Ofte er det mye usikkerhet knyttet til hvordan en medarbeidersamtale best bør gjennomføres, enten du leder eller deltar i samtalen. Dette er våre beste tips til deg som er medarbeider, leder eller jobber i HR.
Mange mener medarbeidersamtalen gir lite verdi, og derfor er unødvendig å sløse bort tiden på. Har man derimot en god plan for hvordan samtalen skal foregå for å få mest mulig ut av den og hvordan resultatene skal benyttes i videre arbeid, vil det gi svært stor verdi.
Det viktigste med medarbeidersamtalen er å avklare forventninger og skape rom for utvikling, trivsel og prestasjoner. Ved å få innsikt i hva medarbeider trenger for å trives, mestre, lære og yte, kan lederne lettere tilrettelegge for den enkelte. Medarbeidersamtalen er dermed et viktig virkemiddel for å utvikle og beholde gode medarbeidere.
Husk at selv om den årlige medarbeidersamtalen er kritisk, erstatter den likevel ikke den fortløpende dialogen mellom leder og medarbeider gjennom året. Jevnlige statusmøter er en forutsetning for engasjement og prestasjoner.
Så hvordan kan du som leder, medarbeider eller HR forbedre gjennomføringen og utfallet av medarbeidersamtalen?
Forberedelse og gjennomføring for lederen
Forbered deg godt og i god tid før medarbeidersamtalen. Informer medarbeideren om hensikt, innhold og forventninger. Sett av en til to timer og avklar avdelingens eller enhetens mål og resultater før samtalen. Benytt dessuten anledningen og samtalen aktivt som et konstruktivt ledelsesverktøy og en unik anledning til å skape resultater.
3 essensielle tips til lederen
- Vær grundig i dine forberedelser
- Vær objektiv og åpen i dine tilbakemeldinger
- Gå inn i møtet med en intensjon om at medarbeideren skal gå styrket ut
Under selve medarbeidersamtalen bør du sørge for å sitte uforstyrret. Slå derfor av og legg vekk telefonen. Vær oppriktig interessert, lytt og ha et positivt kroppsspråk. Tenk fremover og vær fremtidsorientert.
Bruk et skjema som underlag for struktur på samtalen og ta gjerne notater underveis. Hold fokuset på den enkelte medarbeideren, og ikke på organisasjonen. Vær så konkret som mulig og gi eksempler ved tilbakemeldinger.
Dersom du skulle møte på innvendinger eller motstand, forsøk å ikke fokusere på årsaken. Møt problemene, lytt til det medarbeideren har å si og prøv å forstå. Skift deretter kurs i samtalen med spørsmålet: – Hva foreslår du selv kan være en løsning? Led medarbeideren inn på det positive og vær konstruktiv i selv å foreslå løsninger.
Forberedelse og gjennomføring for medarbeideren
I likhet med den som skal lede møtet, er det viktig at også du forbereder deg godt og i god tid før selve samtalen. Sørg for å ha kunnskap om enhetens mål og planer. Gjør en nøktern og realistisk vurdering av egne resultater, kunnskaper og ferdigheter. Tenk også gjennom og foreslå mål og aktiviteter for neste periode inkludert dine utviklings- og læringsbehov.
3 essensielle tips til medarbeideren
- Se frem til samtalen, dette handler om deg og er en gylden anledning til å få tilbakemeldinger
- Du er i fokus, det naturlig å vise interesse og ta ansvar
- Vær konstruktiv, fortell leder hva du trenger for å prestere optimalt
Forberedelse og gjennomføring for HR
- Tilrettelegg for medarbeidersamtalen med god informasjon om prosessen
- Forhåndsdefiner et skjema med temaer som er tilpasset din organisasjon
- Skap struktur for å avklare forventninger, mål og ansvarsområder
- Tilby organisasjonen en IT-støttet prosess for enkelhet og dokumentasjon
- Fokuser på ledere; veiled dem i å gi medarbeideren konstruktive tilbakemeldinger og sette gode mål
