Nordic Leisure Travel Group (NLTG) er et konglomerat av reise-, fritids- og hotellselskaper. Deres visjon er å berike livet ved å gi kundene de beste ukene i året.
Nordic Leisure Travel Group (NLTG) er et konglomerat av reise-, fritids- og hotellselskaper. Selskapet er basert i Stockholm og har ansatte både i hele Norden og på flere destinasjoner rundt om i verden. Visjonen deres er å berike livet ved å gi kundene de beste ukene i året.
"For at vi skal lykkes med målene våre, må vi jobbe som ett selskap", sier Fredrik Wessel. Fredrik er NLTGs Chief HR Officer."Uansett om du jobber i Sverige, Norge, Danmark, Finland, i flyselskapet vårt eller på destinasjonene eller hotellene våre, må vi sørge for at medarbeideropplevelsen er så lik som mulig i hele selskapet."
Selskapet fant det utfordrende å få en helhetlig oversikt over alle medarbeiderne deres.
"Vi har tidligere hatt forskjellige systemer og regneark i hele konsernet", sier Vanessa Eriksson, NLTGs Head of Lean Management. "Det var vanskelig å få et klart bilde av hele organisasjonen."
De fant lignende problemer med opplæringstilbudet i bedriften. "Alle hadde sin egen tilnærming", sier Vanessa. "De brukte forskjellige presentasjoner. De laget kursene uavhengig av hverandre. Dette førte til at kvaliteten på opplæringen var ujevn. Vi kunne ikke følge med på om vi faktisk kommuniserte det budskapet vi ønsket å formidle."
NLTG trengte ikke bare en klar oversikt over organisasjonen og de ansatte, men også en samordnet prosess for å skape en enhetlig opplevelse for de ansatte. Dette inkluderte automatisering.
"Vi hadde et mål om å automatisere identitetshåndteringen i IT-miljøet", sier Viktor Ekelund. Viktor er Solution Architect hos NLTG med fokus på identitetshåndtering. "Vi hadde gjort flere forsøk på å automatisere, ute å lykkes, nettopp fordi vi ikke hadde de riktige masterdataene å automatisere på."
Foto: Ving/Matina Tsogas
Selskapet begynte å se nærmere på HCM-systemer (Human Capital Management). Det ideelle systemet måtte være i stand til å håndtere ansatte spredt over hele verden og ulike typer virksomhet.
"For at vi skulle lykkes i arbeidet vårt, trengte vi et HR-system der vi kunne jobbe med alle ansatte i hele konsernet", sier Fredrik.
Selskapet mente at dette kunne oppnås ved hjelp av digitalisering. "Vi var på utkikk etter en HR-systemleverandør som kunne hjelpe oss med å digitalisere alle HR-prosessene våre. Det var en viktig del av arbeidet med å forene både medarbeider- og lederopplevelsen", sier Vanessa.
Teamet landet til slutt på CatalystOne. De ble imponert over automatiseringsfunksjonene i HR Masterdata-modulen. "En viktig grunn til at vi valgte CatalystOne er workflows, fordi organisasjonen vår er så spredt", sier Fredrik.
De var også fornøyde med CatalystOnes mulighet for integrasjon med deres eksisterende måte å jobbe på. "Vi valgte CatalystOne fordi vi følte at det var et fleksibelt og brukervennlig system med høy IT-sikkerhet", forteller Vanessa. "Det var så utrolig tilpasningsdyktig til prosessene våre. Vi følte at vi ikke trenger å tilpasse oss et system, men at systemet tilpasser seg våre behov."
Viktor er enig. "CatalystOnes API dekker alle våre behov for enkle integrasjoner", sier han.
Foto: Ving/Agneta Renebo
"CatalystOne hjelper oss med å skape en enhetlig medarbeideropplevelse i hele organisasjonen. Det hjelper oss også med å få mye mer data og samle inn data på en tydeligere måte", sier Fredrik.
Teamet opplevde at plattformens fleksibilitet gjorde det mulig å skape en helhetlig, men tilpasningsdyktig medarbeideropplevelse i hele NLTG.
