångspunkt för att operationalisera talang- och prestationsfokuserat ledarskap, utan också är den bärande bjälke som effektivt sammankopplar HR-strategiska processer.

Det kommer, som du kommer att kunna se, att resultera i en unik möjlighet att realisera en strategisk förankrad helhetsvision för strategisk HR. Med det nya medarbetarsamtalet som grundpelare kommer betydande affärsmässiga resultat att kunna uppnås med hjälp av strategiska HR-processer.

Det traditionella medarbetarsamtalet

Medarbetarsamtalet är en uppskattad tradition i det skandinaviska arbetslivet, men det är ändå inte okontroversiellt i sin traditionella form. Det traditionella medarbetarsamtalet behandlar arbetsmiljön i bred bemärkelse (motivation, arbetsmiljö, samarbete och kommunikation), kompetens, personlig utveckling, prestations- och resultatbedömning, karriärplanering samt ämnen som mål och jobbdesign (CatalystOne, 2005; Mikkelsen et al, 2005).

Trivsel i fokus

Det är kanske medarbetarnas trivsel som har varit det viktigaste temat vid de traditionella medarbetarsamtalen, och det är nog också en förklaring till medarbetarsamtalens popularitet. De traditionella medarbetarsamtalen behandlar gärna teman som arbetsmiljö, relationer till kolleger, motivation och andra psykosociala faktorer i ett mer eller mindre strukturerat format. Det är utan tvivel viktigt, det är nog inte minst de psykosociala aspekterna som huvudsakligen ger medarbetarsamtalen ett egenvärde som ritual. Det handlar om att bli tagen på allvar och bli lyssnad till. Det finns å andra sidan ett antal svårigheter med denna aspekt av det traditionella medarbetarsamtalet. Om det saknas mekanismer för uppföljning och ansvarsfördelning finns det alltid en risk att den unika möjligheten att stärka bandet mellan medarbetare och organisation slarvas bort, och i värsta fall bidrar till försvagat förtroende och otrivsel.

En arena för problemlösning

Det traditionella medarbetarsamtalet betraktas som ett mycket nyttigt verktyg för operativ problemlösning som rör den enskilda medarbetarens vardag. Medarbetarsamtalet ger medarbetaren en möjlighet att diskutera samarbete och kommunikation med såväl kolleger och ledning som externa parter, samt omedelbara frågor som rör medarbetarens arbetsuppgifter.

Samtalen bidrar ofta till att linjechefer bättre kan befrämja den enskilde medarbetarens effektivitet genom att garantera tillgång till resurser, mandat eller andra former av operativt stöd. Inte minst är det en effektiv arena för att ventilera idéer och ge sparring när det gäller möjligheter och utmaningar.

Även här är bristen på långsiktighet, och med det en varierande grad av uppföljning och ansvarsfördelning, akilleshälen. Medarbetarsamtalens värde är i detta sammanhang en direkt funktion av den enskilde linjechefens förmåga och vilja att följa upp de förpliktelser man har enats om.

Arbetsmål och prestationer

Medarbetarsamtalen innehåller som regel också en prestationsbedömning och gärna en genomgång av medarbetarens arbetsuppgifter. Få företag har goda mekanismer för detta, men medarbetarsamtal med en svagt förankrad prestationsbedömning är oavsett ett bättre alternativ för de flesta än att bara bli bedömd utan att det finns möjlighet till dialog runt bedömningen. Det traditionella medarbetarsamtalet erbjuder också en möjlighet att diskutera arbetsuppgifter och karriär i samband med prestationer, och det representerar på så sätt en viktig möjlighet till dialog.

Utvecklingsmål

Kompetensutveckling är för många medarbetare den viktigaste delen av medarbetarsamtalen. Här kan man i dialog med linjechefen kartlägga var företagets behov av kompetens sammanfaller med de egna utvecklings-och karriärmålen och på så sätt säkra sig en ovärderlig investering i den egna karriären. Dessvärre slutar det ofta med att man enas om utvecklingsåtgärder som sedan inte genomförs. Det är kanske den viktigaste anledningen till att medarbetarsamtalen ofta avfärdas som styrningsverktyg.

