Guide til nye HR-ledere, del 2: Årshjulet

Årshjulene i HR er like forskjellige som ulike organisasjoner. Hvis du er bedriftens første HR-leder, er det mest sannsynlig opp til deg å utforme og implementere prosessene. Så hvor begynner du?

«De fleste bedrifter har allerede rutiner for lønnsregulering og medarbeidersamtaler. Start med disse», anbefaler CatalystOnes VP People & Culture, Camilla Hydén Karlsson.

Så snart det grunnleggende er på plass, kan du begynne å introdusere andre prosesser som understøtter bedriftens ambisjoner og behov. Hvis medarbeidersamtaler har vært den eneste regelmessige oppfølgingen av hver enkelt ansatt, bør du vurdere et skifte mot mer kontinuerlig oppfølging. Kall det statussamtaler, en-til-en-samtaler eller check-ins – det viktigste er å skape kontaktpunkter mellom ledere og medarbeidere og sørge for en løpende evaluering av utviklingsmål og andre gjeldende målsettinger. For å holde tritt med et hyppige endringer og sørge for effektivitet og høyt engasjement året gjennom, er det ofte behov for å oppdatere både målsettinger og personlige utviklingsaktiviteter. Andre, mindre omfattende former for oppfølging, kan være uformelle samtaler, og tilbakemeldinger fra kolleger.

Mange bedrifter gjennomfører også en medarbeiderundersøkelse som del av årshjulet. Dette er en effektiv metode for å få innsikt i eventuelle utfordringer ved bedriftens ledelsesstrategier og rutiner. Når du planlegger hvor i den årlige HR-syklusen du skal plassere medarbeiderundersøkelsen, må du huske på at det kan være tidkrevende å behandle funnene og gjøre dem om til konkrete handlingsplaner. Med andre ord kan det være lurt å legge undersøkelsen i god tid før medarbeidersamtalene, for eksempel to til tre måneder i forkant. En årlig medarbeiderundersøkelse er imidlertid sjelden nok til å forstå den ansattes engasjement på daglig basis. «Derfor anbefales det å gjennomføre flere og mindre omfattende undersøkelser i løpet av året, såkalte pulsundersøkelser», opplyser Camilla.

For å sikre bedriften den kompetansen du vil trenge i fremtiden, må du etablere en prosess for kompetanseutvikling. Hvilke utviklingsprosesser og tilbud kan bedriften stå for, og hva bør den ansatte selv ta ansvar for?

Å utarbeide årshjulet er første trinn i planen din – ikke glem at du også må implementere disse prosessene og gi ledere og ansatte verktøyene de trenger for å gjennomføre. Nøkkelen for å komme i mål er å prioritere, men Camilla har et tips til når du føler at to-do-listen bare blir lengre og lengre: «Legg ambisjonene dine på et fornuftig nivå. Du trenger ikke å endre alt på en gang.»

Vurderer du å digitalisere HR med støtte fra et HR-system? «Du må først få på plass årshjulet. Først da ser du hvilke prosesser det gjelder», sier Camilla.

Eksempler på aktiviteter i et årshjul for HR

Hvert kvartal:

• Medarbeidersamtale: Gjennomføring av kvartalsvise eller halvårlige medarbeidersamtaler for å sikre kontinuerlig tilbakemelding og utvikling.
• Pulsundersökningar: Gjennomføring av raske og korte pulsundersøkelser for å måle medarbeidernes engasjement og trivsel gjennom hele året.

Hvert halvår:

• Oppfølging av utviklingsmål: Gjennomgang og oppdatering av medarbeidernes individuelle utviklingsmål og -planer.
• Kompetanseutvikling: Vurdering av organisasjonens kompetansebehov og planlegging av kompetanseutviklingsaktiviteter.

Årlige aktiviteter:

• Årlig medarbeiderundersøkelse: Gjennomføring av en grundig medarbeiderundersøkelse og analyse av resultatene for å identifisere utfordringer og strategiske fokusområder.
• Kompetanseheving: Planlegging av opplæringsprogrammer for å støtte medarbeidernes utvikling og organisasjonens mål.
• Rekruttering og onboarding: Gjennomgang av rekrutteringsprosessen og utarbeidelse av introduksjonsaktiviteter for nyansatte.
• Lønnsrevisjon: Planlegging og gjennomføring av kvartalsvise eller halvårlige lønns- og kompensasjonsgjennomganger.

Ad hoc-aktiviteter:

• Konfliktløsning: Håndtering av konflikter og problemer som oppstår i organisasjonen etter behov.
• Offboarding: Planlegging og håndtering av offboarding, inkludert avslutningssamtaler og oppsigelsesprosesser.
• Policyoppdateringer: Gjennomgang og oppdatering av personalhåndbøker og retningslinjer etter behov.
• Månedlig rapportering: Innsamling og analyse av HR-relaterte data for å overvåke trender og resultater.
  

Implementering av årshjul for HR

Når du har identifisert de viktigste HR-prosessene som skal inngå i årshjulet, er neste trinn å sørge for at de blir implementert på en effektiv måte. Det betyr at du må sørge for at alle relevante medarbeidere og avdelinger kjenner til og er i stand til å følge de nye rutinene. Dette kan omfatte opplæring av ledere og medarbeidere eller å sørge for at de nødvendige ressursene og verktøyene er tilgjengelige.

Evaluering og tilpasning av årshjulet

Det är viktigt att komma ihåg att HR-årshjul är inte en statisk plan. Det är viktigt att regelbundet utvärdera och anpassa det för att säkerställa att det fortfarande uppfyller organisationens behov och mål. Du kan planera för regelbundna utvärderingspunkter under året för att analysera hur de olika HR-processerna fungerar och om de behöver justeras. Använd feedback från medarbetare, chefer och ledningsgruppen för att informera om eventuella förbättringar eller förändringar som behöver göras. Flexibilitet är nyckeln till att ha ett framgångsrikt HR-årshjul som kan anpassas till förändrade behov och omständigheter.

Husk at HR-årshjulet ikke er en statisk plan. Det er viktig å evaluere og tilpasse den jevnlig for å sikre at den fortsatt oppfyller organisasjonens behov og mål. Planlegg regelmessige evalueringspunkter i løpet av året for å analysere hvordan de ulike HR-prosessene fungerer, og om det er behov for å justere dem. Bruk tilbakemeldinger fra ansatte, ledere og ledergruppen som grunnlag for eventuelle forbedringer eller endringer. Fleksibilitet er nøkkelen til et vellykket HR-årshjul som kan tilpasses skiftende behov og omstendigheter.

Dette er den andre delen av bloggserien vår, som veileder nye HR-ledere i ulike deler av jobben deres. Hvis du gikk glipp av det første innlegget, finner du det her:

1. «Grunnleggende administrative "must haves"» forklarer hvordan man skal prioritere de administrative oppgavene som venter alle som etablerer en HR-funksjon i en organisasjon.

Neste kapittel i guiden vår for nye HR-ledere tar for seg kultur. Følg med!