"Ettersom vi kan tilpasse og bygge systemet slik at det passer til ulike deler av organisasjonen, kan vi også gjøre det spesifikt for enkelte deler. Samtidig er den overordnede medarbeideropplevelsen den samme", sier Fredrik. "Effekten er at folk kjenner seg igjen uansett hvor de befinner seg i selskapet."
Resultatet er at CatalystOne har bidratt til å spre NLTGs bedriftskultur.
"Vi kan tilby opplæring til alle ansatte vi har i systemet", sier Vanessa. "Vi har utviklingssamtaler på samme måte overalt. Vi kan kommunisere strategiene og verdiene våre på en bedre måte. Nå sprer vi kulturen vår på en ny måte. Den forener oss alle."
"Det virker definitivt som om det har gjort noen prosesser og noe arbeid enklere. Spesielt ledere opplever at prosessene er blitt mye tydeligere."
Dette er Zacharia Lamnaouar, People Development HR Specialist hos NLTG. Zacharia var sterkt involvert i implementeringen av CatalystOne i selskapet.
"Favorittfunksjonene mine i Catalyst One er helt klart de som er mest prosessorientert", sier Zacharia. "Jeg jobber mye med workflows og medarbeidersamtaler. Jeg er en stor tilhenger av dem, først og fremst fordi de definerer prosessene mye tydeligere. De bidrar også i stor grad til å automatisere det vi gjør i selskapet."
Disse automatiseringene har drastisk forbedret måten enkelte team jobber på.
"I flyselskapet gjennomfører vi for eksempel sikkerhetskontroller", sier Vanessa. "Før sendte vi mange e-poster til ulike avdelinger for å samle inn alt vi trengte. Nå har vi bygget opp workflows der alle nøkkelpersoner som må involveres, er til stede og får det de trenger. Det er en automatisert prosess som var utrolig enkel å bygge opp."
Workflowene har vist seg å være verdifulle gjennom hele medarbeiderreisen.
"Det er mye tydeligere hvem som skal gjøre hva og når", sier Zacharia. "Når en medarbeider begynner, når en medarbeider har endringer, eller når det gjelder generelle prosesser, er det alltid klare roller."
Fredrik er enig. "Det har vært en utrolig fordel for oss å kunne bruke workflows og følge ansettelser, forflytninger og alt slikt", sier Fredrik. "Mange jobber med lederen sin på avstand, og nå har vi en struktur som gjør det mye enklere å følge opp arbeidet. Det ser likt ut uansett om du jobber på en destinasjon, hos flyselskapet, på et av hovedkontorene våre eller på et hotell."
Også på IT-siden har Viktor opplevd en merkbar økning i effektiviteten.
"Kontostyringen er nå blitt helautomatisert", sier Viktor. "Vi har eliminert mye manuelt arbeid, og vi har mye bedre informasjon om brukerne i systemene våre. Onboarding for nyansatte har blitt mye enklere. I tillegg føler vi oss nå trygge på at vi alltid har de riktige aktive lisensene og kontoene i miljøet."
Viktor forventer at denne nye måten å jobbe på vil fortsette å gi resultater.
"Nå som vi har HR-eide masterdata på plass, har vi helt andre forutsetninger for å kunne automatisere mye mer på IT-siden", sier Viktor.
"Jeg synes det beste er at vi kan gjøre endringer selv når vi trenger det", sier Vanessa. "Vi er ikke avhengige av at CatalystOne gjør jobben for oss. Vi bygger mye selv. Det hjelper at prinsippene er ganske like mellom modulene."
Zacharia er enig. "Når det gjelder bruken av CatalystOne, er det veldig enkelt å være superbruker i systemet," sier Zacharia. "Både når det gjelder å jobbe i systemet, og når det gjelder å veilede andre i bruken av systemet."
Zacharia mener dette skyldes den samlede brukeropplevelsen. "Du kan for eksempel aktivere handlinger når en hendelse inntreffer. Det er bare å gå inn og gjøre et par klikk, så er du raskt i gang", sier Zacharia.
Teamet har også erfart at systemet er enkelt å oppdatere basert på innspill fra brukerne.
