Optimaliser tilgangsstyring med et moderne HR-system

Det er ikke til å komme bort fra at vi lever i en tid der teknologien utvikler seg raskere enn noen gang før, og med dette følger et større behov for sikkerhet, kontroll og etterlevelse. Det er rett og slett viktigere enn noen gang å ha kontroll over hvem som har tilgang til bedriftens ulike systemer og ressurser. Et moderne HR-system virker kanskje ikke som den åpenbare løsningen på problemet, men faktum er at det spiller en viktig rolle når det gjelder å automatisere og effektivisere blant annet tilgangskontrollen. Når HR-systemet håndterer HR-masterdata, fungerer det som en sentral datakilde for informasjon om de ansatte. Både HR-avdelingen og IT-organisasjonen kan dra stor nytte av strukturert informasjons- og datahåndtering.

Hva er tilgangsstyring, og hvorfor er det viktig?

Enkelt sagt handler tilgangsstyring om å sikre at de riktige personene har tilgang til riktig informasjon og systemer til rett tid. Feilaktige eller utdaterte autorisasjoner kan føre til sikkerhetsrisiko, ineffektivitet og manglende overholdelse av lovkrav som GDPR.

Tradisjonell tilgangsstyring innebærer ofte manuell administrasjon, noe som øker risikoen for feil og gjør det vanskelig å holde autorisasjonene oppdaterte når ansatte bytter rolle eller slutter i bedriften. I dag er det ikke uvanlig at store selskaper har dupliserte medarbeiderdata liggende i lønnssystemer, tidsregistreringssystemer og andre IT-systemer – ofte med motstridende eller utdaterte data. Denne mangelen på en felles sannhetskilde fører ikke bare til ineffektivitet og ekstraarbeid, men skaper også sikkerhetsrisikoer når det gjelder tilgangsstyring. Når HR-data finnes i forskjellige versjoner på forskjellige steder, blir det praktisk talt umulig å opprettholde en konsekvent og sikker tilgangsstyring.

Hvorfor er et HR-system løsningen?

For IT-avdelingen betyr integrasjon med HR-systemet at man bygger automatiserte arbeidsflyter for identitets- og tilgangsstyring (IAM). Ved å bruke HR-systemet som kilde til masterdata kan du sørge for at de riktige personene har riktig tilgang til riktig system til riktig tid. Dette effektiviserer ikke bare IT-avdelingens arbeid, men øker også sikkerhetsnivået i organisasjonen betraktelig. Når autorisasjoner styres automatisk basert på aktuelle HR-data, reduseres risikoen for manuelle feil og sikkerhetsbrudd som kan oppstå når brukerkontoer og autorisasjoner administreres manuelt.

HR-systemet som en sentral del av autorisasjonsstyringen.

For HR-avdelinger er det også betydelige fordeler ved å ha et HR-system. Et moderne HR-system revolusjonerer måten HR-avdelinger jobber på ved å digitalisere og automatisere tidligere tidkrevende manuelle prosesser. Dette kan føre til en betydelig forbedring i effektiviteten, ved å ha alle medarbeiderdata - fra ansettelseskontrakter og medarbeidersamtaler til kompetanseprofiler og opplæringshistorikk - samlet på ett sted og tilgjengelige for søk i sanntid.

Et HR-system muliggjør også en mer strategisk tilnærming til HR, der HR kan jobbe proaktivt med kompetanse- og talentutvikling basert på detaljerte analyser av arbeidsstyrkens sammensetning og utvikling over tid. Den automatiserte håndteringen av HR-prosesser frigjør også verdifull tid som HR kan bruke på strategiske oppgaver som organisasjonsutvikling og arbeidsmiljøarbeid. En annen viktig fordel er selvbetjeningsmulighetene som gjør det mulig for medarbeidere og ledere å oppdatere personopplysninger, søke om permisjon eller utføre administrative oppgaver selv - noe som drastisk reduserer HRs administrative byrde og samtidig øker medarbeidernes engasjement og selvstendighet.

Et HR-system er derfor den enkle og optimale løsningen, ettersom det fungerer som en sentralisert og pålitelig datakilde for alle medarbeiderdata. Ved å integrere tilgangsstyring med HR-data kan organisasjoner sikre at tilgangsrettighetene alltid er oppdaterte og nøyaktige.

Noen av de viktigste fordelene:

• Automatisk tildeling av tilganger - Systemet kan automatisk tildele eller fjerne tilganger basert på ansettelsesstatus, rolle og avdeling.
• Enkel administrasjon - HR og IT kan samarbeide mer effektivt ved å ha en sentralisert og oppdatert datakilde for alle ansatte.
• Redusert sikkerhetsrisiko - Risikoen for "ghost accounts" (kontoer som tilhører tidligere ansatte) og urettmessig tilgang minimeres, noe som øker den interne sikkerheten.
• Overholdelse av regelverk - Organisasjoner kan lettere overholde GDPR- og ISO-standarder ved hjelp av tydelige tilgangskontroller og logging av tilgangshistorikk.
• Prosesskartlegging - Implementering av et HR-system krever kartlegging av alle prosesser, noe som gir IT-avdelingen et klart bilde av autorisasjoner.

Fremtidens tilgangsstyring

Teknologien for tilgangsstyring er i rask utvikling. AI og maskinlæring kan spille en stadig viktigere rolle i fremtiden ved å forutsi og justere tillatelser basert på atferdsmønstre. I tillegg vil stadig flere organisasjoner etterspørre integrerte løsninger for å forenkle administrasjonen ytterligere.

Fremtidens tilgangsstyring vil derfor trolig bli drevet av smart automatisering og AI-teknologi som kontinuerlig analyserer brukermønstre og justerer tillatelser i sanntid. AI-drevet identifisering av avvik vil også spille en nøkkelrolle ved å avdekke avvikende brukeratferd og potensielle sikkerhetsrisikoer umiddelbart. Vi ser allerede begynnelsen på "Just-In-Time Access", der autorisasjoner tildeles dynamisk og midlertidig basert på faktiske behov, i stedet for permanente tildelinger. Integrasjonsmulighetene mellom HR-systemer og sikkerhetsplattformer vil bli enda bedre, med AI-assistenter som kan håndtere rutinemessige tilgangsforespørsler automatisk og til og med foreslå justeringer i tilgangsstrukturen basert på organisasjonens endringsmønstre. Dette vil ikke bare øke sikkerheten, men også drastisk redusere den administrative byrden for både HR og IT, samtidig som brukeropplevelsen forbedres gjennom raskere og mer presis tildeling av autorisasjoner.