Den möjlighet som medarbetarsamtalen utgör, en arena för operationalisering av ett företags visioner om att kunna konkurrera i kunskapssamhället, slösas allt för ofta bort. Återigen är det inte bara bristen på uppföljning och ansvarsfördelning som är problemet, utan den enskilda linjechefens bristande möjlighet eller förmåga att förankra kompetensutveckling i organisationens överordnade mål.

Värdefull ritual, värdelöst verktyg

Det är ingen tvekan om att medarbetarsamtalen är en uppskattad ritual, men ett bristande stöd för långsiktiga processer innebär ett stort problem. Om medarbetarsamtalen inte ges möjlighet att bära upp långsiktiga HR-strategiska processer blir de reducerade till ritualer som har ett stort värde som en psykosocial mekanism, men med ett mycket begränsat – och allt för ofta ett negativt – operativt värde.

Det är föga förvånande att många blir besvikna över behållningen. I en undersökning gjord av CatalystOne (CatalystOne, 2005) avslöjades ett brett missnöje med uppföljningen av avtalade målsättningar samt ett akut behov av att förenkla och effektivisera processen för att genomföra medarbetarsamtal. Detta överensstämmer med en undersökning bland 4000 norrmän (CONFEX, 2007) rörande deras erfarenheter av medarbetarsamtal, vilken visade att 60 procent av de utbildningsåtgärder som överenskommits under medarbetarsamtal aldrig genomförts.

Parallellt med det stod det ändå klart att medarbetarsamtalen var brett accepterade som ett positivt element av både anställda och chefer.

Hursomhelst är medarbetarsamtalen en livskraftig tradition som allt oftare ingår i en anställds erfarenheter. Runt 60 procent av norska och svenska arbetstagare har regelbundet medarbetarsamtal – och trenden är ökande.

Ny teknologi stödjer långsiktiga processer

Eftersom medarbetarsamtalen historiskt sett är kända för bristande uppföljning avfärdas de som utgångspunkt för talang- och prestationsfokuserat ledarskap, grundat på processens behov av kontinuitet och ansvarstagande.
Systematiskt talang- och prestationsbaserat ledarskap kännetecknas av behovet av upprepning och kontinuitet: Planering, genomförande, uppföljning, utvärdering. Det finns därför skäl att ställa sig skeptisk till att använda sig av medarbetarsamtal i samband med strategiska HR-processer. Men hur skulle det se ut om medarbetarsamtalen kunde ge den nödvändiga kontinuiteten?
Medarbetarsamtalens periodiska natur gör dem teoretiskt sett idealiska. Om medarbetarsamtalen kunde ge den kontinuitet som krävs av HR-strategiska processer skulle de direkt bli den perfekta utgångspunkten för operationalisering av talang- och prestationsbaserat ledarskap. Med dagens teknologi är detta fullt möjligt. Medarbetarsamtalen är den bästa utgångspunkten för att säkerställa kontinuiteten i HR-strategiska processer.

Illustration 1. På grund av behovet av kontinuitet blir medarbetarsamtalen ofta avskrivna som utgångspunkt för operationalisering av talang- och prestationsbaserat ledarskap. Med ny teknologi som säkerställer kontinuitet och ansvarstagande hamnar saken i ett helt annat ljus.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row full_width="" parallax="" parallax_image=""][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Med ny teknologi är det möjligt att stöjda medarbetarsamtalen och de HR-strategiska processer som passar in i sammanhanget på ett helt nytt sätt. Effektiva lösningar för talang- och prestationsbaserat ledarskap stöder både planeringen, genomförandet, uppföljandet och utvärderingen och förändrar på så sätt samtalens karaktär från en traditionell ritual till ett strategiskt verktyg.

Delad och varaktig tillgång till information

Med ny teknik går det att skapa, revidera och dela information, inte bara för de som är direkt involverade i medarbetarsamtalen, utan även för intressenter inom hela organisationen. Personliga utvecklingsmål är en sak mellan chefen och medarbetaren, medan en öppen tillgång till affärsmässiga mål och handlingar innebär nya möjligheter till samarbete, dokumentation, rapportering och analys. Enkel tillgång till information gör det också lättare för den enskilde medarbetaren att förstå sammanhand.

