Hva skal egentlig til for å skape Sveriges beste digitale medarbeideropplevelse? For Svenska Spel var svaret enkelt: et gjennomtenkt, intuitivt og moderne systemlandskap med velfungerende integrasjoner hvor det er "lett å gjøre rett" – og pålitelige partnere å utvikle seg videre med. De fant begge deler i samarbeidet med CatalystOne.
Svenska Spel brukte tidligere et HRM-system til å håndtere ansettelser, lønnskjøring og all rapportering på hvert enkelt område. HRM-systemet var utdatert og datastrukturen og den tekniske kapasiteten hadde visse begrensninger, så da kontraktsperioden gikk ut bestemte Svenska Spel seg for å investere i et separat system for rapportering og håndtering av ansettelser.
Slik begynte reisen mot Sveriges beste digitale medarbeideropplevelse.
Før anskaffelsen utarbeidet Svenska Spel en tydelig prosjektplan med mål, kravspesifikasjoner og en langsiktig strategi for HR-systemet. Dette innebar at systemleverandører som ikke kunne levere i henhold til kravene, ble silt ut på et tidlig tidspunkt. En viktig faktor i valget av leverandør var at det ikke bare skulle være en tjenesteleverandør, men en pålitelig partner. Valget falt til slutt på CatalystOne, som ikke bare oppfylte kravspesifikasjonen, men som også ble oppfattet som en leverandør med et sterkt fokus på relasjonsbygging og langsiktige partnerskap.
“For oss i Svenska Spel handler valget av strategisk partner om tillit. Vi var ikke ute etter en tjenesteleverandør, men en pålitelig partner som vi kan utvikle oss videre sammen med. Det fant vi i partnerskapet med CatalystOne, hvor vi jobber sammen som et team, bidrar med kompetanse og drivkraft fra begge sider og har en løpende dialog.” - Åsa Engström, Product Owner, Svenska Spel
Svenska Spel var sammen med CatalystOne finalister i Årets HR-systemprojekt 2023.
På bildet fv; Markus Ekestam fra CatalystOne, David Pickin og Åsa Engström fra Svenska Spel.
Målene for implementeringen av systemet var blant annet:
Svenska Spels grundige forberedelser og CatalystOnes velprøvde arbeidsprosess med tett dialog og regelmessig oppfølging skulle vise seg å være suksessfaktorer i prosjektet. Grunnholdningen hos begge parter har vært positiv og løsningsorientert, med fokus på å skape verdi. Det ble også etablert en styringsgruppe hos Svenska Spel og en styringsgruppe hos CatalystOne med mulighet for å innkalle til en felles styringsgruppe, noe som gjorde at eventuelle utfordringer som oppstod underveis i prosjektet kunne løses effektivt.
“Samarbeidet mellom den tekniske prosjektledelsen og CatalystOnes tekniske konsulenter var uvurderlig. CatalystOnes lydhørhet og evne til å raskt finne nye veier og løsninger når andre parter ikke kunne gjøre endringer av tekniske årsaker, var avgjørende.” - Åsa Engström.
Med det nye systemet på plass kan ledere og HR-spesialister i Svenska Spel håndtere hele onboardingen av en ny medarbeider digitalt. Dette omfatter alt fra registrering av ansettelsesinformasjon og signering av arbeidsavtaler til tildeling av brukerkontoer og e-postadresse. Rapportfunksjonene er enkle å håndtere for systemspesialister, og gjennomføringstiden er mye kortere sammenlignet med tidligere systemstøtte. Det er et tidsriktig, moderne og selvforklarende system med en rekke automatiserte arbeidsflyter som frigjør tid for ledere og bidrar til en positiv medarbeideropplevelse.
“Med en ny automatisert onboardingflyt får den nyansatte en hyggelig velkomstmail og kan enkelt logge seg inn i systemet fra første arbeidsdag og raskt komme i gang. Medarbeideropplevelsen er blitt vesentlig forbedret, og tidsbesparelsene for både HR og ledere er betydelige.” - Åsa Engström.
Etter lanseringen var HR-ledelsens kortsiktige mål at alle ansettelseskontrakter skulle signeres via den innebygde e-signaturfunksjonen, og at alle konsulenter med ansettelsesforhold skulle registreres i systemet, noe som ble oppnådd. I tillegg så man raskt at lederne begynte å bruke angitte prosesser og arbeidsmetoder uten behov for veiledning, noe som gjorde det lettere å jobbe på rett måte og ta ansvar. Alle Svenska Spels medarbeidere har også fått en ny digital plattform med selvbetjeningsfunksjon og oversikt over eget ansettelsesforhold, noe de ikke hadde tilgang til tidligere.
“De spontane tilbakemeldingene fra organisasjonen har vært positive, og systemet oppleves som enkelt å navigere i med et forståelig grensesnitt der alt er oversiktlig, ryddig og samlet på ett sted. "Implementeringen av CatalystOne har definitivt vært starten på vår reise mot Sveriges beste digitale medarbeideropplevelse, og vi ser frem til å utvikle oss videre sammen.” - Åsa Engström.
AB Svenska Spel er et statseid selskap med 1 400 ansatte, 5 200 forhandlere og 4 millioner kunder. Svenska Spel skaper bærekraftige spillopplevelser som bidrar til et bedre Sverige, og alt overskudd går til statskassen. Svenska Spel er også Sveriges største idrettssponsor på både bredde- og elitenivå.
“For oss i Svenska Spel handler valget av strategisk partner om tillit. Vi var ikke ute etter en tjenesteleverandør, men en pålitelig partner som vi kan utvikle oss videre sammen med. Det fant vi i partnerskapet med CatalystOne, der vi jobber sammen som et team, bidrar med ekspertise og drivkraft fra begge sider og har en løpende dialog.”
– Åsa Engström, Product Owner, Svenska Spel
