Sterk vekst ga nye utfordringer
– Når man vokser veldig fort slik vi har gjort de siste årene er det ikke lenger rom for å håndtere interne prosesser med systemer som egentlig ikke er laget for å støtte disse prosessene fullt ut, forteller Kristoffer Løvmyr, Payroll Manager i Kolonial.no. For å håndtere veksten nå og fremover er det viktig å kunne gjennomføre HR- og ledelsesprosesser effektivt, og på en måte som samtidig ivaretar medarbeiderne og kulturen i Kolonial.no.
Kolonial.no er Norges største matbutikk på nett. De tilbyr et bredt utvalg dagligvarer og middagsretter, enten levert hjem eller til hentepunkt og leverer til både privatpersoner og bedrifter. Kolonial samarbeider med kjente aktører som Rema 1000, Strøm-Larsen og Brødverket. Kolonial.no er det selskapet i sin kategori med raskest vekst i hele Norden og har som mål å lage Norges beste handleopplevelse for dagligvarer og å gjøre hverdagene friere og enklere for folk flest.
Det var våren 2017 at Kolonial.no virkelig fikk fotfeste i markedet og ekspansjonen satte fart. Etter hvert erfarte de at manuelle prosesser ble for ineffektive. – Vi ønsket å være i stand til å fortsatt møte behovene til medarbeiderne og engasjere og informere de bedre. Vi ville involvere de mer i prosessene og gjøre informasjon mer tilgjengelig for alle forklarer Løvmyr.
Teknologibedriften Kolonial.no sitt konkurransefortrinn ligger blant annet i teknologien i produktet som er nettbutikk og App, og i lagerstyring samt distribusjon. Etterhvert som bedriften har vokst har også systemlandskapet blitt mer komplekst, og behovet for systemer som håndterer data på en god måte øker. – Vi var avhengige å få på plass et HR-system som er skalerbart og kan være med på veksten – også geografisk, forteller Løvmyr videre. Etter en grundig prosess falt valget til slutt på CatalystOne Solutions, som er et nordisk selskap og leverandør av HR-system med norske røtter.
Viktig å bygge kultur og standardisere prosesser
– I en vekstfase som vi er inne i blir det viktig å få på plass struktur og standardisere prosesser for å oppnå effektivitet og de resultatene vi ønsker, uten å måtte bemanne mer innen administrative roller, fortsetter Løvmyr. Med høyt rekrutteringsvolum starter det mange nye mennesker som vi ønsker at skal bli en del av Kolonial.no raskt. Onboardingen er særdeles viktig for å bygge kultur og sikre at de nye får rett kompetanse og opplæring. Denne prosessen blir nå digitalisert og automatisert gjennom HR-systemet fra CatalystOne slik at vi kan øke rekrutteringstakten uten å ansette flere innen HR og rekruttering. Med standardiserte prosesser sikrer vi at alle får en god og varm velkomst og opplever at de blir ivaretatt med en gang. CatalystOne skilte seg ut fra de andre leverandørene ved at de hadde en god og sterk organisasjonskultur som matchet vår egen godt. Dette har bidratt positivt i prosessen og implementeringen av systemet.
HR-data er viktig i en datadreven organisasjon
Kolonial.no er en sterkt datadreven organisasjon. Derfor er det også svært viktig at HR-systemet håndterer all informasjon om medarbeiderne, også kalt HR-masterdata, på en god og sikker måte som er i tråd med personvernreglene og GDPR. – Vi ønsket å tilgjengeliggjøre data for både lederne og våre medarbeidere. Dette var en av årsakene til at CatalystOne stilte som en sterk kandidat med sin SaaS løsning, sier Løvmyr. CatalystOne var raske til å ta tak i de nye personvernreglene og sikre at alle kundenes HR-data håndteres sikkert og at personvernet ivaretas i henhold til GDPR.
– Skyløsningen gjør at vi kan logge oss inn hvor som helst, når som helst slik at vi alltid har viktige beslutningsdata tilgjengelig, forteller Kristoffer Løvmyr videre.
Teknologien skal hjelpe til videre vekst
Kristoffer Løvmyr om fremtiden: – For at Kolonial.no skal kunne fortsette å revolusjonere en hel bransje og videreutvikle morgendagens dagligvarehandel er det kritisk at også interne prosesser digitaliseres og forbedres. Det aller viktigste for Kolonial.no var å digitalisere og automatisere var HR-masterdata, onboardingprosessen samt lederstøtte som omfatter hverdagslige oppgaver som medarbeidersamtaler, målstyring og oppfølging.