Stöd av strukturella processer

Tekniken kan dessutom stödja effektiva och kraftfulla arbetsprocesser och bidrar därmed med logistiska och administrativa fördelar.

Tekniken stöder kvalitetssäkring och standardisering och ger en unik möjlighet till ansvarsfördelning, uppföljning och översikt över utvecklingen. Organisationen kan omedelbart och på ett exakt sätt reagera på flaskhalsar och utmaningar och som enskild medarbetare kan man få hjälp att fokusera på överenskomna mål i den dagliga verksamheten.

Användarvänlig presentation

Genom att presentera användar- och situationsanpassade gränssnitt kan ny teknologi säkerställa en bättre och effektivare användarupplevelse så att hela processen kring medarbetarsamtalen upplevs som relevant, enkel och tydlig av den enskilde medarbetaren.

Det nya medarbetarsamtalet

Sisyfos var enligt legenden kungen som dömdes att rulla ett stenblock uppför ett berg i all evighet. Varje gång han nådde toppen rullade stenen ned igen så att Sisofys fick börja om.

Medarbetarsamtalen har för många chefer tornat upp sig som ett Sisofysjobb. Med nya visioner och samtidigt en process som är dömd att misslyckas har man år efter år försökt att genom medarbetarsamtalen skapa den kontinuitet man har önskat sig för talang- och prestationsprocesserna men utan framgång.

Med den nya tekniken för talang- och prestationsfokuserat ledarskap är det äntligen slut på Sisofysjobbet. Kontinuitetsproblemet är löst och behovet av stöd för långsiktighet och utveckling, möjlighet att bygga sten på sten kan i dag tillgodoses. På så sätt öppnas dörrarna till många nya möjligheter.

Illustration 2. Genom att den nya teknologin stöder planläggning, genomförande och uppföljning av medarbetarsamtalen blir den mer än en trevlig ritual.

Arbetsmål och prestationsledning med strategisk förankring

Det är stödet för målstyrning – möjligheten att översätta organisationens överordnade individuella arbetsmål – som på allvar skiljer det nya medarbetarsamtalet från det traditionella. Stödet för långsiktiga processer gör det möjligt att översätta mål på divisions- och avdelningsnivå till mål för den enskilde medarbetaren. Dessa mål, som kan relateras till såväl arbets- som insatsmål, kan därmed ligga till grund för en meningsfull och ingående prestationsbedömning.

Tack vare att det finns en direkt koppling mellan verksamhetens strategi och den enskilde medarbetarens arbetsmål och prestationsbedömning kommer medarbetaren att uppleva att hans egen roll möts av bättre förståelse plus att hans motivation ökar och han upplever att han får tydligare direktiv.

Med de nya medarbetarsamtalen som knutpunkt för de processer som avser prestationsledning blir upplevelsen att man bygger sten på sten, både som medarbetare och chef. De nya medarbetarsamtalen är en mekanism som för både organisationen och medarbetarna framåt mot nya mål.

Strategisk medarbetarutveckling

På motsvarande sätt stöder de nya medarbetarsamtalen på ett effektivt sätt de processer som är relaterade till individuella utvecklingsmål. Med förankring i bedömningar av kompetens och arbetsinsats har man en stabil grund för beslut som gäller personlig utveckling.

Detta innebär att kompetensmålen blir av större värde för både medarbetaren och företaget. Detta i kombination med stödet för långsiktighet och ansvarstagande innebär att de förpliktelser som görs med avseende på kompetensutveckling kan realiseras. Avsaknaden av uppföljning av kompetensmål är den viktigaste orsaken till missnöje med de traditionella medarbetarsamtalen och det ömsesidiga ansvarstagande som de nya medarbetarsamtalen innebär är därför mycket viktigt.

Trivsel på allvar

Åtgärder som gynnar långsiktigheten minskar på intet sätt medarbetarsamtalens värde som en mekanism för en dialog om trivsel i det dagliga arbetet. Detta är relaterat till de psykosociala effekter som som de traditionella medarbetarsamtalen hade – och det är viktigt att ta tillvara på denna aspekt.

Med ökat stöd för ansvarstagande kommer medarbetarna att uppleva att de frågor de tar upp följs upp, så att inte samma frågor tas upp år efter år.

