Fylder udtrykket Performance Management dig med frygt eller angst? Eller måske får det dig som manager til at sukke og rynke panden ved tanken om en akavet dialog med dit team? I en periode har Performance Management været anset for gammeldags, besværligt og uden værdi. Men i efterspillet af Covid-19-pandemien, kan det være tid til at genbesøge en proces, som mange havde anset for irrelevant.
Hvad er Performance Management?
Lad os begynde med at definere Performance Management:
Performance management er en løbende proces, der har til formål at understøtte udviklingen af en medarbejder, så de kan udføre deres job efter bedste evne. Performance management justerer medarbejderrollen og aktiviteterne til virksomhedens strategiske mål, så virksomheden kan pleje og udvikle fremtidige talenter.
Udfordringen med de traditionelle metoder
I årtier har virksomheder valgt en ”one size fits all” -tilgang til styring af deres medarbejderpræstationer, hvorved alle i virksomheden vurderes ud fra en samlet rangering. Denne proces indebærer årlig/toårig/eller kvartalsvis én-til-én dialoger mellem ledere og medarbejder, hvor mål og præstationer diskuteres og gennemgås.
I nogle organisationer, blev metoden kaldt for “rank and yank”, brugt til at udskifte de nederste 10% af arbejdsstyrken.
Det er derfor ikke overraskende at ærligt feedback ikke blev givet i frygt for fyring. Resultatet? En tidskrævende og ineffektiv proces der ledte til lav morale og manglende motivation.
En undersøgelse foretaget af CEB (nu Gartner) viste, at 95% af lederne var utilfredse med deres Performance Management -systemer, mens 59% af medarbejderne sagde, at de følte, at samtalerne ikke er er tiden værd. Endnu vigtigere sagde 90% af HR-cheferne, at de ikke følte, at systemet gav præcise oplysninger, og 56% af medarbejderne sagde, at de ikke modtog feedback om, hvad de skulle forbedre.
Performance management metoder I stigende popularitet
Hvis traditionel Performance Management allerede var forældet før pandemien, så er det fuldstændigt irrelevant nu. Som HR-ekspert Eric Mosley udtaler “Hvordan kan en performance samtale i december 2020, baseret på en 12 måneders gammel jobbeskrivelse, overhoved reflekterer de udfordringer som medarbejderne mødte i løbet af pandemien?”.
Dette er netop kernen af problemet: Traditionelle metoder er ikke agile nok for en moderne arbejdsplads. Traditionelle processer er baseret på opfattelsen at organisationer opererer i stabile omgivelser, men verden i dag er alt andet end stabil. Forandring og transformation er “the new normal”.
Så, hvilke nyere performance management metoder stiger i popularitet?
Udvikling, men ikke måling
I stedet for pisk eller gulerod, omfavner mange organisationer nu performance management for at engagere og udvikle deres arbejdsstyrke. Med flere ansatte der arbejder hjemmefra, er det at holde medarbejderne informeret, engageret og motiveret blevet en topprioritet.
Denne tankegang er ikke nødvendigvis ny og er baseret på principperne i modellen Continuous Performance Management, som har eksisteret i nogle år nu. I bund og grund handler det om at fjerne fokus fra at evaluere fortiden, til at engagere og udvikle sig i forhold til nutiden og fremtiden.
Løbende og gensidigt feedback
De årlige vurderinger udskiftes med regelmæssige check-ins, der typisk afholdes hver eller hver anden uge eller månedligt. Dette giver mellemlederne og medarbejderne mulighed for at løbende diskutere resultater, præstationer og udfordringer. Da medarbejderne ikke længere sidder samlet ét sted eller nødvendigvis arbejder på de samme tidspunkter af døgnet, er behovet for regelmæssig dialog blevet en nødvendighed.
En Harvard-undersøgelse fremhævede værdien af interaktioner, da den fandt ud af at hyppige check-in med ledere ikke kun forbedrede præstationer, men at samtalen ikke engang behøvede at fokusere på en bestemt opgave eller færdighed. Enhver interaktion - det være sig om familien eller vejret - løftede præstationen.
