Hvordan måle kostnader og avkastning på investering i et HCM-system

Hvis du har investert eller vurderer å investere i et system for Human Capital Management (HCM), vil det å måle relevant avkastning på investeringer (ROI) være en kritisk suksessfaktor for deg og organisasjonen. 

Et moderne HCM-system er et kraftfullt verktøy som kan hjelpe hele organisasjonen til å fungere mer effektivt gjennom å optimalisere HR-prosesser.

Men hvor enkelt er det egentlig å beregne avkastning på investeringer? 

Det er ikke uten vanskeligheter, siden begrepet kan henvise til både økonomiske og ikke-økonomiske gevinster – men man kan hevde at samtlige er økonomiske i det lange løp. Disse gevinstene kan blant annet inkludere kostnadsbesparelser, økt produktivitet, forbedret medarbeiderengasjement, redusert medarbeideromsetning eller styrket etterlevelse. I bunn og grunn bør en god HCM-løsning bidra til bedriftens kort- og langsiktige forretningsmål og derfor til dens vekst og suksess.

Du lurer kanskje på hvor du skal begynne?

For å måle enhver form for ROI er det nødvendig å evaluere kostnadene opp mot gevinstene. Dette regnestykket vil avhenge av flere faktorer, som for eksempel bedriftens størrelse, bransje, lokalisering og forretningsmiljø, for bare å nevne noen.

Nedenfor omtaler vi imidlertid fire områder som organisasjonen din kan utforske for å beregne ROI fra en nylig HCM-investering, eller bruke for å utarbeide en business case i forkant av en slik investering.

Da setter vi i gang!

Kostnadsbesparelser

Et godt HCM-system kan i betydelig grad hjelpe virksomheter med å redusere kostnader, gjennom å automatisere og strømlinjeforme slike HR-prosesser som lønnskjøring, fordelsadministrasjon og etterlevelse. Kostnadsbesparelsene skyldes mindre manuelt arbeid, færre menneskelige feil og forbedret effektivitet, og kan kvantifiseres og brukes til å beregne ROI på følgende måte:

• Identifiser arbeidskraftkostnadene knyttet til de manuelle prosessene som HCM-systemet erstatter eller automatiserer. Dette kan inkludere tiden HR-medarbeidere, ledere og andre ansatte bruker på oppgaver som datainnlegging, lønnsbehandling og fordelsadministrasjon.
  
  
• Fastsett kostnaden for menneskelige feil som inntraff før HCM-systemet ble tatt i bruk. Dette kan være slike ting som å beregne kostnaden for å korrigere feil og behandle data på nytt samt potensielle juridiske kostnader i forbindelse med brudd på lover og regler. Et eksempel som er verdt å merke seg her, er de betydelige beløpene som brukes på programvarelisenser som ikke lenger er i bruk når en medarbeider forlater organisasjonen. Med automatiserte offboarding-prosesser kan bedrifter spare betydelige beløp ved å unngå å betale for slike ubrukte programvarelisenser.
  
  
• Anslå tidsbesparelsene som innføringen av HCM-systemet medfører. Dette kan inkludere tiden som HR-medarbeidere, ledere og andre ansatte sparer på oppgaver som nå er automatisert eller effektivisert.
  
  
• Beregn arbeidskraftkostnadsbesparelsene ved å multiplisere den sparte tiden med den aktuelle timelønnen.
  
  
• Fastsett kostnaden for HCM-systemet, inkludert programvare, maskinvare, implementeringskostnader og løpende vedlikehold og support.
  
  
• Beregn avkastningen på investeringen i HCM-systemet ved å dividere arbeidskraftbesparelsene på den samlede kostnaden for systemet, og vise resultatet som en prosentandel.

La oss for eksempel si at arbeidskraftbesparelsene fra innføringen av HCM-systemet er 100 000 euro per år, og den samlede kostnaden for systemet er 500 000 euro. HCM-systemets ROI blir da:

ROI = (Arbeidskraftkostnadsbesparelser / Samlede systemkostnader) × 100 %
ROI = (100 000 / 500 000) × 100 % = 20 %

Dette betyr at for hver euro som investeres i HCM-systemet, har bedriften en avkastning på 20 prosent i sparte arbeidskraftkostnader.

Økt produktivitet

HCM-systemer kan forbedre produktiviteten ved å gi medarbeidere verktøyene og ressursene de trenger for å utføre jobbene sine mer effektivt. Funksjoner som prestasjonsledelse, opplæring og utvikling samt selvbetjening for ansatte kan alle føre til økt produktivitet og bedre resultater.

Det kan være utfordrende å beregne ROI på slike funksjoner, siden det innebærer å kvantifisere gevinstene ved immaterielle faktorer som medarbeiderengasjement, moral og produktivitet. Her er imidlertid noen trinn du kan følge for å estimere avkastningen på investeringen:

• Definer gevinstene: Begynn med å identifisere de spesifikke gevinstene du forventer å oppnå ved å innføre HCM-funksjonene. For eksempel kan prestasjonsledelse føre til økt medarbeiderengasjement og produktivitet, opplæring og utvikling kan forbedre medarbeidernes kunnskap og ferdigheter, og selvbetjening for ansatte kan redusere administrasjonskostnader og forbedre medarbeideropplevelsen.
  
  
• Tildel gevinstene en verdi: Så snart du har identifisert gevinstene, må du tildele dem en regnskapsmessig verdi. For eksempel kan du estimere kostnadsbesparelsene fra redusert administrasjonstid eller inntektsøkningen fra forbedret medarbeiderproduktivitet.
  
  
• Beregn kostnadene: Fastsett kostnadene knyttet til innføring av HCM-funksjonene, inkludert programvare-, opplærings- og supportkostnader.
  
