Medarbejdersamtale, udviklingssamtale, statussamtale, opfølgningssamtale – kært barn har mange navne. Men disse samtaler er forbundet med stor usikkerhed om, hvordan man gennemfører dem på en god måde. Jeg deler mine bedste tips med dig, som er medarbejder, leder eller arbejder med HR.
Hvorfor medarbejdersamtaler?
Det vigtigste ved medarbejdersamtalen er at afstemme forventninger og skabe plads til udvikling, trivsel og præstationer. Ved at få indsigt i hvad der skal til, for at medarbejderne trives, mestrer, lærer og yder, kan lederne nemmere lægge planer for den enkelte. Medarbejdersamtalen er dermed et vigtigt virkemiddel for at udvikle og holde på gode medarbejdere.
OBS: Medarbejdersamtalen er vigtig, men erstatter ikke løbende dialog mellem leder og medarbejder året igennem. Regelmæssige statusmøder er en forudsætning for engagement og gode præstationer.
Forberedelse – leder
Forbered dig godt og i god tid inden medarbejdersamtalen. Informer medarbejderen om formål, indhold og forventninger. Afsæt 1-2 timer. Få afklaret afdelingens/enhedens mål og resultater inden samtalen. Anvend lejligheden og samtalen aktivt som et konstruktivt ledelsesværktøj og en unik anledning til at skabe resultater.
3 tips till lederen
- Vær grundig i dine forberedelser
- Vær objektiv og åben i din feedback
- Gå ind til mødet med en intention om, at medarbejderen skal gå styrket derfra
Forberedelse – medarbejder
Forbered dig godt og i god tid inden medarbejdersamtalen. Sørg for, at du kender enhedens mål og planer. Foretag en nøgtern og realistisk vurdering af dine resultater, din viden og dine færdigheder. Overvej mål og aktiviteter, som du kan foreslå til den kommende periode, herunder dine udviklings- og læringsbehov.
3 tips til medarbejderen
- Glæd dig til samtalen, den handler om dig og er en gylden mulighed for at få feedback
- Du er i fokus, det er naturligt at vise interesse og tage ansvar
- Vær konstruktiv, og fortæl lederen, hvad der skal til, for at du kan præstere optimalt
Selve medarbejdersamtalen
- Sørg for at sidde uforstyrret, sluk telefonen, og læg den væk
- Vær oprigtigt interesseret, lyt, og hav et positivt kropssprog
- Vær fremtidsorienteret
- Brug et skema for at få struktur på samtalen, tag noter undervejs
- Hav fokus på medarbejderen, ikke på den øvrige organisation
- Vær konkret, og kom med eksempler i forbindelse med feedback
Indvendinger og modstand
Fokuser ikke på årsagen, når du møder modstand. Vær imødekommende, lyt og forstå. Skift derefter kurs i samtalen med spørgsmålet: “Hvad er dit forslag til en løsning?” Led medarbejderen ind på det positive, og vær konstruktiv ved selv at foreslå løsninger.
Tips till HR 🙌
- Forbered medarbejdersamtalen med god information om processen
- Udarbejd et skema med temaer, som er tilpasset din organisation
- Skab en struktur i forhold til at få afstemt forventninger, mål og ansvarsområder
- Yilbyd organisationen en it-understøttet proces, som sikrer enkelthed og dokumentation
- Fokuser på ledere, vejled dem i, hvordan de giver medarbejderen konstruktiv feedback og sætter gode mål
