Guide for nye HR-chefer, 2. del - Årets HR-cyklus

Ligesom organisationer er der også stor forskel på årets HR-cyklus. Er du den allerførste HR-chef i din organisation, skal du sandsynligvis selv udvikle og implementere processerne. Men hvor skal du begynde?

“Lønoversigt og -vurderinger er processer, som de fleste organisationer allerede har på plads i den ene eller den anden form. Start med dem,” anbefaler Camilla Hydén Karlsson, VP People & Culture i CatalystOne.

Når det vigtigste er på plads, kan du introducere andre processer, der understøtter organisationens ambitioner og behov. Hvis lønvurderingen har været eneste regelmæssige opfølgning af de enkelte medarbejdere, anbefaler jeg at overveje et skift i retning af løbende opfølgning. Det kan være ‘statussamtaler’, ‘under fire øjne’ eller ‘ad-hoc performance dialog’. Kært barn har mange navne, men der er tale om vigtige kontaktpunkter mellem ledelse og medarbejdere. Formålet er at evaluere udviklingsmål og aktive indsatsområder. “Tingene forandrer sig hurtigt omkring os, og derfor skal både faglige mål og personlige udviklingskriterier ofte adresseres for at skabe engagement og have effekt i løbet af året. Andre former for opfølgning kan være uformelle tjek samt feedback fra kollegerne.

Medarbejderundersøgelsen er en anden proces, som de fleste organisationer har i deres HR-cyklus hen over året. Det er en god måde at få værdifuld indsigt på, når det gælder potentielle udfordringer i organisationen og for dine administrationsrutiner og -strategier. Når du overvejer, hvornår medarbejderundersøgelsen skal gennemføres i løbet af året, så husk på, at den kræver en del arbejde, og at dens konklusioner hurtigst muligt skal omsættes til operationelle udviklingsmål. Derfor giver det mening at gennemføre undersøgelsen i god tid før lønvurderinger og -forhandlinger – det kan for eksempel være 2-3 måneder før. En årlig medarbejderundersøgelse er imidlertid sjældent nok til at forstå medarbejdertilfredshed og -engagement på daglig basis. “Derfor anbefaler jeg at gennemføre hyppigere og mindre undersøgelser som nedslag hen over året.”

For at sikre dig, at din organisation har de kompetencer, der kræves fremover, har du også brug for at udvikle en proces til kompetenceudvikling. Hvilke udviklingsprocesser og tilbud skal virksomheden stå for, og hvad skal medarbejderen selv tage initiativ til?

Udviklingen af en HR-cyklus hen over året er første trin i din årsplan: Glem ikke, at du også skal kunne implementere disse processer, og at din organisation skal have de nødvendige værktøjer. Prioritering er vigtig, men Camilla har også et godt råd, hvis din ‘to-do’-liste bliver længere og længere: “Sørg for et fornuftigt og rimeligt ambitionsniveau. Du skal ikke have alting på plads på én gang.”

Eksempler på aktiviteter til et HR årshjul

Kvartalsvis:

• Medarbejdersamtaler: Gennemfør kvartalsvise eller halvårlige medarbejdersamtaler for at sikre løbende feedback og udvikling.
• Pulsmålinger: Gennemfør hurtige og korte pulsmålinger for at måle medarbejdernes engagement og trivsel i løbet af året.

Halvårligt:

• Opfølgning på udviklingsmål: Gennemgå og opdatere medarbejdernes individuelle udviklingsmål og planer.
  
• Kompetenceudvikling: Evaluere organisationens kompetencebehov og planlægge kompetenceudviklingsaktiviteter.

Årlige aktiviteter:

• Årlig medarbejderundersøgelse: Gennemfør en dybdegående medarbejderundersøgelse og analyser resultaterne for at identificere udfordringer og strategiske områder at fokusere på.
• Uddannelsesplanlægning: Planlæg uddannelsesprogrammer for at undersøtte medarbejderens udvikling og organisationens mål.
• Rekruttering og onboarding: Gennemgå rekrutteringsprocessen og planlæg onboarding-aktiviteter for nye medarbejdere.
• Lønrevison: Planlæg og gennemfør lønrevision og lønregulering.

Ad hoc-aktiviteter:

• Konfliktløsning: Håndter konflikter og problemer, der opstår i organisationen efter behov.
  
• Offboarding: Planlægge og gennemfør opsigelse af ​​ansatte, herunder fratrædelsessamtaler og opsigelsesprocesser.
  
• Policy opdateringer: Gennemgå og opdater personalehåndbøger og -politikker efter behov.
• Månedlig rapportering: Indsaml og analyser HR-relaterede data for at monitorere trends, tendenser og resultater.
  

Implementer et årshjul for HR

Når du har identificeret de vigtige HR-processer, der bør være en del af dit årshjul, er næste skridt at sikre, at de implementeres effektivt. Det betyder, at du skal tage initiativ til at sikre, at alle relevante medarbejdere og afdelinger er opmærksomme på at følge de fastlagte procedurer. Det kan omfatte uddannelse af ledere og medarbejdere i nye procedurer og sikre at man har de nødvendige ressourcer og værktøjer til at understøtte processerne. 

Evaluering og tilpasning af årshjulet

Det er vigtigt at huske, at HR-årshjulet ikke er en statisk plan. Derfor bør man løbende evaluere og tilpasse årshjulet for at sikre, at det stadig opfylder organisationens behov og mål. Du kan planlægge løbende evalueringspunkter i løbet af året, for at analysere hvordan de forskellige HR-processer fungerer, og om de skal justeres. Brug feedback fra medarbejdere, ledere og ledelsesteamet for at vurdere hvilke eventuelle forbedringer eller ændringer der skal foretages. Fleksibilitet er nøglen til at have et succesfuldt HR-årshjul, der opfylder de nødvendige behov og omstændigheder.

Næste kapitel i vores guide til nyudnævnte HR-chefer handler om virksomhedskultur. Klik ind og læs mere!

Fik du ikke læst første del? Du finder den her!

Har du planer om at investere i et nyt HR-system?

Vores Buyers Guide hjælper dig med at komme i gang og giver tips på hvad du skal overveje, når du sammenligner leverandører.