De fleste virksomheter i Norden mangler et dedikert HR-system. Kilde: HerbertNathan & Co.
Når det finnes så mange systemer og verktøy som dekker forskjellige forretningsbehov, kan du bli overrasket over å høre at kun 20% av Nordiske virksomheter har et skikkelig HR-system på plass for å håndtere medarbeiderdata. Hva om kun en av fem organisasjoner hadde et Customer Relationship Management (CRM) system?
Men hva bruker flertallet da? Ifølge HerbertNathan & Co er den typiske riggen en kombinasjon av et lønnssystem (som inneholder kontonumre, adresser osv.) og det gode gamle Excel-arket. Mange har også supplert med andre dokumenttyper, som for eksempel tekstdokumenter for medarbeiderevaluering. Kanskje har de også innscannede kopier av underskrevne ansettelseskontrakter?
De som har denne type "system", kjenner på utfordringene det gir. Manuelle oppdateringer av informasjon på forskjellige steder, søk etter korrekt informasjon og data på ulike steder som ikke samsvarer. Listen fortsetter og fortsetter. Spesielt virksomheter som opererer i flere land står ovenfor utfordringer uten et dedikert HR-system fordi lønnssystemer ofte er individuelle fra land til land. Dessuten vil de virksomhetene som ikke har full kontroll på medarbeiderdata når den nye persondataforordning, GDPR, trer i kraft i mai 2018 risikere store bøter.
Å digitalisere fra en situasjon lik den beskrevet over kan føles som å forsøke og spise en hel elefant i èn bit. Ikke rart mange organisasjoner har utsatt det! Men for de som allerede er klare har HerbertNathan & Co et godt tips: Start med dine HR-masterdata og -organisasjon. Har du de på plass har du skapt et godt fundament for digitalisering av HR-prosessene.