Valget og implementeringen av CatalystOne sitt HR-system ga TheVIT muligheten til å utvikle gode HR-prosesser på tvers av hele selskapet.
Våren 2018 ble to selskap slått sammen til en organisasjon med nesten 200 ansatte, med Sparebank1 Østlandet som majoritetseier. Hvert av de opprinnelige selskapene hadde egne databaser og prosesser for vedlikehold av medarbeiderdata, men med sammenslåingen ønsket man et felles system. Det var viktig for det nye selskapet å forme nye, felles løsninger, øke effektiviteten ved å digitalisere prosesser og ha kun én kilde til sannhet med et felles system for medarbeiderdata – alt for å kunne stå bedre rustet til å bidra med innsikt til strategiske beslutninger for selskapet.
Tidligere hadde begge selskapene håndtert medarbeiderdata på en mer manuell måte, og hvert selskap hadde sitt eget system for lagring og håndtering av data. På det tidspunktet selskapene slo seg sammen, besto HR-avdelingen av to ansatte som håndterte alt fra rapportering og lønnskjøring, lønnsjusteringer, medarbeidersamtaler og kompetanseutvikling. Som en del av innsatsen for å bli et fullt ut digitalt selskap med et mer strategisk fokus for HR, ønsket TheVIT at disse interne prosessene skulle bli mer effektive gjennom digitalisering og automatisering.
Gjennomsnittsalderen på TheVIT sine ansatte er 47 år. Uansett hvilket system de valgte, så måtte det være brukervennlig og ha en veldig lav terskel for å bli tatt i bruk. Det var viktig for prosjektgruppen at overgangen til en digital hverdag måtte være enkel for alle.
Som en organisasjon med menneskene i fokus var det også viktig for TheVIT å tilby en moderne, digital, selvbetjent opplevelse for sine ansatte. TheVIT vet at folk er vant til å ha full tilgang til sin egen informasjon, med nettbank og digitale profiler for alle apper og systemer. De ansatte, spesielt de som tidligere har jobbet i store, profesjonelle selskaper, forventer den samme type digitale modenhet og tilgjengelighet til data fra sin arbeidsgiver.
Med en kommende reorganisering i horisonten var det ikke bare viktig å få full oversikt over HR-masterdata, men også å få på plass digitalisering av medarbeidersamtaler, CVer og kompetansekartlegging.
“Vi jobber selv innenfor HR og visste godt hvilke forventninger og krav vi hadde til et system”, forteller Hanna Jacobsen, Leder HR og Organisasjonsutvikling. “Vi ønsket et system som kunne gi digital støtte til utvikling av både organisasjon og kultur, i tillegg til håndtering av masterdata og automatisering av administrativt HR-arbeid og -prosesser.”
“Noe jeg liker veldig godt med CatalystOne er at vi har hatt muligheten til å tilpasse systemet til våre egne behov og virkelig gjøre det til vårt eget.”
TheVIT brukte valget og implementeringen av CatalystOne som en mulighet til å bygge gode HR-prosesser på tvers av selskapet. For eksempel har de i sin nye onboarding-prosess helt eliminert behovet for å sende epost frem og tilbake. I stedet er nå alt automatisert gjennom pre-definerte arbeidsflyter og integrasjoner med andre systemer som lønnssystem og system for tilgangsstyring.
Masterdata og medarbeidersamtaler ble implementert først og et viktig neste steg vil være implementering av CV-løsning. Denne modulen vil hjelpe TheVIT med å få inn nye kunder ved å enkelt kunne gi potensielle kunder en oversiktlig og oppdatert presentasjon av TheVITs konsulenter. Kompetansekartlegging står også på planen for å kunne tilrettelegge for god planlegging av den fremtidige arbeidsstyrken.
"Vi kom til avslutningen av første fasen av implementeringen og hadde planlagt en serie fellesmøter på våre elleve lokasjoner for å rulle ut prosjektet," sier Jacobsen. "Men vi hadde bare hatt et par av disse møtene da koronasituasjonen rammet, og vi måtte ta raske beslutninger på hvordan vi skulle fortsette."
