Antallet af udbydere af HR-software til Human Capital Management er hastigt voksende, da flere og flere software-leverandører, har indset at digitalisering af HR- og ledelsesprocesser, er gået fra at være et "nice-to-have", til at være blevet et "need-to-have", inden for få år.
Derfor er det også blevet betydeligt sværere at navigere iblandt de mange leverandører og udbydere, som benytter en lang række forskellige udtryk og begreber, til at beskrive deres software med - og som ikke altid er helt klart defineret.
For at undgå at man køber katten i sækken eller at man begynder at sammenligne æbler med pærer, så vil jeg her give jer en række gode råd og tips som I kan bruge når I prøver at danne jer et overblik over markedet.
Tip nr.1 - Start med at definer jeres behov
Det kan virke helt banalt, men det er måske det vigtigste punkt i en købsproces. Sørg for at gennemgå alle jeres HCM-behov, både internt i HR, men i høj grad også iblandt medarbejderne, mellemlederne, topledelsen og IT. Der kan være mange behov som kan dækkes ved et HCM-system, som måske ikke er åbenlyse, hvis man ikke har involveret de andre afdelinger og roller.
Det kan tænkes at jeres umiddelbare behov har udspring i datasikkerhed, GDPR eller et ønske om at få udskiftet et ældre IT-system. Men det er absolut også en mulighed for at få dækket en lang række andre behov for digitalisering af virksomhedens Human Capital Management.
Medarbejderne har måske et behov for at nemt få et overblik over deres vagtplaner, ferie og sygedage? Topledelsen ønsker måske at få mere konkret HR-data som de kan bruge i den strategiske planlægning? IT-afdelingen har måske behov for at få samlet alle sine medarbejder data i ét samlet system? Linje-lederne drømmer måske om at have systemunderstøttelse af deres onboarding processer, eller en nem oversigt over medarbejdernes KPI'er?
Når I nu har fået afdækket alle jeres behov, er det aktuelt at påbegynde at lave en kravspecifikation, som også involvere de forventninger som IT har til systemet, rent teknisk og integrationsmæssigt. Sørg derfor for at afdække jeres samlede behov, både på kort sigt og på længere sigt - hvilket leder os til tip nr.2:
Tip nr.2 - Tænk langsigtet
Traditionelt set, så udskifter man ikke så ofte sit HCM-system - hvilket betyder at man skal passe på med at tænke kortsigtet når man vælger leverandør. Hvis I vælger en "best-of-breed" leverandør, så kan I risikere at jeres behov vokser fra mulighederne der findes i systemet, og så kan I ende med at skulle ud og vælge en anden leverandør efter kort tid - hvilket formodentligt vil være utilfredsstillende for både jer og leverandøren.
Omvendt kan det også være at I kan spare en del, hvis I er sikker på at jeres behov IKKE vil øges over de næste par år og det derfor bedre kan betale sig at vælge en mindre leverandør med et mere snævert produkt-fokus. Derfor er det utroligt vigtigt at I har et godt overblik over forskellene på leverandørerne. Hvilket bringer os til tip nr.3:
Tip nr.3 - Læs godt op på leverandørerne
Man kan komme langt ved at Google sig frem til leverandører af HCM-/HR-/HRM-systemer osv. og det kan være en god ide at lave en oversigt over jeres behov og de leverandører I kan finde frem til. Så kan I, ud fra informationen på deres website, forhåbentligt danne jer et overblik over de leverandører som (formodentligt) vil kunne opfylde størstedelen af jeres behov.
Hvis I allerede nu er i stand til at prioritere jeres behov, så er det måske muligt at se hvilke af de mange leverandører som kommer tættest på at opfylde dem alle sammen.
Overvej også om leverandøren har den rette størrelse og lokale tilstedeværelse til jeres behov. Nogle fortrækker store internationale leverandører og andre fortrækker en mindre og lokal leverandør. Der er ikke nogen garrentier for at det ene er bedre end det andet, men I skal nok gøre jer nogle overvejelser om hvad I fortrækker.
Tip nr.4 - Udvælg maksimalt 4-5 potentielle leverandører
Lav en shortlist af maksimalt 4-5 potentielle system leverandører. Vores erfaring viser at det ofte er en tidskrævende og omfattende proces at snakke med leverandørerne og det derfor kan være svært at bevare overblikket over for mange. Derfor er det min anbefaling I prøver at holde jer til 3-4 potentielle leverandører. Skulle det ende med at der ikke er nogle af disse leverandører der virker som det rette valg for jer, så kan I altid gå tilbage og invitere nogle nye leverandører ind i processen.
Tip nr.5 - Forklar tydeligt jeres behov og forventninger til leverandøren.
Når I møder leverandørerne, kan I sikkert hurtigt blive imponeret over nogle flotte og smarte funktioner som f.eks. kunstig intelligens (AI), Predictive Analytics eller Robotics Process Automation (RPA), hvilket også er utroligt spændende - Men sørg for at holde fokusset på jeres liste af behov.
Spørg konkret ind til hvordan deres system kan løse jeres liste af behov. Hvis muligt så se gerne en demo af systemet og dan jer et indtryk af hvor brugervenligt det virker.
På dette tidspunkt vil det også være hensigtsmæssigt at IT er involveret i processen, da der kan være IT-tekniske forskelle på de forskellige systemer, som kan være afgørende for om I kan opfylde jeres behov til IT-sikkerhed, compliance osv.
Tip nr.6 - Pas på med at fokuser udelukket på omkostningen
Efter at I har fået bedre overblik over de forskellige leverandører og I måske har udarbejdet en færdig kravspecifikation, indhentet tilbud fra leverandørerne og skal til at sammenligne de forskellige tilbud - så er det afgørende at man ikke ser sig blind på omkostningen. For det første skal I huske at lige meget hvor billigt det er, så vil det ikke skabe nogen værdi hvis det ikke bliver brugt og er implementeret korrekt.
Desuden er det vigtigt at huske på at omkostningen ved at få systemet implementeret og sat op, ofte er sekundær i forhold til prisen for systemet over tid. Se derfor på "Total cost of ownership" og sammenlign med den langsigtede værdiskabelse et sådant system vil skabe for forretningen.
Husk desuden at der også skal afsættes tid i jeres interne HR-afdeling til at implementere og udrulle systemet i jeres virksomhed. Det kan variere meget hvor lang tid der skal afsættes til at implementere systemet succesfuldt. Der kan være tale om mange timer/uger/måneder.