Tovejs- og 360-graders feedback er også blevet meget populært. Resultaterne giver en mere omfattende indsigt i medarbejderne og giver også HR-chefen mulighed for at identificere tendenser i afdelingen.
For eksempel har den seneste opblomstring af fjernarbejde resulteret i processtyringsproblemer for mange både ledere og HR. Sådanne udfordringer er lette at løse, hvis de identificeres tidligt. Eller i det mindste adresseret, før de eskalerer yderligere.
Coaching i stedet for evaluering
Det centrale i at engagere og udvikle medarbejdere er behovet for tillid og tovejs interaktioner. Stort set det modsatte af de gamle performance metoder, hvor lederen skriver en årlig, bagudrettet vurdering af, hvordan medarbejderen klarer sig.
God coaching vil indebære diskussioner mellem leder og medarbejder om forskellige dele af rollen eller et projekt - og en samarbejdsorienteret tilgang til, hvad der skal gøres og hvordan. Dette vil igen hjælpe medarbejderne til at udvikle mere autonomi ved at få mere ejerskab og ansvarlighed, samtidig med at det frigør lederens tid.
Et andet vigtigt aspekt af coachingmetoden er virksomheders evne til at udvikle deres medarbejders kompetencer. Selv før pandemien har den hurtige udvikling af teknologier og efterfølgende forretningsmodeller ført til mangel på kompetencer for mange organisationer.
I en nylig McKinsey Global Survey om fremtidige arbejdsstyrkebehov sagde ni ud af ti ledere, at deres organisationer enten allerede står over for manglende kvalifikationer eller forventer, at problemet vil udvikle sig inden for de næste fem år. Men mindre end halvdelen af respondenterne vidste, hvordan de skulle løse problemet.
Ifølge McKinsey skal virksomhederne for at imødekomme denne udfordring udforme en talentstrategi, der udvikler medarbejdernes kritiske digitale og kognitive evner, deres sociale og følelsesmæssige færdigheder og deres tilpasningsevne og robusthed. Med andre ord opbygning af medarbejderes færdigheder i kritisk tænkning og beslutningstagning, ledelse og ledelse af andre.
Managementrådgivningen understreger, at det nu er tid til, at virksomhederne fordobler deres læringsbudgetter og starter på omskoling.
Digital støtte
Samtidigt med skiftet til mere kontinuerlig performance management er brugen af digitale performance management-værktøjer øget.
Faktisk er den seneste performance management udvikling, direkte forbundet med den teknologi, der understøtter den. Evnen til at sætte KPI’er, mål og dele feedback er afgørende for succesen med enhver kontinuerlig performance implementering.
Performance management software giver også HR- og teamledere mulighed for at sikre konsistens og gennemsigtighed gennem effektivisering, strukturering og planlægning af processer, der derefter er tilgængelige og synlige for alle.
HR-software kan automatisere ledelses processer hvilket sparer ikke kun tid og forbedrer effektiviteten, men kan også fungere som en støtte for ledere samt sikre rettidig opfølgning.
Konklusion
Performance management-processer har gennemgået store forandringer i de seneste år, men det er tydeligt at den seneste pandemi enten har øget farten på disse forandringer, eller dramatisk understreget behovet for nye metoder.
Det er tid til at sige farvel til gamle bureaukratiske arbejdsmetoder, som mange argumenterer for, kun skader medarbejdernes moral og resulterer i samarbejdet og medarbejderengagementet uundgåeligt vil lide skade.
At udvikle en effektiv performance management proces er ikke en lille opgave og kræver tid og kræfter at planlægge og implementere.
Men når det er på plads, vil det hjælpe din virksomhed med at forberede sig på fremtiden og opnå organisatorisk succes. Samtidig vil det hjælpe dine medarbejdere med at realisere deres fulde potentiale og støtte ledelse og HR med at få mest muligt ud af arbejdsstyrken.
