Nordnet fikk en tre ganger så rask prosess og kuttet administrasjonstiden drastisk

 

 

Utfordringen

Nordnet manglet et system som kunne håndtere medarbeiderdata for hele den nordiske organisasjonen. Systemet skulle øke datakvalitet, sikkerhet, og effektivitet i prosessene samtidig som manuelle prosesser og oppgaver skulle reduseres.

Nordnet var allerede svært digitalisert, og det var derfor naturlig å velge et HR-system som støtter digitaliseringen av alle HR-prosesser, og et system som kan vokse med selskapets behov over tid.

Siden selskapets ambisjon er å skape førsteklasses brukeropplevelser for sine kunder, bør den interne brukeropplevelsen også være i fokus. Ledere og ansatte bør kunne jobbe i et brukervennlig system med gode funksjoner og godt brukergrensesnitt. HR skal raskt og enkelt kunne lage rapporter og analyser, samt være i samsvar med GDPR.

Målene ved implementeringen

• Øke datakvalitet og koordinasjon av nordiske medarbeiderdata
• Redusere manuelle prosesser
• Spare tid på administrasjon
• Forenkle og forbedre HR-rapporteringen
• Profesjonalisere, digitalisere og automatisere HR-prosesser
• Opprette betingelsene for enklere oppfølging av individuelle mål
• Lage en god brukeropplevelse for ledere og ansatte, og få hele organisasjonen til å bruke HR-systemet!

Prosessen

Prosjektet ble delt inn i fire forskjellige trinn:

• Prosjektinitiering - I forbindelse med oppstart av
  prosjektet ble det definert formål, mål, suksesskriterier
  og ansvar. En detaljert prosjektplan ble
  utarbeidet. 
• Prosess og innhold - En rekke workshops ble utført for å definere de nåværende prosessene hos Nordnet slik at man kunne bestemme hvordan disse kunne overføres til HR-systemet.
• Test og kvalitetssikring - Etter å ha definert de forskjellige prosessene ble de valgte modulene konfigurert i henhold til prosjektplanen og nødvendige tester ble gjennomført.
• Utdanning - Gjennom hele prosjektet ble ledere, medarbeidere og nøkkelansatte iHR kontinuerlig trent og lært opp i systemet. De deltok også i finjustering av prosessene i henhold til organisasjonens behov.

Prosjektmetodikk

I implementeringsprosjektet ble CatalystOnes egne utprøvde prosjektmetode benyttet. Den er basert på aktivt engasjement og deltakelse fra kundens prosjektleder, systemadministrator og prosjektgruppe. Konfigurasjonen har i stor grad skjedd i felles workshops, med unntak av noen oppgaver som er gjennomført i separate grupper.

Tid og budsjett

Prosjektplanen, budsjettet og kvaliteten på leveransen ble som forventet grunnet en godt planlagt og forankret prosjektplan med fast pris for implementeringen. Ukentlige møter ble holdt mellom CatalystOne og Nordnet, slik at prosjektplanen ble overholdt og at alle utfordringer, eller nye behov ble adressert så tidlig som mulig.

Endringsledelse

En suksessfaktor for prosjektet var at modulene ble rullet ut gradvis og i forbindelse med en konkret HR- og styringsprosess. Dette skapte en naturlig anledning for implementering der systemet raskt ble en del av lederens hverdag. Gjennom involvering av ledere, kommunikasjon på intranett og presentasjoner til den nordiske ledergruppen ble endringene håndtert og kommunisert.

 

Resultatet

Dersom man ser tilbake på prosjektet kan man enkelt konkludere med at målet og forventningene ble innfridd. Det er blitt identifisert at det skapes en «pull effect» når lederene opplever at systemet kan brukes på mange forskjellige måter. Dette kan forekomme f.eks. når HR-funksjonen samarbeider med Compliance og Security & Surveillance. Effekten har blitt forsterket av at de forskjellige enhetene har fått betydelig verdi ut av LMS-funksjonaliteten i det nye HR-systemet.

Ny brukeropplevelse med alt samlet på ett sted

Tidligere hadde Nordnet separate prosesser for f.eks. medarbeidersamtaler, målstyring og lønnsjusteringer. Gjennom implementeringen av CatalystOne HR-systemet har man fått et enhetlig system som knytter alle prosessene sammen. Dette gjør det mer relevant, transparent og forbedrer tilgangen for både ledere og ansatte. Ved å samle alle prosesser på ett sted har man skapt en helt ny brukeropplevelse.

Kostnadseffektive prosesser og verdifull innsikt gjennom analyser

Tidligere måtte Nordnet manuelt hente data fra sitt gamle lønnssystem og bruke Excel til å oppdatere HR-dataene. Nå er det mulig å holde all data oppdatert med et minimum av innsats. Med det nye systemet har mange av Nordnets prosesser blitt både raskere og mer effektive. Lønnsjusteringsprosessen har for eksempel blitt tre ganger raskere.

Ved å generere og analysere data på ekstremt kort tid, kan Nordnet hjelpe ledere til å ta bedre beslutninger.