En medarbeidersamtale er en strukturert og regelmessig dialog mellom en ansatt og deres leder. Hensikten med medarbeidersamtalen er å skape åpen og ærlig kommunikasjon om arbeidsrelaterte problemstillinger, utviklingsmuligheter og prestasjoner. Medarbeidersamtalen er en sentral del av personalutviklingen og kan bidra til suksess for både den enkelte og organisasjonen.
Formålet med medarbeidersamtaler
Medarbeidersamtaler har flere formål som kommer både arbeidsgivere og arbeidstakere til gode. Her er noen av de viktigste formålene:
- Prestasjonsevaluering: Et av hovedformålene med medarbeidersamtalen er å evaluere den ansattes prestasjoner over en viss periode. Dette gir lederen en mulighet til å gi konkrete tilbakemeldinger og diskutere hva som har fungert bra og hva som kan forbedres.
- Mål og måloppfyllelse: Under samtalen kan leder og medarbeider sette nye mål og følge opp tidligere mål. Dette bidrar til å holde den ansatte motivert og fokusert på arbeidsoppgavene sine.
- Personlig og faglig utvikling: Medarbeidersamtalen gir en plattform for å diskutere den ansattes karriereutvikling og opplæringsbehov. Dette kan inkludere diskusjoner om videreutdanning, kompetanseutvikling og fremtidige karrieremuligheter i selskapet.
- Arbeidsmiljø og trivsel: Samtalen gir også anledning til å diskutere arbeidsmiljøet og den ansattes trivsel på arbeidsplassen. Her kan spørsmål om arbeidsmengde, arbeidsforhold og relasjoner til kolleger og ledere reises.
- Forbedre kommunikasjonen: Regelmessige medarbeidersamtaler bidrar til å forbedre kommunikasjonen mellom ledere og ansatte. Dette kan føre til en bedre forståelse av hverandres forventninger og behov, noe som igjen kan bidra til et mer harmonisk arbeidsmiljø.
Forberedelser til medarbeidersamtalen
For at medarbeidersamtalen skal bli så effektiv som mulig, er det viktig at både leder og medarbeider forbereder seg nøye. Her er noen trinn som kan hjelpe deg med å forberede deg:
- Samle informasjon: Begge parter bør innhente relevant informasjon før samtalen. Dette kan inkludere tidligere prestasjoner, oppnådde mål, tilbakemeldinger fra kolleger og eventuelle problemer eller utfordringer som har oppstått.
- Reflekter over prestasjoner og mål: Den ansatte bør reflektere over sine prestasjoner og mål siden siste medarbeidersamtale. Hva har fungert bra? Hvilke utfordringer har oppstått? Hvilke mål er nådd og hvilke gjenstår å nå?
- Identifiser forbedringsområder: Både leder og medarbeider bør vurdere hvilke områder som kan forbedres. Dette kan inkludere både tekniske ferdigheter og myke ferdigheter som kommunikasjon og samarbeid.
- Forbered spørsmål og emner: Det kan være nyttig å lage en liste over spørsmål og emner du vil ta opp i løpet av samtalen. Dette bidrar til at viktige punkter ikke blir glemt.
Gjennomføring av medarbeidersamtalen
Selve gjennomføringen av medarbeidersamtalen er en kritisk del av prosessen. Her er noen tips for å sikre at samtalen blir så konstruktiv og produktiv som mulig:
- Skap en åpen og trygg atmosfære: Det er viktig å skape en atmosfære der den ansatte føler seg trygg til å uttrykke sine tanker og følelser. Dette kan oppnås ved å være lydhør, vise empati og unngå å være dømmende.
- Fokuser på konkrete eksempler: Når du gir tilbakemeldinger, er det viktig å være konkret og gi konkrete eksempler. Dette hjelper den ansatte å forstå hva som forventes og hvordan de kan forbedre ytelsen.
- Diskuter både styrker og forbedringsområder: En balansert medarbeidersamtale bør inkludere både positive tilbakemeldinger og konstruktiv kritikk. Dette bidrar til at den ansatte føler seg verdsatt, samtidig som det gir dem muligheten til å utvikle seg.
- Sett klare mål og handlingsplaner: Etter å ha diskutert prestasjoner og utviklingsområder, er det viktig å sette klare mål og handlingsplaner. Dette gir den ansatte en klar retning og bidrar til å holde dem motiverte.
- Dokumenter samtalen: Det er viktig å dokumentere det som har blitt diskutert under medarbeidersamtalen. Dette kan inkludere mål, handlingsplaner og eventuelle tilbakemeldinger. Dokumentasjonen kan deretter brukes som referanse i fremtidige samtaler.
Mange arbeidsgivere starter med en mal i samtalene og i noen av malene er det en eller annen form for vurderingssystem. I en vurderingsdel går du vanligvis gjennom din egen innsats og setter en eller annen form for karakter på den innenfor hver relevant del av arbeidet. I dag blir det stadig mer vanlig at de administrative aspektene ved en medarbeidersamtale håndteres via et digitalt HR-system.
Oppfølging etter medarbeidersamtalen
Etter medarbeidersamtalen er det viktig å følge opp punktene som ble diskutert. Dette kan inkludere regelmessig å sjekke inn med den ansatte for å se hvordan de har det med sine mål og handlingsplaner. Oppfølgingen bidrar til å holde den ansatte motivert og sikrer at eventuelle problemer eller utfordringer blir løst i tide.
Sammendrag
Medarbeidersamtaler er en viktig del av personalutviklingen og bidrar til suksess for både den enkelte og organisasjonen. Ved å ha en strukturert og jevnlig dialog om prestasjoner, mål, utviklingsmuligheter og arbeidsmiljø, kan både ledere og medarbeidere jobbe sammen for å skape en mer produktiv og trivelig arbeidsplass. Forberedelse, implementering og oppfølging er alle kritiske deler av prosessen som bidrar til å sikre at medarbeidersamtalen blir så effektiv og konstruktiv som mulig.
Relaterte sider:
Hva er 360-degree Feedback?
Hva betyr Continuous performance management?
Hva er Employee engagement?