En arena för organisationsutveckling

Precis som de traditionella medarbetarsamtalen fungerar även den nya medarbetarsamtalen som en effektiv arena för operativ problemlösning.

Med stöd för ansvarstagande och uppföljning kommer medarbetarna även i detta sammanhang att uppleva att medarbetarsamtalen blir mer värdefulla som arbetsverktyg, inte minst i sammanhang som innebär förpliktelser rörande resurstillgång, beslut och annat operativt stöd från linjechef.

Med de nya medarbetarsamtalen finns också möjlighet att minska fokus på brandsläckningsinsatser för att istället sätta fokus på det långsiktiga arbetet med organisationsutveckling. I det här sammanhanget är målstyrningen nyckeln.

Professionalisering med påföljande konsekvenser

Professionaliseringen av medarbetarsamtalen och de processer som hör hemma i sammanhanget får omfattande konsekvenser.

Att både chefer och medarbetare hålls ansvariga för sina ömsesidiga förpliktelser utgör grunden för att stärka den informella kontakt som finns mellan organisationen och dess medarbetare. Dålig kommunikation om ömsedsidiga förväntningar och bristande uppföljning är en huvudorsak till minskad motivation och produktivitet. Eftersom det finns stöd för konkretisering och ansvarstagande gällande de förpliktelser man enas om kan man skapa en plattform för en positiv relation mellan chefer och medarbetare som baserar sig på ömsesidigt förtroende och respekt som kan byggas på med positiva erfarenheter på sikt.

Med långsiktighet och uppfyllande av förpliktelser som en förutsättning för medarbetarsamtalen startar en positiv dominoeffekt som resulterar i ökad produktivitet, trivsel och lojalitet. Genom att människor betraktas som kunskapssamhällets värdefullaste resurs, innebär de nya medarbetarsamtalen därför en unik möjlighet att bygga en lönsam och konkurrenskraftig organisation.

Medarbetarsamtalen som grundpelare

Det som på allvar kan göra medarbetarsamtalen unika är det sätt på vilket de sammanknyter de centrala HR-strategiska processerna i ett större, meningsfullt sammanhang där de tidigare lösryckta processerna sammanförs och sätts i system.

En rad HR-strategiska processer som tidigare haft svag eller ingen förankring i företagets verksamhet och strategi får allt större relevans och betydelse genom att de kan förankras operativt i medarbetarsamtalen.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row full_width="" parallax="" parallax_image="" el_id=""][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Illustration 3. Medarbetarsamtalen är en naturlig knutpunkt för HR-strategiska processer, och tack vare ett starkt stöd för planering, genomförande, uppföljning och utvärdering blir de allt viktigare som stöttepelare inom talang- och prestationsbaserad ledning.

En ändamålsenlig arena för användning av insamlade data

Varje år investeras stora belopp i kartläggning av medarbetare och organisationer. Medarbetarsamtalen är aldrig bättre än det faktaunderlag man har att basera den på, och är på så sätt en arena där det är ändamålsenligt att använda dessa data.

• 360 graders feedback – Medarbetarsamtalen är ett perfekt tillfälle att diskutera värdefull information genom 360 graders feedback. Här kan denna information sättas i samband med prestationer som kan översättas till konkreta utvecklingsåtgärder.

• Medarbetarundersökningar – På motsvarande sätt kan data från medarbetarundersökningar utgöra ett bra underlag för målinriktade åtgärder

• Kompetenskartläggning – Verksamheter som investerar i kompetenskartläggning kommer i regel att utnyttja medarbetarsamtalen som arena för identifiering av kompetensluckor och för överenskommelse om lämpliga utbildningsåtgärder.

Resultaten av dessa kartläggningar har traditionellt inte funnits tillgängliga under medarbetarsamtalen. Detta är något som i hög grad har tagit udden av effekterna av dessa i grund och botten mycket användbara data.

De nya medarbetarsamtalen är en arena för handling där de möjligheter och utmaningar som framträder under kartläggningsprocessen på ett effektivt sätt kan tas tillvara.

