Starten av 2024 markerer en ny epoke for bærekraftsrapportering, og selskaper som omfattes av det nye direktivet står nå overfor en revolusjonerende endring når EUs bærekraftsdirektiv CSRD trer i kraft. En av standardene, ESRS S1, vil kreve inngående rapportering om egen arbeidsstyrke. Det betyr at selskapene må gjennomgå prosessene og systemene sine så snart som mulig for å sikre at de er klare til å rapportere i henhold til det nye direktivet. I dette blogginnlegget ser vi nærmere på utfordringene og mulighetene som følger med direktivet, og hvorfor digitale systemer blir en uunnværlig komponent for å forenkle og effektivisere bærekraftsrapporteringen.
HR og ESRS S1: Bærekraftsrapportering om egen arbeidsstyrke
En avgjørende og sentral del av dette direktivet er ESRS S1 - Egen arbeidskraft. Denne standarden vil kreve mer åpenhet om de ansattes trivsel og arbeidsvilkår. Dette stiller i sin tur høyere krav til selskapenes bærekraftsarbeid, ikke bare når det gjelder miljø, men også mennesker.
For HR-avdelingen er dette både en utfordring og en mulighet. Kravet om økt åpenhet krever at HR aktivt engasjerer seg for å sikre rettferdige arbeidsforhold, likebehandling og et trygt arbeidsmiljø. Implementeringen av ESRS S1-rapporteringen vil også kreve at HR utvikler mer detaljert rapportering om de ulike informasjonskravene.
En proaktiv og strategisk HR-avdeling er viktig, ikke bare for å oppfylle de nye kravene, men også for å styrke selskapets merkevare som en ansvarlig og bærekraftig arbeidsgiver. Ved å arbeide aktivt for å skape et inkluderende arbeidsmiljø og rapportere åpent om innsats og fremgang kan HR-avdelingen dessuten tiltrekke seg og beholde talenter og styrke selskapets samlede bærekraftsarbeid. ESRS S1 er dermed ikke bare en oppgave som HR kan krysse av for, men en mulighet til å posisjonere seg som en drivkraft bak selskapets bærekraftstrategi og employer brand.
CSRD utfordrer bedriftenes bærekraftsrapportering
For mange selskaper vil CSRD representere en betydelig utfordring og en bratt læringskurve. Direktivet er omfattende, og de ulike standardene inneholder et stort antall informasjonskrav. Selskaper som i dag mangler oversikt over sitt bærekraftsarbeid, sine medarbeiderdata og en god rapporteringsstruktur, vil få det krevende i starten.
I tillegg viser flere studier de siste årene at medarbeidertilfredsheten øker i selskaper som har et godt bærekraftsprogram, noe som viser viktigheten av et aktivt bærekraftsarbeid - uavhengig av rapporteringskrav. Et selskap med et aktivt bærekraftsprogram kan også åpne dører til nye forretningsmuligheter og tiltrekke seg talenter i større grad enn konkurrentene.
Digitalisering av HR: Effektivisering av bærekraftsrapportering
I den digitale tidsalderen er et HR-system med HR Masterdata avgjørende for å oppfylle de nye informasjonskravene i CSRD. Et HR-system muliggjør automatiserte prosesser, datainnsamling og rapportering. Ved å sentralisere HR-relatert informasjon blir det enklere å oppfylle rapporteringskravene og sikre at retningslinjer og data er oppdaterte og fullstendige. Digitale systemer og prosesser legger også grunnlaget for sømløs dataflyt og integrasjon mellom ulike systemer, noe som er svært relevant når flere ulike typer data skal samles i én rapport.
Ettersom CSRD-rapporteringen vil inngå i ledelsens årsrapport må selskapene rapportere om alle datapunkter hvert år - fra og med det året de blir underlagt det nye direktivet. Dette understreker viktigheten av å etablere rapporteringsrutiner basert på digitale systemer og prosesser ytterligere.
