Fra analoge prosesser til en digital hverdag
Før Delphi digitaliserte sine HR-prosesser hadde de utfordringer med å håndtere alle prosesser og data i Excel- og Word-dokumenter. Dette medførte blant annet at HR-avdelingen ikke hadde en fullstendig oversikt over verken prosessene eller organisasjonen. En situasjon de etter hvert opplevde å ikke være i tråd med deres ellers så progressive profil.
Delphi startet sin HR-digitalisering med å lete etter en leverandør som kunne tilby et godt system for medarbeidersamtaler og 360-feedback. De ønsket et HR-system med struktur og prosesser som passet deres organisasjon, som minimerte administrasjonsjobben for HR og la til rette for en god opplevelse for både ledere og medarbeidere.
Delphi hadde en rekke krav til systemet – det måtte blant annet oppleves moderne og brukervennlig både for ledere, medarbeidere og HR-avdelingen. De ønsket også en lydhør leverandør som utviklet sitt system basert på erfaring og feedback fra kunder.
Delphi gjorde en grundig vurdering av markedet og ulike leverandører – og valget falt til slutt på CatalystOne. Det var blant annet CatalystOnes løsning for 360-feedback, i tillegg til strålende referanser på deres kundesupport, som bidro til denne beslutningen, forteller Karin Ellioth Olsson, HR & Talent Manager på Delphi. Det var også viktig for Delphi å velge en leverandør med dokumentert erfaring og en stor kundebase som ga tillit til at systemet fungerte godt.
Et godt HR-system gjør hverdagen enklere for HR, ledere og medarbeidere
Det første Delphi ville løse var medarbeidersamtaler og 360-feedback. Etter å ha implementert CatalysOnes moduler for disse prosessene, ønsket Delphi å ta i bruk flere av CatalystOnes løsninger som kunne forenkle og forbedre HR-arbeidet. De implementerte Core HR som blant annet hjalp de med å sentralisere all medarbeiderdata, samt å automatisere mye av prosessene for on- og offboarding av medarbeidere. Tidligere brukte de Excel-dokumenter hvor de manuelt måtte legge inn informasjon for alle de prosessene som skulle igangsettes. Med Core HR kunne de erstatte manuelle prosesser med arbeidsflyter (workflows) som automatisk sender ut meldinger til alle involverte, slik at alle vet nøyaktig hva de skal gjøre og når det skal gjøres. Samtidig får HR god oversikt over alle steg i prosessen.
Delphi bruker også CatalystOnes LMS-modul for kurs og opplæring, samt modul for pulsmålinger som leveres av CatalystOnes nære partner Populum. Rapportene fra disse pulsmålingene bruker HR-avdelingen aktivt til å forstå hvordan det står til i organisasjonen, for så om nødvendig igangsette oppfølging og tiltak.
Et fleksibelt og brukervennlig HR-system fra CatalystOne har løst mange av de logistiske utfordringene for Delphi, samtidig som HR nå er i stand til å utvikle HR-arbeidet videre. Veldig lite faller nå mellom stolene for Delphi, og både HR og ledere har fått en bedre arbeidshverdag.
En god HR-avdeling er avhengig av gode digitale systemer
”En moderne HR-avdeling er ikke kun en administrativ enhet”, forteller Karin Ellioth Olsson. «En moderne HR-avdeling er en sentral del av organisasjonen og tilbyr en rekke tjenester til virksomheten for å bidra til at bedriften som helhet når sine overordnede mål. Blant annet å tiltrekke seg de beste talentene, rekruttere de med en smidig rekrutteringsprosess, tilby en god onboarding som gjør at nye medarbeidere føler seg velkomne og kommer raskt i gang. Vi er en kunnskapsbedrift, så våre medarbeidere trenger verktøy for å kontinuerlig utvikle seg. HR-avdelingen legger til rette for både utdanningsprogram og medarbeidersamtaler. For at HR-avdelingen skal kunne tilby så gode tjenester som mulig, så kreves det at de, som alle andre avdelinger, har gode, digitale verktøy for å gjøre jobben sin.»
«Om man fortsatt jobber med Word-dokumenter og Excel-ark bør man tenke seg om, og se på hva slags HR-system som finnes der ute. Det både forenkler og forbedrer arbeidet på HR-avdelingen og det er lett for alle nye medarbeidere å sette seg inn i HR-systemet som del av sin onboarding», sier Karin Ellioth Olsson avslutningsvis.