Underlag för bra beslut

Medarbetarens framtid är ofta beroende av de beslut som fattas under och efter medarbetarsamtalen. Samtalen är mycket ofta avgörande för ersättningar, karriär- och utvecklingsmöjligheter. Detta gör att det är viktigt att den information som diskuteras är tillförlitlig och att de utvärderingar som görs i möjligaste mån är objektiva. De nya medarbetarsamtalen säkerställer ett tillförlitligt underlag för bättre beslut inom följande områden:

• Ersättning – Det är inte mycket som är mer frustrerande än att som anställd känna oklarhet kring prestationsbedömningen. Med stöd för långsiktiga och strategiskt förankrade prestationsbedömningar kommer de anställda att känna tydliga förväntningar på både kort och lång sikt, så att de som har hög motivation kan arbeta för att nå sina arbets- och utvecklingsmål.

• Talangutveckling – Det är ofta under medarbetarsamtalen, med utgångspunkt från prestations- och kompetensbedömningen, som en medarbetares medverkan i talangutvecklingsprogrammen avgörs. De nya medarbetarsamtalen, som år efter år ger underlag till ett sammansatt och tillförlitligt intryck av varje enskild medarbetare, ger ett bra beslutsunderlag.

• Planering av efterträdare – Precis som när det gäller urval till talangprogrammen är de val som görs med avseende på karriärmöjligheter ytterst viktiga för medarbetarna och verksamheten. Verksamheter som har processer för efterträdarplanering kommer att se att de nya medarbetarsamtalen är en bra grund för urval av efterträdare.

För medarbetarna kommer det att vara mycket positivt att uppleva att dessa viktiga beslut fattas på basis av en genomtänkt prestations- och kompetensbedömning som grundar sig på tillförlitliga data. På sikt kommer organisationen att kunna dra fördel av att medarbetarna förväntar sig och upplever ett nära samband mellan prestation och belöning – i form av ren bonus eller karriär- eller utvecklingsmöjligheter.

Från dröm till verklighet

Med långsiktighet och strategisk förankring som förutsättning betraktas de nya medarbetarsamtalen naturligt som en operativ knutpunkt för HR-strategiska processer. Genom att betrakta organisationen och och de centrala processer som är relaterade till talang- och prestationsfokuserat ledarskap i ett större sammanhang blir det uppenbart att medarbetarsamtalen är en mycket effektiv motor för processerna. Ett enhetligt och strategiskt förankrat ledarskap, med medarbetarsamtalen som grundpelare, är på så sätt inte längre en vag dröm, utan en högst genomförbar verklighet. Talang- och prestationsfokuserat ledarskap får allt större betydelse och de flesta verksamheter bör göra sin egen bedömning av vilken roll medarbetarsamtalen ska inom deras verksamhet.

Vår slutsats är enkel – medarbetarsamtalen är den naturliga utgångspunkten för operationalisering av strategisk HR. De är en unik knutpunkt som i motsats till andra instrument stöder en strategisk, enhetlig och förståelig tankegång.

Tabell 2. Fördelar relaterade till talang- och prestationsfokuserat ledarskap

Referenser

CatalystOne enkätundersökning, Status for medarbeidersamtalen i Norge, 2005

CONFEX enkätundersökning, 2007

Mikkelsen, Einersen och Skogstad, Den dyktige medarbeider, 2005

Human Capital Institute, Performance & Talent Management Trend Survey, 2007

Kontinuitet och effektivitet med CatalystOne™

Medarbetarsamtalen har alltid varit en naturlig utgångspunkt för talang- och prestationsfokuserat ledarskap – men det har visat sig vara nödvändigt att använda ny teknologi för att få den nödvändiga kontinuiteten.

Tack vare stödet för långsiktighet och effektivisering av arbetsprocesserna kan företagen med hjälp av CatalystOne™ utföra talang- och restationsbaserat ledarskap med medarbetarsamtalen som grundpelare.

En enkel och enhetlig programvarusvit

CatalystOne™ ger all den funktionalitet du behöver för att få ett enhetligt och ändamålsenligt stöd för talang- och prestationsfokuserat ledarskap – och du behöver inte utnyttja alla funktioner direkt. Lösningarna i CatalystOne-sviten går snabbt att implementera, de är lätta att lära sig och användarvänliga samt fungerar bra tillsammans med befintliga personalsystem. Vägen till effektivt talang- och prestationsfokuserat ledarskap blir kortare med CatalystOne™.