Utviklingen innen HR-teknologi og Human Capital Management (HCM) gjør at stadig flere bedrifter anser HR-systemer som forretningskritiske.
I starten ble det lettere å ha kontroll på personaldata og gjøre det mer effektivt for HR og ledere å styre enkelte HR-prosesser. Løsningene var ofte begrenset til én eller noen få spesifikke HR-prosesser.
HCM og HR-løsninger har i dag utviklet seg til å omfatte alle de viktigste HR- og ledelsesprosessene og bidrar til økt effektivitet gjennom standardisering og automatisering. Videre har de beste løsningene kobling til flere kjernesystemer som deler data på tvers av organisasjonen, og bidrar til bedre analyser og beslutningsgrunnlag for ledelsen.
Denne artikkelen vil ta for seg noen av hovedgrunnene til at HR-systemer anses som forretningskritiske på moderne arbeidsplasser.
1. ”Single source of truth”
Et HR-system gir strammere kontroll på personaldata ved at all denne sensitive informasjonen samles på ett sted. Dette gir økt compliance og datasikkerhet og har gjort at både IT, ledergruppen og HR vurderer HR-systemet som langt mer forretningskritisk enn tidligere.
Alle IT-systemer trenger oppdaterte data for å skape verdi og gi riktig bilde av status i selskapet. Ett eksempel hvor det er kritisk å ha oppdatert data er lønnssystemet. Her kan det skje mange endringer gjennom året, og flere personer er involvert i prosessen. Da er det viktig at fasiten ligger kun ett sted og videre distribueres ut til andre systemer som er avhengig av den samme informasjonen. På denne måten unngår man feil og unødvendig ressursbruk. Det er i HR-systemet personaldata først genereres og endres. Derfor tar stadig flere IT-avdelinger i bruk HR-systemets masterdata som hele organisasjonens hovedkilde som igjen kan trigge og styre andre prosesser, som for eksempel automatisk tilgangsstyring eller sletting av data.
2. Viktig ledd i intern digitalisering
Teknologi og digitalisering spiller en stadig viktigere rolle på arbeidsplassen fordi man ofte oppnår økt produktivitet, mer effektive prosesser og bedre innsikt. Systemstøtte for å digitalisere HR-prosesser har blitt et viktig verktøy for å sikre at organisasjonen er mest mulig samkjørt rundt prioriteringer og mål, og på denne måten bidra til å forbedre bedriftenes resultat- og måloppnåelse.
Digitalisering av HR- og ledelsesprosesser er for mange organisasjoner like viktig som å gi kundene en digital kundereise for å skape videre vekst. Hvis man skal være konkurransedyktig fremover er det kritisk at også interne prosesser er digitalisert slik at man har den systemstøtten som trengs for å unngå at data eller hverdagslige oppgaver blir flaskehalser som hindrer endring og vekst.
3. Reduserer risiko og kostnader
En bedrifts renommé står på spill ved datalekkasjer og mangelfull tilgangsstyring. IT eier ofte ansvaret for datasikkerheten. En klassisk situasjon som øker risikoen for å skade en bedrifts gode rykte er at data kommer på avveie eller at noen urettmessig får tilgang til sensitive data.
Når en person starter eller slutter betyr det også endringer i lisenser, tilganger og data som skal lagres. For å styre tilganger og ha kontroll på lisenser, noe som også hjelper med håndtering av datasikkerhet, er man avhengig av at IT, eller sikkerhetsansvarlig som eier dette ansvaret, enkelt oppdateres med informasjon om endringer i roller og personalforhold fra HR. Mange organisasjoner benytter seg nå av HR-systemer som minimerer risiko gjennom automatiserte prosesser ved endringer i arbeidsforhold.
Flere og flere selskaper definerer at HR-systemet er kjernen i all informasjonsflyt relatert til ansattdata, inklusive lisensiering, tilganger og Active Directory. På denne måten er de garantert at alle har de lisenser og tilganger de har krav på relatert til sin rolle. Når noen slutter vil alle data som skal slettes kunne bli slettet i alle systemer samtidig. Lisensene termineres og tilganger stoppes. De sparer ikke bare kostnader på å ha full kontroll på lisenser, men de har også full compliance mot GDPR.
4. Data-drevet innsikt i organisasjonen
Når systemer integreres og data deles på tvers av plattformer vil man kunne berike datasett med data fra ulike systemer. Det medfører at man kan analysere HR-data sammen med data fra andre systemer for å få bedre og mer verdifull innsikt i organisasjonen og forutsigbarhet for fremtiden.
HR-systemer som tilbyr gode analyseverktøy og rapporteringsmuligheter gjør det mulig å analysere trender og gi dypere innsikt for å støtte viktige, strategiske beslutninger for organisasjonen. For eksempel kan de bidra med å identifisere risiko for at nøkkelpersonell og de beste talentene forlater organisasjonen. Da kan du øke sannsynligheten for at du beholder dine mest verdifulle ressurser ved å innføre tiltak før det er for sent.
Et annet eksempel er at du kan kombinere informasjon om medarbeiderne med for eksempel fraværsstatistikk og prestasjonsdata og faktiske resultater i organisasjonen for å identifisere trender og vurdere resultatene av forskjellige tiltak. Det finnes også integrasjonsplattformer som kan trekke ut og kombinere HR-data og data fra andre kjernesystemer, som for eksempel ERP-, eller prosjekteringssystemer for videre behandling i BI-systemer.
5. Fremtidssikre bedriftens kompetansebehov
Raskere utvikling i teknologi, økende datamengder og behov for innsikt og smartere utnyttelse av data endrer måten mennesker og bedrifter jobber på. I denne nye virkeligheten endrer kompetansekravene seg raskt. Ledere må spørre seg selv:”Hvilke ferdigheter trenger vi for å sikre konkurranseevnen og måloppnåelsen i fremtiden?”
Dette viser hvor viktig det er at ikke bare HR-, men ledergruppen forstår hvor viktig det er at HR-systemet kan kartlegge kompetansegap, behov for fremtiden og bidra med både rekruttering av de rette ressursene og videre opplæring og kursing for å sikre at kompetansen som trengs er på plass. Rekruttering og opplæring tar lang tid og er kostbart, og mange har ikke råd til å gjøre feil ettersom det betyr at bedriftens prestasjoner er sårbare ovenfor de knappe ressursene medarbeiderne er.
Berører hele organisasjonen
HR-systemer har nå blitt forretningskritiske i forhold til risikohåndtering, kostnadsbesparing, digitalisering, planlegging og en rekke andre områder som er viktige for moderne, fremtidsrettede arbeidsplasser.
I dag bidrar HR-systemer til å skape verdi på tvers av hele organisasjonen. De legger til rette for at HR og ledere kan bygge en sterk og god kultur, løfte enkeltmennesker, avdelinger og grupper, og gi dem den oppfølgingen de trenger. Gjennom data gir de også innsikten man trenger for å kunne planlegge og gjennomføre strategiske tiltak som løfter organisasjonen til å prestere bedre og oppnå forutsigbarhet. HR-systemet vil også spare tid og kostnader gjennom automatisering av rutinemessige oppgaver, noe som forminsker risikoen for manuelle feil og justeringer.
En enhetlig og helintegrert løsning samler alle HR- og ledelsesprosessene i et system, noe som gjør det enklere for både ledelse, HR og medarbeidere. For å lære mer om prosessen for å anskaffe et HR-system, klikk her: https://content.catalystone.com/no/veiledning-til-valg-av-hr-system
