Høsten er perioden av året som betyr strategi, budsjettprosesser og HR-initiativer. Bruk av moderne teknologi er nøkkelen for å lykkes på alle disse områdene.
Hensikten med disse planene og strategiene kan være alt fra å forsterke kulturen til å øke konkurransedyktigheten, bli mer attraktiv som arbeidsgiver eller mer prestasjonsorienterte.
Definer hensikt og hvilke problemer HR-systemet er ment å løse
Et HR-system hjelper bedrifter med å gjøre smarte og datadrevne beslutninger i alle faser av den ansattes livssyklus. HR-systemet kan gjøre bedrifter mer konkurransedyktige, og hjelpe store bedrifter i jakten på de største talentene. Det vil også forbedre onboarding, etterfølgerplanlegging, opplæring og kompetanseutvikling betraktelig.
Ønsker du å effektivisere, utvikle en prestasjonskultur eller bygge en digital og moderne plattform for ansattdata? Et HR-system bidrar til alt dette, og i tillegg til å skape engasjement støtter det også medarbeidere til å prestere maksimalt. Derfor kan vi si at systemet er en katalysator for bunnlinjevekst.
Tenk langsiktig og helhetlig ved valg av HR-system
Alle bedrifter har mål og visjoner: hva ønsker du å oppnå med din organisasjon – og hvilke problemer må løses? Sørg for at leverandøren av HR-systemet støtter deg i din visjon. Det er essensielt å tenke langsiktig og helhetlig, men du kan gjerne starte i én ende, for deretter å utvide etter hvert som organisasjonen blir klar for det.
En enkel måte å starte på kan for eksempel være en modul som støtter én av HR-prosessene – eller det kan være at omfanget kun er et begrenset antall brukere (eller begge). Et annet tips er å definere et HR-årshjul, for så å vurdere hvor og når det kan være naturlig å starte, og hvordan du skal starte.
Samtidig er det også viktig å ikke bare tenke på oppstartsfasen med et HR-system. Tenk også fremover i tid: hva om bedriften vokser kjapt den nærmeste tiden? Da vil dere ha andre og ikke minst flere behov enn nå. Derfor er det nyttig å velge en leverandør av HR-system som er i stand til å levere moduler og verktøy for hele kundesyklusen. Velger dere riktig nå, slipper dere å måtte gå til flere leverandører etter hvert, eller i verste fall bytte ut systemet.
Vanlige prosesser å starte med
Hvis for eksempel tiden for medarbeiderundersøkelse nærmer seg, kan det være en myk start å benytte software fra en leverandør som har medarbeiderundersøkelser som en del av sin HR-software suite.
360-feedback eller medarbeidersamtaler er andre prosesser mange starter med. Dersom bedriften ikke har et system for HR Masterdata, kan det være startpunktet. En fordel med et slikt system er at tilleggsmoduler enkelt kan legges til senere.
Det er viktig at du kontroller at leverandørenes grensesnitt er det samme for alle moduler slik at brukeren av systemet gjenkjenner det og opplever det som familiært.
Hva med «big data» og HR-analyser?
En relativt ny trend er betydningen av HR data og økt fokus på rapportering. HR-bransjen har i utgangspunktet vært trege til å forstå verdien av data.
Men ettersom skiftet fra administrativ HR til strategisk HR fortsetter, har data blitt mer og mer viktig som et konkurransefortrinn. I tillegg er det i dag vanligere at toppledelse spør etter HR-analyser som beslutningsgrunnlag.
Mange HR-avdelinger bruker mye tid på å manuelt hente ut rapporter. Dette er helt unødvendig bruk av tid og ressurser, for nå bygger HR-leverandører inn denne funksjonaliteten i systemene sine. Dette er for å hjelpe HR-ledere til å ta beslutninger basert på riktige data.
Når du nå kan legge frem HR-analyse og rapporteringsfunksjon, blir det enklere å overbevise ledergruppen om den økonomiske effekten ved innføring av et HR-system.
Valg av leverandør av HR-system
Det er altså mye å ta med i regnestykket ved valg av HR-system. Det aller viktigste er at det passer for din bedrift, og at det hjelper deg og dine medarbeidere.
Er du helt ny på HR-systemer? Start da med det største behovet og det som føles komfortabelt for deg, og når du så ser effekten av systemet, kan du utvide og legge til moduler.