Forberedelser til ESRS S1: Tre tips til implementering
Det kan virke merkelig at HR må gjennomgå sine retningslinjer og data, ettersom mange forbinder CSRD-rapportering med noe som bærekraft- eller økonomiavdelingen har ansvaret for. Men siden ESRS S1 dekker din egen arbeidsstyrke og datapunkter knyttet til den, er det HR som sitter på informasjonen. HR-avdelingen må med andre ord forberede seg på å rapportere i henhold til ESRS S1, ettersom det er nødvendig for å overholde EU-direktivet, uansett om selskapet omfattes fra 2024 eller senere.
Her får du tre tips til hvordan du kan forberede deg på ESRS S1-rapporteringen, og dermed sikre at bedriften oppfyller de nye kravene til rapportering om egen arbeidsstyrke.
Steg 1: Gjennomfør en vesentlighetsanalyse
En vesentlighetsanalyse er det første skrittet mot å identifisere de datapunktene som er nødvendige for en korrekt rapportering. Ved å identifisere områder med betydelig påvirkning for egne ansatte, blir det tydelig hva som kreves av rapportering i henhold til ESRS S1.
Vesentlighetsanalysen gjør det mulig å identifisere og vurdere påvirkninger, risikoer og muligheter som i sin tur avgjør på hvilke områder selskapet har en betydelig bærekraftspåvirkning.
En gjennomført vesentlighetsanalyse gir deg innsikt i de områdene der selskapet har størst påvirkning og dermed også størst mulighet til å gjøre en forskjell. Dette muliggjør i sin tur en effektiv rapportering der fokuset ligger på det vesentlige, og unødvendig arbeid minimeres. I tillegg kan analysen gi viktig beslutningsstøtte for fremtidig strategiarbeid og forretningsplanlegging.
Steg 2: Gjennomfør en GAP-analyse
Etter å ha gjennomført vesentlighetsanalysen er det neste naturlige steget å gjennomføre en GAP-analyse. En GAP-analyse er en fremgangsmåte hvor man analyserer hvordan rapporteringen og datainnsamlingen fungerer i dag, hva som må være på plass i fremtiden, og hvordan HR kan jobbe for å nå dit.
Hvordan bør bedriften og HR-avdelingen samle inn den nødvendige informasjonen? Enkelt sagt handler det om å sammenligne eksisterende retningslinjer, tilgjengelige data og rapporteringsstruktur med kravene i CSRD og ESRS S1. For mange HR-avdelinger vil dette innebære å opprette eller oppdatere retningslinjer og sikre god tilgang til HR Masterdata. Å ha et HR-system med medarbeiderdata på plass blir altså en hygienefaktor.
Steg 3: Etablering av rapporteringsstrukturer
Datapunktene som HR bidrar med i CSRD-rapporteringen er bare en del av helheten. Ettersom direktivet krever konsernomfattende rapportering som inkluderer datterselskaper og utvidet informasjon fra verdikjeden, krever det samarbeid mellom mange parter.
Informasjonen som offentliggjøres i rapporteringen, vil bli gjenstand for revisjon og krever derfor at det inkluderes informasjon om selskapenes verdikjeder, strategi, policy, prosesser og faktiske bærekraftsdata.
For å forenkle HR-avdelingens arbeid er det derfor viktig å etablere en rapporteringsstruktur på et tidlig stadium, sammen med andre interessenter, der man i fellesskap går gjennom hvordan informasjonen skal sendes og til hvem.
CSRD-rapporteringen skal integreres med den finansielle rapporteringen, noe som betyr at den skal merkes digitalt og være i maskinlesbart format (XHTML). Å ha et digitalt system på plass vil gjøre arbeidet enklere for alle involverte.
Bærekraft som konkurransefortrinn
Strategisk arbeid med bærekraftspørsmål bidrar til å øke selskapets troverdighet og posisjon som en attraktiv arbeidsgiver. CSRD kan virke overveldende ved første øyekast, men over tid vil det øke åpenheten og bidra til bedre bærekraftsresultater. Se derfor på det som en investering i en mer bærekraftig og vellykket fremtid, både for selskapet og for planeten.
