Er du tvunget til at gennemføre en medarbejders offboarding eksternt, er der flere ting at være opmærksom på. For det første risikerer din organisation at gøre det til en dårlig oplevelse for medarbejderen, der holder op, og for det andet er der en risiko for, at følsomme data kan komme i de forkerte hænder, og at der kan tabes penge på fejl i processen.
At afslutte ansættelsen med en lige så gennemtænkt proces som onboardingen skaber en atmosfære af respekt og professionalisme, og det giver samtidig indsigt i, hvorfor medarbejdere forlader firmaet, og hvor der er sikkerhedsrisici.
Uanset om en medarbejder har sagt op, er blevet fyret, tager imod en fratrædelsesordning eller går på pension, har det uden tvivl været en vanskelig beslutning. Men uanset situationen er der ingen grund til, at den tid, I har tilbage sammen, skal spildes – så længe du vælger en bevidst, velplanlagt tilgang til at afrunde oplevelsen og sige farvel.
Start med at overveje den tid og de kræfter, som både du og din medarbejder har investeret i forholdet – og hvordan flere års engagement, tillid og loyalitet kan brydes, hvis den ansatte forlader din virksomhed og føler sig ignoreret og devalueret. Tænk over, hvor forskelligt det kan falde ud, hvis du spørger dig selv, hvad du kan gøre for at sikre, at den ansatte ser tilbage og tænker: "Wow, det var nogle af de bedste år i min karriere."
I store dele af Europa og især i Norden er lange opsigelsesperioder ret almindelige. Det betyder, at du og din medarbejder vil tilbringe nogen tid sammen – måske endda et par måneder – inden et farvel. Hvordan vil du bruge den tid? Du kan enten antage, at din medarbejder allerede har tjekket ud rent mentalt, eller du kan bruge tiden konstruktivt med en gennemtænkt, personlig offboarding-tidsplan.
Opsigelsesperioden er naturligvis vigtig til at overføre viden og udføre overdragelsen, men det giver også mulighed for at få indsigt i, hvordan medarbejderne har haft det med at arbejde sammen med dig, og – hvis de har sagt op – hvorfor de rejser. Du har nu at gøre med nogen, der har meget lidt at tabe ved at være helt ærlige over for dig. Så sørg for at gribe muligheden for at få ærlig feedback ved at skabe en atmosfære af sikkerhed og tillid, så de kan tale frit. Mens et formelt exit-interview er almindelig praksis i de fleste virksomheder, er der i en lang fratrædelsesperiode mulighed for at tage tingene i etaper frem for at gennemføre et enkelt interview i den sidste uge.
Det er ikke mindst vigtigt, hvis offboarding sker på afstand. Selv under ansættelse kan det være svært at opretholde en tæt forbindelse mellem den fjernansatte og hans eller hendes team og ledere. Under en opsigelse bliver dette endnu vigtigere. Hvis det er muligt, kan du tilføje ekstra indtjekninger for at hjælpe med medarbejderens arbejdspres i opsigelsesperioden, så han eller hun hverken keder sig eller drukner i opgaver. Undgå fristelsen til mikromanagement, men tilbyd i stedet hjælp og support, når en ansat afslutter sin tid sammen med dig.
Du bør også tænke på opsigelsesperioden som en mulighed til at forme de minder, din medarbejder tager med sig. Hvorfor er det vigtigt? Fordi en glad tidligere medarbejder taler positivt om sin tid hos dig, giver gode anbefalinger videre til potentielle kandidater og endda vil overveje at søge om fremtidige stillinger hos dig, når han eller hun har videreudviklet sin karriere og kompetencer andre steder.
Hvis du er ked af sige farvel til en ansat, skal du sørge for at sige, hvor meget du har sat pris på det, I har opnået sammen. Og selv når omstændighederne ikke er gunstige, kan du stadig sørge for, at situationen håndteres følsomt og professionelt, så alle involverede siger farvel med deres værdighed og respekt intakt.
Tænk på det som at sende en ny brandambassadør ud i verden – en person, der kan opbygge eller nedbryde dit omdømme alt efter, hvordan du håndterer jeres sidste uger sammen. Ligesom du kun har én chance for at gøre et godt, første indtryk, får du også kun én chance, når du skal sige farvel. Og glem ikke, at dine andre medarbejdere holder øje med, hvordan du håndterer denne proces. Hvis en afgående medarbejder viser et gran af beklagelse over at tage af sted, fordi du har behandlet ham eller hende godt, vil andre være glade for at holde fast.
I situationer med fjernarbejde kan det være en logistisk udfordring at sikre, at alt udstyr returneres. Hvis din ansatte ikke selv kan bringe sin pc eller telefon tilbage til kontoret, kan du tilbyde afhentning med en budtjeneste eller i det mindste tilbyde at dække transportomkostningerne. På den måde er du sikker på, at udstyret og de følsomme data, det måtte indeholde, returneres sikkert, og din medarbejder får muligheden for at returnere udstyret uden problemer af nogen art.
Alt dette kan virke som besværligt ekstraarbejde oven i alle de andre praktiske opgaver i forbindelse med fratrædelsen, men her kan automatisering være en stor hjælp. Rutinemæssige opgaver i forbindelse med offboarding – såsom afleveringstjeklister, fjernelse af systemadgang, underskrivelse af fratrædelsesformularer osv. – kan administreres af et digitalt system, mens du bruger tid på at skabe værdifulde, personlige oplevelser for den medarbejder, der skal holde op. Det gør remote offboarding til en enklere proces, når alle disse opgaver kan udføres online ved hjælp af et automatiseret flow, hvor alle involverede ved, hvad de skal gøre.
Den lettelse, som du eller din fratrædende medarbejder måtte føle, skal helst skyldes, at alt er afrundet pænt og ordentligt, og ikke at rejsen endelig er forbi. Nøglen til en positiv exit er at fejre de opnåede resultater, ønske held og lykke fremover og i det hele taget sørge for, at den ansatte føler, at han eller hun nu skal videre og ikke undslipper.
Vil du vide mere om, hvordan en digitaliseret tilgang til processerne kan give dig mere tid til den menneskelige side af HR, skal du downloade vores e-bog: "Din guide til digital rekruttering, onboarding og offboarding".