8 tips til hvordan du får mer ut av medarbeidersamtalen

Medarbeidersamtalen er i endring, og for å henge med i tiden og kjenne til den beste måten å utnytte denne samtalen på, er det viktig å være oppdatert på hva slags rolle den vil ha fremover.

Vi starter med myten om Sisyfos. Han skal ha vært konge av Korint, og var berømt for sin sluhet, noe som fikk gudene til å straffe ham. I underverden ble han dømt av gudene til å rulle en stein opp en skråning til evig tid, og hver gang steinen nådde toppen, rullet den ned igjen, og Sisyfos måtte starte på nytt.

Medarbeidersamtalen fortoner seg for mange HR-ledere og linjeledere nettopp slik – som sisyfosarbeid. Men må det virkelig være på den måten?

Medarbeidersamtalen på den gamle måten

En undersøkelse i Politiet i 2012 med 10.500 deltagere, konkluderte med at når medarbeidersamtalen inkluderte tiltak, oppfølging og evaluering, er det den viktigste enkeltfaktoren for å bedre jobbtilfredshet blant ansatte.

Derimot, om dette mangler, ser vi at tilfredsheten hos ansatte synker, og hva er årsaken til det?

Tidligere fungerte medarbeidersamtalen som et selvpålagt, årlig rituale med hovedfokus på psykososiale forhold. Temaer som ble tatt opp kunne være: Hvordan er samarbeidet? Hva kan gjøres for at alt skal bli bedre? Hvilke opplæringstiltak skal vi bli enige om?

Det er ikke nødvendigvis feil å ta opp slike ting, men verdien av ritualet oppfattes som lav når samtaleinnholdet er så bredt. Rutinen ble gjerne utviklet av HR og støttet av dokumentmaler som kunne hentes fra intranettet. En papirbasert prosess som dette er tungvint, og det er i praksis umulig å få tak i data som kan benyttes til å sette i gang viktige organisasjonsutviklingstiltak.

I tillegg er det vanskelig å ha begrep om kvaliteten på samtalene, hvis de i det hele tatt gjennomføres. Og plutselig en dag har ett år gått, og nye medarbeidersamtaler avholdes der man lurer på hva fjorårets samtale handlet om. Oppfølgingen i mellomtiden har åpenbart vært mangelfull. Høres dette kjent ut? Det gjør nok det for veldig mange. Så hva er nytt da?
 

Medarbeidersamtalen på den nye måten

Stadig flere endrer medarbeidersamtalens rolle, slik at den blir en verdifull arena for utøvelse av lederskap i hverdagen. Vi mener at medarbeidersamtalen kan utvikles til å bli selve bærebjelken innenfor talent- og prestasjonsledelse i enhver bedrift. Her er oppskriften for å få det til:

1. Engasjer topp- og  linjeledelse i utarbeidelsen av prosessen og hensikten med den. Unngå at det blir et isolert HR-initiativ.
2. Se på medarbeidersamtalen som et viktig ledd i en helhetlig prosess som skal leve i hverdagen, der løpende oppfølging er en sentral del. Det har altså blitt mer og mer vanlig med en såkalt statusdialog, denne går kontinuerlig gjennom året, i tillegg til den årlige medarbeidersamtalen. Statusdialogen holdes for eksempel månedlig eller hver tredje måned, og er ikke like formell som medarbeidersamtalen. Det er viktig å ha en leverandør av HR-system som har en modul for som støter statusdialogen.
3. Ha i bakhodet at prosessen skal virke motiverende og engasjere medarbeidere.
4. Temaer som arbeidsmål, etterlevelse av atferdskrav, ivaretakelse av personlig utviklingsbehov og prestasjonsvurderinger må inn i samtalen.
5. Benytt data som oppstår i medarbeidersamtalen som input til for eksempel lønns- og bonusdiskusjoner, talentutvikling og etterfølgerplanlegging.
6. Legg vekt på internkommunikasjon om initiativet, med hovedvekt på hvorfor og hva det betyr for den enkelte.
7. Introduser IT-støtte for prosessen av medarbeidersamtalen. Det sikrer effektiv gjennomføring, tilgang til data og mulighet for å gjøre analyser og iverksette tiltak.
8. Tren ledere i prosess- og verktøy. Tren dem også i hvordan de skal lage gode mål og gjennomføre samtaler.

Og vips, så er sisyfosarbeidet erstattet med en bærebjelke som betydelig øker de ansattes engasjement og bedriftens resultater.

Da gjenstår det bare for oss å ønske deg lykke til med de forestående medarbeidersamtalene!