HR har tatt grep og fått ledelsen med på medarbeidersamtaler, noe som betyr at ingen slipper unna. Men hvordan bør samtalen gjennomføres, og hvilken verdi bør den gi?
Heldigvis er det få eller ingen «fluer på veggen» under selve medarbeidersamtalen, så det er ingen som får vite noe om innholdet eller merke noe til kvaliteten. Bortsett fra medarbeiderne da.
Men fra spøk til alvor: Medarbeidersamtaler kan være svært verdifullt – dersom de faktisk gjennomføres. Derfor er det utrolig viktig at lederne følges opp og måles på om samtalene blir gjennomført.
Heldigvis har vi lang erfaring, selv om resultatet av årets medarbeiderundersøkelse fastslår at kun 50 prosent av de ansatte har merket noe til årets samtaler. For å komme det nye «medarbeidersamtale-regimet» i forkjøpet har vi gjort en liten analyse på hva som kan gå galt og hva vi som ledere kan gjøre.
4 feil du må unngå
Det er mange feil som kan begås, men her er de viktigste fallgruvene du må styre unna:
1) Overraskelser
Virker medarbeiderne overrasket over dine tilbakemeldinger? Da bør det lyse noen varsellamper. Dersom du hele året samler opp saker du skal ta opp med medarbeideren, og stiller til samtalen med en lang liste med ting du aldri har luftet for personen tidligere, kan du i beste fall risikere at møtet ikke blir helt som forventet.
Hvorfor? Fordi medarbeideren som aldri har hørt noe fra deg tidligere vil sitte med et svært godt inntrykk av sin egen innsats og derfor bli overrasket over at du ikke er like imponert som han eller hun først trodde.
Ha derfor en kontinuerlig samtale gjennom året. Invitér jevnlig til kortere og uformelle ad hoc-samtaler, eller avtal faste statussamtaler.
2) Å skjære alle over én kam
Du har funnet et format for samtalen som du liker svært godt, og bruker denne teknikken på alle medarbeidere uavhengig av personlighet og stilling fordi det sparer deg for tid og krefter i forberedelsene.
Dersom medarbeideren underveis i samtalen blir urolig på stolen, fjern i blikket og lider av akutt hjemlengsel, kan det være et tegn på at du bør endre taktikk. Tilpass heller stilen og behandle alle medarbeiderne individuelt – ingen er like.
3) Du presenterer en liste med medarbeiderens svakheter og mangler
Du har lært at det er viktig med tilbakemeldinger, og har derfor laget deg et flott system som du selv har døpt “mangellappen”. Her har du notert alle problemene og utfordringene med hver enkelt medarbeider.
Du er fornøyd og føler deg godt forberedt til samtalen. Når du senere begynner å ramse opp alle manglene, reagerer vedkommende til din store overraskelse med å bli sur, gå i forsvarsmodus, løpe ut eller reise hjem.
Hvordan løse dette på best mulig måte? Ha fokus på hvordan den enkelte kan forbedre og utvikle seg på de ulike områdene i stedet. Samme lapp – ny vinkling.
4) Du utsetter eller avlyser medarbeidersamtalen
Du er kjent for å være en lojal og ansvarsfull person. Kunder, interne prosjekter, nærmeste leder, og ikke minst toppledelsen, er dine klare prioriteter. Datoen for medarbeidersamtalen utsettes, det haster da tross alt ikke – alle forstår vel det.
Kjør alltid medarbeidersamtalen som avtalt. Dersom du utsetter eller avlyser, sier du indirekte at du ikke bryr deg om folkene på din arbeidsplass.
Så hva er egentlig oppskriften for medarbeidersamtalesuksess?
- Fokuser på hva som er oppnådd
- Avklar eventuelle misforståelser
- Identifiser medarbeiders styrker og bygg videre på disse
- Diskuter og avklar rollen og forventningene
- Definer mål og viktige aktiviteter
- Identifiser utviklingsbehov på kort og lang sikt
- Diskuter delegering av ansvar og oppgaver
Vi ønsker deg lykke til!