"Vi måtte vurdere konsekvensene av å stoppe prosjektet," sier Jacobsen, "men vi var også veldig opptatt av å prioritere riktig for å kunne komme oss ut av krisen med positiv fremdrift."
Jacobsen og teamet som jobber med systemimplementeringen kunne demonstrere relevansen og verdien av de nye, digitaliserte HR-prosessene, og hvordan løsningen kunne tilpasses for å støtte under koronasituasjonen. Organisasjonen kunne nå lettere håndtere den nye arbeidssituasjonen, for eksempel hvordan skiftet til fjernarbeid krevde nye prosesser rundt medarbeideroppfølging og samtaler.
Videre, med tanke på en fremtidig omorganiseringsprosess, er gode prosesser og støtte for evalueringer og ansattes kompetanse, avgjørende for å kartlegge roller og ferdigheter.
"Nøyaktige HR-data med god kvalitet er helt avgjørende for alt vi trenger å gjøre," sier Jacobsen. “Måten vi kunne tilpasse og bruke de forskjellige delene av systemet gjennom Korona på demonstrerte hvordan vi kunne bruke systemet på enda flere måter enn opprinnelig antatt, og det var flere fordeler vi kunne bruke med kommende planer. Det er så enkelt å ta ut gode rapporter over medarbeiderdata fra systemet. I tillegg har det vært veldig verdifullt å ha muligheten til å kontinuerlig tilpasse maler for statussamtaler til den nye hverdagen med fjernarbeid. God kommunikasjon har vært en nøkkel for å støtte våre ansatte gjennom krisen.”
“De siste månedene har de fleste av oss raskt måttet lære oss å jobbe mer med elektroniske verktøy og lære nye digitale ferdigheter. CatalystOne har et så enkelt, moderne og brukervennlig grensesnitt, så det var lett for våre ansatte å ta det i bruk – selv med opplæring via Teams.”
Med så mange som jobber hjemmefra, og noen som liker det og andre som synes det er vanskelig, er statussamtaler og medarbeidersamtaler en veldig viktig måte for TheVIT å følge med på hvordan medarbeiderne har det og hva de trenger.
"Oppfølging av ansatte har aldri vært viktigere enn nå, og CatalystOne gir stor verdi gjennom å støtte kommunikasjonen mellom leder og medarbeider. Dessuten, som en kompetansebedrift med ambisjoner om vekst, ser vi også betydelig verdi i gode, digitale onboarding-prosesser, god oversikt over kompetanse og muligheten til å skreddersy evalueringsprosesser for å støtte både organisatorisk og individuell utvikling."
Når to selskaper ble slått sammen trengte TheVIT et system som kunne gi dem én kilde til korrekt masterdata på alle sine ansatte for å kunne ta gode, databaserte beslutninger.
CatalystOnes HCM-løsning ga TheVIT muligheten til å utvikle gode HR-prosesser på tvers av selskapet, de fikk et system som støtter den nye hverdagen med fjernarbeid, og ikke minst legger til rette for god oppfølging av medarbeidere, enten de jobber fra kontoret, hjemme eller andre steder.
"Noe jeg liker veldig godt med CatalystOne er at vi har hatt muligheten til å tilpasse systemet til våre egne behov og virkelig gjøre det til vårt eget. Systemet har et moderne, brukervennlig grensesnitt som har gjort det veldig enkelt for våre ansatte å ta det i bruk, selv med opplæring via Teams."
“Som en kompetansedrift med ambisjoner om vekst, ser vi også betydelig verdi i gode, digitale onboarding-prosesser, god oversikt over kompetanse og muligheten til å skreddersy evalueringsprosesser for å støtte både organisatorisk og individuell utvikling.”
– Hanna Sande Jacobsen, Head of HR and Organisational Development, TheVIT
TheVIT bruker CatalystOne Competence Developer for å få oversikt og forstå hvilken kompetanse de besitter i organisasjonen sin. Løsningen gir både HR, toppledelsen og linjeledere full innsikt i hvilke kompetansegap de har i organisasjonen og kan dermed planlegge for nødvendig kompetanseheving og rekruttering.
