Et brukervennlig og fullt integrert HR-system med HR-masterdata er en forutsetning for sikker håndtering av en organisasjons mest verdifulle data.
Mangefull oversikt over HR-masterdata blir stadig mer problematisk. I kjølvannet av GDPR og det nye EU-direktivet CSRD er kontroll og administrasjon av medarbeiderdata viktigere enn noensinne. Det er vanligere enn man skulle tro at medarbeiderdata lagres i ulike systemer (eller dokumenter), oppdateres manuelt og bidrar til økte kostnader for organisasjonen. Dette gjør det naturligvis vanskelig for ledere og HR å se helheten, noe som igjen gjør det tidkrevende og kjedelig å utarbeide relevante rapporter og analyser. La oss se nærmere på hvorfor HR-masterdata er viktig for alle organisasjoner.
Hva er HR-masterdata?
HR-masterdata er den sentrale databasen som inneholder all informasjon om de ansatte i en organisasjon, for eksempel navn, kontaktinformasjon, ansettelsesdato, lønnsinformasjon og andre detaljer knyttet til personaladministrasjon. Det er altså en databank som holder oversikt over alle ansatte og ansattdata.
HR-masterdata er nødvendig for å håndtere og administrere personalrelaterte prosesser på en effektiv måte. Ved å ha all relevant informasjon om de ansatte lagret sentralt, kan organisasjonen enkelt håndtere ansettelsesprosesser, lønnsadministrasjon, personalutvikling og andre personalrelaterte aktiviteter på en strukturert og organisert måte. Man pleier å si at HR-masterdata sørger for at man har en ”single source of truth” for medarbeiderdata – ingen risiko for feilregistreringer, dupliserte eller utdaterte opplysninger. Det sikrer også at organisasjonen overholder lover og regler for håndtering av medarbeiderdata.
Hvorfor er HR-masterdata viktig?
Det er et velkjent uttrykk at medarbeiderne er bedriftens viktigste ressurs. Likevel er det overraskende mange bedrifter som ikke har en enhetlig og strukturert håndtering av sine personaldata. HR-masterdata utgjør ryggraden i mange interne funksjoner og prosesser. Uten et dedikert HR-system med masterdata på plass blir det utfordrende å opprettholde nøyaktigheten og tilgjengeligheten av medarbeiderdata, noe som igjen kan påvirke organisasjonens effektivitet og til og med overholdelsen av GDPR eller CSRD.
Muligheten til å analysere og høste innsikt fra HR-masterdata bidrar til at organisasjonen kan ta bedre informerte beslutninger. I tillegg gir et HR-system grunnlag for å optimalisere og automatisere prosesser som onboarding, offboarding og medarbeidersamtaler.
Et HR-system med masterdata er ikke bare en støtte for HR, men også en uunnværlig del av IT-infrastrukturen. Masterdata gjør det enkelt å administrere rollebasert tilgangskontroll eller lisenskrav.
Man kan altså si at masterdata er ryggraden i organisasjonens personaladministrasjon. Når denne typen data er samlet inn og strukturert, blir det enklere for hele organisasjonen å sikre at riktig informasjon er tilgjengelig for de rette personene til rett tid. Nå som vi har en bedre forståelse av hva HR-masterdata er, skal vi se nærmere på hvorfor det er viktig for organisasjoner.
Masterdata bidrar til effektiv virksomhetsstyring
Ved å samle medarbeiderdata i et HR-system får man som sagt et bedre beslutningsgrunnlag. Rapporter og velbegrunnede analyser basert på nøyaktig og oppdatert informasjon reduserer risikoen for at beslutninger tas på feil grunnlag eller rett og slett i mangel av data – forretningskritiske beslutninger tas på magefølelse. Et godt datagrunnlag bidrar til bedre beslutninger i prosesser som performance management-strategier, handlingsplaner etter lønnskartlegging, rekruttering eller sykefraværshåndtering.
Med innføringen av både GDPR og CSRD-rapporteringskravene er det ikke lenger noen tvil om at organisasjoner må ha kontroll over medarbeiderdataene sine.
Still krav til funksjonaliteten i HR-systemet ditt
Enten du har et system med HR-masterdata på plass eller ikke, er det viktig å tenke gjennom hvilken funksjonalitet som er viktig for å oppfylle dine behov.
Dessverre er det altfor vanlig at lønnssystemet fungerer som masterdata-system for medarbeiderdata. Det er problematisk å ha et lønnssystem som knutepunkt for HR-masterdata av flere grunner. Lønnssystemer har som regel svært forenklet funksjonalitet og logikk, de er lite fleksible og utilgjengelige for de ansatte fordi de mangler funksjoner for selvbetjening. Et lønnssystem håndterer dessuten bare den typen informasjon som er relevant for lønn, noe som igjen betyr at all annen ansattinformasjon som ikke er relevant for lønn må håndteres et annet sted – vanligvis i et dokument som er lagret lokalt på lønnsadministratorens datamaskin.
Utöver det som nämnts redan kan det vara relevant att fundera över bland annat följande aspekter för att kunna säkerställa att ert HR-system uppfyller era behov gällande HR masterdata:
I tillegg til det som allerede er nevnt, kan det være relevant å ta hensyn til blant annet følgende aspekter for å sikre at HR-systemet oppfyller dine behov for HR-masterdata:
- Sjekk om det er i samsvar med GDPR. Det bør være et krav at personopplysninger lagres og behandles i samsvar med lovgivningen og muliggjør relevant CSRD-rapportering.
- Systemet bør være fleksibelt, brukervennlig og kunne tilpasses organisasjonens unike behov. Det skal være en god brukeropplevelse for alle brukere, enten du er HR-medarbeider, leder eller ansatt. Selvbetjening bør også være en selvfølge, ettersom det gir medarbeiderne økt selvstendighet og fleksibilitet når det gjelder å oppdatere og administrere sine egne personalmapper. I tillegg slipper HR å bruke tid på å oppdatere medarbeiderdata.
- Muligheten til å integrere masterdata med andre systemer (API) er også viktig ved valg av løsning. HR-systemet og medarbeiderdataene står sentralt i store deler av IT-systemlandskapet, så det bør også kunne integreres slik at du kan bruke alle medarbeiderdataene dine der det er nødvendig.
