Fra tid til annen kommer vi i diskusjoner om HR masterdata skal være hos oss eller i lønnssystem. Nedenfor har jeg skrevet ned mine tanker om det.
HR Masterdata av god kvalitet er avgjørende på mange områder i en moderne organisasjon. Nedenfor er noen eksempler:
- De fleste bedrifter har hundrevis av ulike IT-systemer som alle trenger å få informasjon om bruker (ansatte) og deres roller for å styre tilganger.
- For å tildele tilgang til fysiske lokaler trenger man informasjon om hvem som er ansatt, i hvilken organisasjon/lokasjon.
- For å utbetale lønn og andre godtgjørelser er det nødvendig med informasjon om hver enkelt ansatt inkludert deres lønn/godtgjørelser, bankkonto, med mere
- Digitale HR-prosesser som er beregnet for utvikling og ledelse av personalet er helt avhengig av data om hver enkelt ansatt, rolle, organisasjon, leder, m.m. for å fungerer.
- Rapporter og analyser over bedriftens human kapital er helt avhengig av masterdata, gjerne i kombinasjon med data om kompetanse, prestasjon, resultater, engasjement, osv.
Lønnssystemer har eksistert i lang tid og har tatt vare på en del data om ansatte. Parallelt med dette har ofte IT-avdelingene håndtert data om ansatte (f.eks. i MS Active Directory) som har vært nødvendig for tilgangsstyring i de ulike IT-systemene. Begge disse systemene har som regel vedlikeholdt data manuelt. I de siste 4-5 årene har følgende utviklingstrekk endret på bildet:
- Behov for bedre risikostyring i forbindelse med tilgang til bedriftens IT-systemer har gjort det klart for IT-avdelingene at de må basere seg på HR masterdata som vedlikeholdes av HR. IT har derfor etterspurt lettere tilgang til kvalitetssikret masterdata.
- Digitalisering av HR-prosesser for kompetanseutvikling og læring har gjort det synlig for HR at håndtering av masterdata er mangelfull.
- Økt behov for rapportering og analyser som underlag for forretningsmessige beslutninger har vist at HR masterdata er av mangelfulle, av dårlig kvalitet og er vanskelig tilgjengelig.
- GDPR har bidratt til økt bevisstgjøring om sikker håndtering av persondata.
På denne bakgrunn har det dukket opp behov for systemer som:
- Har stor grad av innebygget fleksibilitet slik at alle de ulike behovene for HR masterdata kan dekkes i ett og samme system.
- Gir god støtte til de prosessene som fører til at slike data oppstår og endres (onboarding, offboarding og forflytting).
- Er lett å implementere gjennom enkel konfigurasjon slik at de kan tilpasses bedriftens behov etter hvert som de utvikler seg.
- Har høy grad av brukervennlighet slik at de lett kan brukes av alle involverte
- Har god støtte for malbaserte workflows slik at relevante personer kan involveres for å oppgi, endre og godkjenne masterdata.
- Har solid og fleksibel rollebasert tilgangsstyring.
- Støtter de ulike kravene i GDPR, inkludert automatisk sletting, anonymisering, portabilitet og kontroll over egne data.
Lønnssystemer er laget for lønnspesialister og kjennetegnes av følgende:
- Lav brukervennlighet
- Nokså rigide, krevende å implementere og endre
- Takler meget komplekse oppgaver i henhold til kravene i hver enkelt land
- Fungerer dårlig over landegrenser
Systemer for Human Capital Management er beregnet for hele organisasjonen og kjennetegnes av følgende:
- Lett å bruke
- Lette å implementere og endre
- Fungerer bra over landegrenser