  
• ROI beregnes ved å dele totale gevinster på totale kostnader, og presenteres som en prosentsats.

For eksempel: Hvis samlede gevinster er 100 000 euro og samlede kostnader 50 000 euro, blir ROI 100 % (100 000 / 50 000 × 100 %).

Husk at ROI bare er én måte å måle verdien av HCM-funksjoner på. Du kan også vurdere tall for slike ting som medarbeidertilfredshet, medarbeideromsetning og kundetilfredshet for å få et mer komplett bilde av hva HCM har betydd for virksomheten din.

Forbedret medarbeiderengasjement

HCM-systemer kan også bidra til å forbedre medarbeiderengasjementet ved å skape en bedre medarbeideropplevelse og øke kommunikasjonen og samarbeidet i virksomheten. Det økte engasjementet kan føre til økt motivasjon, økt produktivitet og mindre gjennomtrekk – alt sammen faktorer som kan kvantifiseres og brukes for å beregne avkastning på investeringen.

For å beregne ROI for initiativer for å stimulere medarbeiderengasjement via HCM-systemer, kan du følge disse trinnene:

• Identifiser nøkkeltallene: Første trinn er å identifisere nøkkeltallene som skal hjelpe deg med å måle effekten av HCM-systemer på medarbeiderengasjement. Dette kan være resultater fra undersøkelser som måler medarbeidertilfredshet, samt tall for medarbeideromsetning, fravær, produktivitet og kundetilfredshet.
  
  
• Mål baseline: Deretter måles baseline for de identifiserte nøkkeltallene før innføring av HCM-systemer. Dette vil hjelpe deg til å forstå det nåværende nivået av medarbeiderengasjement i organisasjonen.
  
  
• Innfør HCM-systemer: Innfør HCM-systemer som fokuserer på medarbeiderengasjement, slik som kommunikasjonsverktøy, systemer for prestasjonsledelse og programmer for påskjønnelse av medarbeidere.
  
  
• Mål effekten: Etter at HCM-systemene er tatt i bruk, måles effekten på nøkkeltallene som ble identifisert i trinn 1. Du kan gjøre dette ved bruk av medarbeiderundersøkelser, utviklingssamtaler og andre metoder.
  
  
• Beregn ROI: Til slutt beregnes ROI ved å sammenligne baseline-tallene med tallene etter innføring. Beregn kostnaden ved innføring av HCM-systemer, og sammenlign denne med gevinstene fra økt medarbeiderengasjement, for eksempel økt produktivitet og redusert medarbeideromsetning.
  
  

Redusert medarbeideromsetning

Høy medarbeideromsetning kan være kostbart for organisasjoner på grunn av kostnadene ved rekruttering, onboarding og opplæring av nye medarbeidere. HCM-systemer kan bidra til å redusere medarbeideromsetning ved å forbedre ansettelsesprosessen, sørge for bedre onboarding og opplæring samt tilby muligheter til karriereutvikling. Kostnadsbesparelsene fra den reduserte gjennomtrekken kan måles og brukes til å beregne ROI ved hjelp av følgende trinn:

• Identifiser nøkkeltallene: Også her er det første trinnet å identifisere nøkkeltallene som vil hjelpe deg med å måle effekten av HCM-systemer på medarbeideromsetning. Dette kan omfatte slike tall som medarbeideromsetning, tidsforbruk på ansettelser, kostnad per ansettelse og resultater fra undersøkelser om medarbeidertilfredshet.
  
  
• Mål baseline: Deretter måles baseline for de identifiserte nøkkeltallene før innføring av HCM-systemer. Dette vil hjelpe deg til å forstå det nåværende nivået av medarbeideromsetning i organisasjonen.
  
  
• Innfør HCM-systemer: Innfør HCM-systemer som fokuserer på å redusere medarbeideromsetning, som for eksempel systemer for sporing av jobbsøkere, onboarding-programvare og opplæringsplattformer.
  
  
• Mål effekten: Etter at HCM-systemene er tatt i bruk, måles effekten på nøkkeltallene som ble identifisert i trinn 1. Dette kan gjøres ved hjelp av spørreundersøkelser, tilbakemeldinger fra medarbeidere og HR-analyser.
  
  
• Beregn ROI: Til slutt beregnes ROI ved å sammenligne baseline-tallene med tallene etter innføring. Beregn kostnaden ved innføring av HCM-systemer, og sammenlign denne med kostnadsbesparelsene fra den reduserte medarbeideromsetningen, for eksempel på området rekrutterings- og opplæringskostnader.
  
  

Konklusjon

Til tross for utfordringene ved prosessen, er det å beregne avkastningen på HCM-investeringen et nødvendig trinn for organisasjoner som ønsker å optimalisere sine menneskelige ressurser og tilrettelegge for vekst i virksomheten. Så snart en virksomhet forstår den økonomiske effekten av HCM-investeringer, kan den også ta informerte beslutninger om hvilke ressurser som skal settes inn hvor, og sikre at investeringer fører til ønskede utfall.

I tillegg kan beregning av ROI for HCM også hjelpe virksomheter med å identifisere områder der det er rom for å forbedre HCM-strategiene deres. For eksempel: Hvis avkastningen på investeringen i et program for medarbeideropplæring viser seg å være lavere enn forventet, kan virksomheter evaluere programmets effektivitet og foreta de nødvendige justeringene for å sikre at det oppnår de ønskede resultatene.

Ved kontinuerlig å evaluere ROI for HCM-investeringer kan virksomheter sikre at de tar informerte beslutninger og maksimaliserer verdien av investeringene sine.