Hvis omstendighetene tvinger deg til å avslutte ansettelsesforhold online, er det en rekke ting du må tenke gjennom. For det første er det større fare for at den som slutter sitter igjen med en dårlig opplevelse. For det andre risikerer bedriften at sensitive opplysninger faller i gale hender, og at uriktig tilgang og misbruk av lisenser fører til ekstra pengebruk.
Hvis du vektlegger en god offboarding like mye som en god onboarding, oppleves du som respektfull og profesjonell. I tillegg får du uvurderlig innsikt i hvorfor den ansatte slutter og beskytter deg selv mot datasikkerhetstrusler.
Å gjøre slutt er alltid vanskelig
Uavhengig av om den ansatte har sagt opp, blitt oppsagt eller takket ja til et tilbud om sluttpakke, har det utvilsomt vært vanskelig å bestemme seg for å forlate arbeidsplassen. Til tross for omstendighetene er det ingen grunn til at tiden dere har hatt sammen trenger å være bortkastet, men det er lurt å ha en bevisst og gjennomtenkt avslutning og avskjed.
Et godt sted å begynne er å tenke over tiden og innsatsen begge parter har investert i forholdet, og hvor fort gjort det er å ødelegge alle årene med engasjement, tillit og lojalitet hvis den ansatte føler seg oversett og avfeid når arbeidsforholdet avsluttes. For å sikre at forholdet ikke ender slik, må du spørre deg selv hva du kan gjøre for at personen skal tenke «Jøss, det var sannelig noen av de fineste årene av yrkeslivet mitt», når de tenker tilbake på tiden som ansatt hos deg.
Ikke kast bort oppsigelsestiden
I store deler av Europa, og ikke minst her i Norden, er det ganske vanlig å ha lang oppsigelsestid. Du kommer derfor til å tilbringe en god del tid med den ansatte, kanskje flere måneder, før dere går hvert til deres. Hvordan skal du bruke den tiden? Enten kan du gå ut fra at den ansatte allerede har beveget seg videre mentalt (og mistrives mer og mer for hver dag som går), eller du kan bruke denne siste perioden på en god måte, ved hjelp av en gjennomtenkt og persontilpasset avslutningsprosess.
Oppsigelsestiden er naturligvis svært viktig for overføring av både kunnskap og arbeidsoppgaver, men dette er også en gylden mulighet til å finne ut mer om hvordan de ansatte har hatt det på jobb og hvorfor de eventuelt valgte å slutte. Den ansatte har svært lite å tape på å være fullstendig ærlig med deg i en slik situasjonen. Sørg for at du benytter deg av denne anledningen til å få ærlige tilbakemeldinger ved å skape en trygg og tillitsbasert stemning som gir den ansatte anledning til å åpne opp. Det er vanlig praksis i de fleste bedrifter å ha en formell avslutningssamtale, men en lang oppsigelsestid gir rom for å ta dette over tid og i flere runder, i stedet for bare én enkelt samtale den aller siste uken.
Dette er spesielt viktig hvis offboarding ikke foregår på selve arbeidsplassen. Det er alltid utfordrende å opprettholde kontakt mellom medarbeidere som jobber hjemmefra og lederne og kollegaene deres, men det er faktisk spesielt viktig å sørge for god kontakt i oppsigelsestiden. Hvis det passer slik, kan du gjerne passe ekstra godt på at den ansatte har det bra, at arbeidsmengden ikke blir for stor og at medarbeideren ikke drukner i arbeidsoppgaver eller kjeder seg. Motstå fristelsen til å detaljstyre, men tilby støtte og hjelp i denne siste perioden hos dere.
En fornøyd tidligere ansatt er en levende reklame for bedriften din
Du bør også tenke på oppsigelsestiden som en sjanse til å forme de siste minnene de ansatte tar med seg når de forlater bedriften. Hvorfor er dette så viktig? Fordi en fornøyd tidligere ansatt kommer til å snakke om tiden hos deg på en fordelaktig måte og vil omtale bedriften positivt til mulige jobbsøkere i fremtiden, og kanskje til og med vurdere å søke på nye jobber hos deg ved en senere anledning, etter å ha utviklet karrieren og kunnskapen sin andre steder.
Hvis du syns det er dumt at denne medarbeideren forlater dere, bør du sørge for å gjøre det veldig tydelig at du virkelig setter pris på all innsatsen. Og selv når omstendighetene er mindre hyggelige kan du sørge for å håndtere situasjonen på en forståelsesfull og profesjonell måte, slik at alle involverte kan gå videre med verdigheten og respekten i behold.
Du kan se for deg at du sender en ambassadør for merkevaren din ut i verden – en person som kan fremsnakke eller ødelegge omdømmet ditt, avhengig av hvordan du håndterer de siste ukene dere tilbringer sammen. På samme måte som du bare får én sjanse til å gjøre et godt førsteinntrykk, får du bare denne ene sjansen til å gjøre et varig siste inntrykk. Dessuten må du ikke glemme at andre ansatte følger med på hvordan du håndterer denne prosessen. Hvis de ser at kollegaen som holder på å slutte, føler et stikk av anger over å være på vei vekk, fordi du tar så godt vare på ham, vil de andre være fornøyde med at de selv blir værende.
Tett igjen alle smutthullene
I situasjoner der man ikke er fysisk til stede på arbeidsplassen, kan det være en logistisk utfordring å sørge for at alt utstyr leveres tilbake. Hvis den ansatte ikke kan levere tilbake datamaskinen eller telefonen selv, kan du tilby å få sendt tingene med bud, eller i det minste å dekke transportkostnadene. På denne måten sikrer du at utstyret og all den sensitive informasjonen det potensielt kan inneholde blir trygt returnert, og den ansatte på sin side får levert utstyret på en grei måte.
Det kan virke som dette vil medføre veldig mye arbeid, samtidig som du skal håndtere alt det praktiske rundt en medarbeider som holder på å slutte, men det er her automatisering kommer inn og redder deg. Rutineoppgaver som følger med avslutningen av alle medarbeiderforhold, som f.eks. sjekklister for overleveringer, fjerning av tilganger til systemer, signering av oppsigelsesbrev osv., kan håndteres av et digitalt system. Dermed kan du bruke tiden din på å sørge for at medarbeiderens siste tid i bedriften oppleves som mer verdifull og personlig. Det blir mye enklere å gjennomføre en offboarding fra hjemmekontor når alle disse oppgavene kan løses digitalt med en automatisert flyt som gjør det enkelt for alle involverte å vite hva de trenger å gjøre.
Gjør det til en feiring, ikke en flukt
Lettelsen du eller medarbeideren som holder på å slutte kanskje kjenner på, skal handle om at dere er fornøyde med at ting er avsluttet på en god måte, ikke at reisen endelig er over. Nøkkelen til en positiv avgang er å trekke frem det de ansatte som slutter har oppnådd, gratulere dem med nye muligheter og sørge for at de opplever at de nå skal videre, ikke at de rømmer.
Hvis du vil lære mer om hvordan en digitalisert tilnærming til rekruttering, onboarding og offboarding kan frigjøre tid som du kan bruke på den personlige biten av personalledelse, kan du laste ned e-boken vår, «Digitalisering av rekruttering, onboarding og offboarding».