"Som superbruker er det utrolig enkelt å ta imot tilbakemeldinger og deretter raskt oppdatere systemet", sier Zacharia. "Vi kan hele tiden forbedre oss og sørge for at systemet er tilpasset dem som faktisk bruker det."
Denne fleksibiliteten har også vært en fordel når det gjelder å oppfylle IT-standarder. "Systemet har vært ganske enkelt å tilpasse til våre behov når det gjelder masterdata", sier Viktor. "API-ene har oppfylt alle våre behov for smidig integrering. Systemet føles som et veldig moderne system, og det føles som om CatalystOne har spesielt gode planer for å videreutvikle systemet."
Implementeringen av CatalystOne har stimulert NLTG-teamene til å jobbe tett sammen. "Jeg føler for tiden at jeg jobber halvt i HR og halvt i IT", forteller Zacharia. "En stor del av arbeidet mitt som superbruker består i å utvikle databaseinfrastrukturen vår. Det gir et klart bilde av hvordan HR-data og et system som Catalyst One kan bidra til hvordan vi jobber med rapportering og automatisering."
Ledere på tvers av avdelinger har opplevd tilnærmingen som både tilgjengelig og effektiv.
"Det at lederne føler at dette er et system som de kan påvirke - og som de kan bidra til å forbedre - gjør at de får et nært samarbeid med oss i HR", sier Zacharia. "Det er ikke langt fra tilbakemelding til handling og oppdatering. Lederne er også blitt langt mer engasjerte. De er involvert i hvordan HR-systemet vårt blir et system som er utformet etter deres egne behov og preferanser."
Til syvende og sist har samarbeidet skapt velvilje mellom avdelingene. "Det har vært veldig morsomt", sier Viktor. "Det har vært et vellykket samarbeid mellom IT, HR, ulike deler av virksomheten og CatalystOne. Med tanke på hva vi har fått til sammen, er det en glede å se hvor bra det har gått."
Foto: Ving/Sara de Basly
NLTG-teamet deler noen tips til bedrifter som vurderer å innføre et HCM-system.
"Mitt råd, som kommer fra en positiv erfaring, er å involvere alle som skal jobbe i systemet helt fra starten av", sier Vanessa. "Det er viktig at de får være med og si sin mening om hvordan prosessene skal bygges opp fra starten av."
Viktor tror også at det er viktig å inkludere alle interessenter.
"Jeg tror nøkkelen er å samle alle roller og kompetanser i ett rom," sier Viktor. "Dette inkluderer både teknologi- og forretningsprosesser. Sammen har vi funnet den beste måten å løse utfordringer på og hvordan vi kan levere forretningsverdi.»
Utover samarbeid, mener Zacharia at forhåndsinnsats er viktig for å sikre at resultatene blir varige.
"Det er veldig viktig å forberede seg," sier Zacharia. "Tenk på hva du vil oppnå med systemet ditt, og hvem som skal bruke det. Ta kontakt og snakk med andre deler av organisasjonen enn bare HR. IT kan være til stor hjelp for å få mest mulig ut av et HR-system.»
Nordic Leisure Travel Group (NLTG) selger reiser fra Sverige, Danmark, Norge og Finland.
Gruppen inkluderer fritidsreiseselskapene Ving, Globetrotter, Spies, Tjäreborg, Sunclass Airlines, reisehandel Airshoppen og hotellselskapet Resorts & Hotels der deres egne hotellkjeder Sunwing Family Resorts, Ocean Beach Club og Sunprime Hotels er inkludert.
Antall feriedager solgt per år av NLTG i de nordiske landene er cirka 1,6 millioner.
NLTG vant prisen for Årets HR-systemprosjekt 2022/2023. Prisen ble delt ut av HerbertNathan & Co under HR-systemdagen i Stockholm 7. november 2023.
“CatalystOne hjelper oss med å skape en enhetlig medarbeideropplevelse i hele organisasjonen. Det hjelper oss også med å få mye mer data og samle inn data på en tydeligere måte”
– Fredrik Wessel, Chief HR Officer NLTG
