Offboarding: fordelene ved en bevisst prosess

Gjennomfør en avsluttelse av et arbeidsforhold med en like god offboarding prosess som din onboarding prosess. Dette skaper et forhold basert på respekt og profesjonalitet, samtidig som den gir verdifull innsikt i hvorfor medarbeidere slutter.

I ethvert forhold er det alltid komplisert når noen gjør det slutt. Enten det er en ansatt som har sagt opp, blitt sagt opp, pensjonerer seg eller aksepterer et annet tilbud; avgjørelsen om å forlate er alltid vanskelig. Uansett situasjon og årsak, er det ingen grunn til at tiden de har igjen skal bli bortkastet – så lenge du har en bevisst tilnærming til å si adjø.

Start med å vurdere tiden og innsatsen du og din ansatte har investert i arbeidsforholdet til nå, – og hvordan årene med forpliktelse, engasjement, tillitt og lojalitet kan bli ødelagt hvis den ansatte drar fra selskapet med følelsen av å ha blitt ignorert og undervurdert. Tenk over hvor annerledes utfallet kan bli dersom du spør deg selv hva du kan gjøre for å forsikre at personen ser tilbake og tenker, «Wow, det var faktisk noen av de beste årene i min karriere.»   

I store deler av Europa, og spesielt i Norden, er det vanlig med lange varslingsperioder. Dette betyr at hvis du og den som forlater selskapet vil tilbringe en del tid sammen – kanskje til og med et par måneder – før dere skiller lag. Hvordan planlegger du å bruke den tiden? Du kan enten anta at din ansatte har en fot utenfor døra allerede , eller så kan bruke tiden på å gjennomføre en gjennomtenkt og personalisert offboarding plan.

Varslingsperioden er en viktig tid for å overføre kunnskap og gjennomføre viktige oppgaver, men det er også en unik mulighet til å få innsikt i hvordan din ansatte har syntes det har vært å jobbe hos deg. Hvis de selv har sagt opp, hvorfor de landet på den beslutningen? Dette er en person som har veldig lite å tape på å være fullstendig ærlig med deg, så pass på at du bruker denne muligheten til ærlig feedback ved å skape en atmosfære av sikkerhet slik at de føler seg trygge på å gjøre nettopp dette. Et formelt exit intervju er standard prosedyre i de fleste selskaper, men det er under lange oppsigelsesperioder mulighet for å ta dette mer gradvis, istedenfor et enkelt intervju den siste uken.

Denne perioden bør bli sett på som tid til å forme de siste minnene vedkomne vil ta med seg fra selskapet. Men hvorfor er dette viktig? Du kan se for deg at en fornøyd tidligere ansatt vil snakke positivt om tiden deres hos dere, gi gode referanser til potensielle kunder og kanskje til og med vurdere å komme tilbake etter at vedkomne har fått tid til å utvikle sin egen karriere og ferdigheter andre steder.

Hvis du er lei deg for at den ansatte forlater selskapet, så pass på å takke vedkomne for jobben de har gjort hos dere. Selv om omstendighetene ikke er ønskelige, kan du fortsatt ta ansvar for at situasjonen blir håndtert med følsomhet, men også profesjonelt, så alle involverte skiller vei med verdighet og respekt i behold.

Tenk på det som å sende en ambassadør ut i verden – en som kan ødelegge eller bygge opp omdømmet deres, avhengig av hvordan du håndterte deres siste uker sammen. På samme måte som at du har én sjanse til å gi et førsteinntrykk, får du kun denne sjansen til å gi et langvarig inntrykk. Tenk også over at dine nåværende ansatte følger med på hvordan du håndterer denne prosessen. Hvis det er tydelig at en avtredende ansatt angrer på valget om å forlate, vil kolleger bli ekstra fornøyde over å bli værende i selskapet.   

Alt dette kan kanskje virke som en stor jobb, spesielt når du også må håndtere de praktiske aspektene ved en oppsigelse, men dette er hvor automatisering kan redde dagen.  Rutinemessige oppgaver som er vanlige ved en oppsigelse, - sjekklister, fjerning av systemtilgang, signering av skjemaer, etc. – kan alt bli administrert av et digitalt system mens du bruker tid på å skape verdifulle, personlige opplevelser for din kollega.  

Nøkkelen til en positiv exit er å feire vedkomnes prestasjoner, gratulere de med nye muligheter hos andre, og passe på at de føler at de går videre, ikke flykter fra din organisasjon.

For å finne ut av hvordan en digitalisert tilnærming til rekruttering, onboarding og offboarding kan gi deg mer tid til å bruke på den menneskelige siden av Human Resources, last ned vår e-bok om Digitalisering av rekruttering, onboarding og offboarding.