Kulturell match med leverandøren var en kritisk suksessfaktor

SBAB forteller om prosjektet om å velge en HR-systemleverandør og implementering av et nytt HR-system:

- Vår forretningsmodell på SBAB er basert på innovasjon og digitalisering, og vi har de samme høye ambisjoner for våre medarbeidere som for våre kunder. Etter å ha sett på hvordan dataene på ansatte og organisasjonen så ut og ble håndtert – ble dette et område som fikk ekstra fokus i 2017 - både fra HR og medarbeidernes side. Utgangspunktet var at masterdata for organisasjonen og de ansatte ble håndtert på to forskjellige steder uten integrasjon mellom systemene. Målet var å finne en løsning hvor disse dataene og de tilhørende prosessene kunne håndteres og være tilgjengelige for både HR, ansatte og ledere, i ett enkelt system. Vi hadde behov for en enkelt kilde til informasjon om enkeltpersoner og organisasjonen.

Før vi startet innkjøpsprosessen hadde vi flere krav og kriterier for både HR-systemet og leverandøren. Det viktigste for oss var at systemet kunne støtte flere ulike strategiske HR-prosesser, som vi kunne jobbe med fra en fleksibel prosjektplan. I tillegg ønsket vi en kulturell match, med intensjon om å inngå i et partnerskap, og ikke et tradisjonelt kunde-leverandørforhold.  

Oppsummert skulle løsningen støtte følgende fire områder:

• Transparens og tilgjengelighet: En sikker og kompatibel kilde til medarbeiderdata, både for personopplysninger og ansattforholdet.
• Overholdelse av regelverk: Sensitive og konfidensielle persondatadata må håndteres på en sikker og kontrollert måte, inkludert revisjoner og endringssporing.
• Effektivisering: Effektivisering gjennom automatisering av manuelle prosesser og forenkling av intern administrasjon og integrasjoner.
• Kostnad: Gjennom mer effektiv og avansert kontroll over ansatte og personopplysninger kan vi bedre administrere kostnader.

Vi så innføringen av et nytt HR-system som en del av en større endringsprosess, med nye arbeidsmetoder og ny digital håndtering av brukerdata. Derfor var det ikke bare et teknisk prosjekt, men en endringsreise for både ansatte, ledere og HR.

Nå etter at systemet er implementert, kan vi se at målet vårt er oppnådd. Den kulturelle matchen og et felles syn på partnerskapet var en av de avgjørende faktorene for at dette prosjektet ble vellykket, og vi nådde målet til tross for korte tidsfrister. Vi ønsket derfor å understreke at "HVORDAN" er minst like viktig som "HVA", og at dette bør implementeres i innkjøpsprosessen som et krav, noe som må være på plass avtaler signeres.

En annen suksessfaktor var at vi hadde valgt å se på implementeringen av systemet som en mulighet til å introdusere nye arbeids- og atferdsrelaterte endringer i organisasjonen - i stedet for bare å se implementeringen som en teknisk oppgave.