Et exit-intervju er en strukturert samtaleprosess som gjennomføres mellom en arbeidsgiver og en arbeidstaker som har valgt å forlate selskapet. Hensikten med et sluttsamtale er å samle verdifull informasjon om ansattes erfaringer og årsakene til deres beslutning om å slutte i arbeidsforholdet. Informasjonen som innhentes kan brukes til å forbedre arbeidsmiljøet, øke medarbeidertilfredsheten og redusere ansattes omsetning.
Formålet med et exitintervju
Exit-intervjuer har flere formål, hvorav de viktigste er:
- Forstå årsakene til oppsigelse: Ved å identifisere de underliggende årsakene til at en ansatt velger å slutte, kan arbeidsgivere få innsikt i eventuelle problemer i organisasjonen. Det kan være misnøye med arbeidsmiljø, ledelse, arbeidsoppgaver eller andre faktorer.
- Identifiser forbedringsområder: Tilbakemeldinger fra exit-intervjuer kan fremheve områder der selskapet kan forbedre seg. Dette kan inkludere arbeidsforhold, bedriftskultur, karriereutviklingsmuligheter og arbeidsmengde.
- Oppretthold relasjoner: Ved å gjennomføre et avgangsintervju på en profesjonell og respektfull måte kan arbeidsgiver opprettholde et godt forhold til den avtroppende arbeidstakeren. Dette er spesielt viktig hvis den ansatte kan være en fremtidig kunde, forretningspartner eller til og med tilbakevendende ansatt.
- Redusere personalomsetning: Ved å analysere mønstre og trender fra flere exit-intervjuer, kan organisasjonen identifisere vanlige årsaker til oppsigelser og iverksette tiltak for å redusere ansattes omsetning.
Gjennomføre et exit-intervju
For at et exit-intervju skal være effektivt, bør det gjennomføres på en strukturert og systematisk måte. Her er noen trinn som kan følges:
- Planlegging: Bestill et tidspunkt for intervjuet som passer både arbeidsgiver og avtroppende arbeidstaker. Det er viktig at intervjuet gjennomføres i rolige og uforstyrrede omgivelser.
- Forberedelse: Lag en liste med spørsmål som dekker ulike aspekter ved den ansattes opplevelse i bedriften. Spørsmål bør være åpne og nøytrale for å oppmuntre til ærlige og detaljerte svar.
- Gjennomføring: Under intervjuet skal intervjueren være lydhør og respektfull. Det er viktig å skape en trygg atmosfære der den ansatte føler seg komfortabel med å dele sine meninger og erfaringer.
- Dokumentasjon: Skriv ned hovedpunktene fra intervjuet. Det kan være nyttig å ta opp intervjuet (med den ansattes tillatelse) for å sikre at ingen viktig informasjon går tapt.
- Analyse og tiltak: Analyser den innsamlede informasjonen og identifiser mønstre og trender. Ta grep basert på tilbakemeldingene for å forbedre arbeidsmiljøet og redusere ansattes omsetning.
Ofte stilte spørsmål i et exit-intervju
For å få et helhetlig bilde av den ansattes opplevelse kan følgende spørsmål være nyttige:
- Årsaker til oppsigelsen: Hva er hovedårsaken til at du har valgt å forlate selskapet? Er det flere faktorer som har påvirket avgjørelsen din?
- Arbeidsmiljø og bedriftskultur: Hvordan vil du beskrive arbeidsmiljøet i bedriften? Er det noe i bedriftskulturen som du mener bør forbedres?
- Ledelse: Hvordan har du opplevd ledelsen i selskapet? Er det noe lederne dine kunne ha gjort annerledes for å forbedre arbeidsopplevelsen din?
- Oppgaver og ansvar: Har du vært fornøyd med dine oppgaver og ansvar? Har du følt at arbeidet ditt har vært meningsfylt og utfordrende?
- Karriereutvikling: Har du opplevd at det har vært tilstrekkelige muligheter for karriereutvikling og avansement i selskapet? Hvis ikke, hva kan forbedres?
- Lønn og goder: Har du vært fornøyd med lønnen din og fordelene som tilbys av selskapet? Er det noe du mener bør endres eller forbedres?
- Tilbakemeldinger og forslag til forbedringer: Har du noen konkrete forslag til hvordan du kan forbedre virksomheten din? Er det noe du vil at vi skal ta med oss fra din tid her?
Taushetsplikt i exit-intervju
Det er viktig å understreke konfidensialitet under et exit-intervju. Den ansatte skal føle seg trygg på at informasjonen som deles ikke vil bli brukt mot dem eller spredt på en uhensiktsmessig måte. Dette kan oppmuntre til mer ærlige og åpenhjertige svar.
Sammendrag
Exit-intervjuer er et verdifullt verktøy for å forstå hvorfor ansatte velger å forlate selskapet og for å identifisere forbedringsområder. Ved å gjennomføre disse intervjuene på en strukturert og respektfull måte kan arbeidsgivere samle viktige tilbakemeldinger som kan brukes til å forbedre arbeidsmiljøet, øke medarbeidertilfredsheten og redusere ansattes omsetning. Konfidensialitet og en trygg atmosfære er avgjørende for å få ærlige og nyttige svar.
Relaterte sider:
Hva er offboarding?
Hva er Employee engagement?
Hva er organisationskultur?
