Guide til måling af ROI for produktivitet og medarbejderengagement

Hvis du har investeret i, eller overvejer at investere i, et HCM-system til styring af virksomhedens humankapital, er det helt afgørende at måle på de relevante ROI'er, for at implementeringen skal blive en succes for dig og din organisation.

Et moderne HCM-system er et kraftfuldt værktøj, som kan få hele organisationen til at fungere mere effektivt ved at optimere jeres HR-processer.

Men hvor nemt er det egentlig at beregne ROI? 

Det kan være lidt besværligt, eftersom der er tale om både finansielle og ikke-finansielle gevinster, men i realiteten er alle gevinsterne jo finansielle på lang sigt. Det kan være gevinster såsom sænkede udgifter, øget produktivitet, styrket medarbejderengagement, lavere personaleomsætning eller forbedret compliance. En god HCM-løsning skal i bund og grund bidrage til virksomhedens overordnede mål og målsætninger og dermed dens vækst og succes.

Er du usikker på, hvor du skal starte?

For at måle ROI skal du sammenligne udgifter med gevinster, hvilket afhænger af flere forskellige faktorer såsom virksomhedens størrelse, branche, placering og industri for blot at nævne nogle få. 
Herunder beskriver vi fire forskellige områder, som din organisation kan undersøge for at beregne ROI for en nylig HCM-investering eller opbygge en case for at foretage en investering.

Lad os springe ud i det!

Besparelser

Et godt HCM-system kan hjælpe virksomheder med at sænke deres omkostninger markant, ved at automatisere og strømline HR-processer såsom lønudbetalinger, administration af personalegoder samt compliance. Besparelserne opnår man takket være mindre manuelt arbejde, færre menneskelige fejl og øget effektivitet - samt bedre data og overblik over antallet af medarbejdere, kan reducere omkostninger til softwarelicenser som ikke bliver brugt.

Disse kan kvantificeres og anvendes til at beregne ROI på følgende måde:

• Identificer omkostningerne for det manuelle arbejde, som HCM-systemet erstatter eller automatiserer. Det kan for eksempel være den tid, som HR-medarbejdere, ledere og andre medarbejdere bruger på at indtaste data, håndtere løn og administrere personalegoder.
  
  
• Find ud af, hvor meget menneskelige fejl kostede virksomheden inden implementeringen af HCM-systemet, for eksempel tid og udgifter til at rette fejl, genbehandle data og eventuelle juridiske omkostninger i forbindelse med manglende compliance.
  
  
• Et godt eksempel er de store beløb, der bruges på softwarelicenser, som ikke længere anvendes, når en medarbejder forlader organisationen. Med en automatiseret offboarding-proces kan virksomheder opnå væsentlige besparelser ved at slippe for at betale for licenser, der ikke længere er i brug.
  
  
• Anslå den tidsbesparelse, der opnås ved at implementere HCM-systemet. Det kan for eksempel være den tid, som HR-medarbejdere, ledere og andre medarbejdere sparer på opgaver, der er blevet automatiseret eller strømlinet.
  
  
• Beregn besparelserne i arbejdstid ved at gange tidsbesparelsen med den relevante timeløn.
  
  
• Beregn den samlede udgift til HCM-systemet inklusive software, hardware, implementeringsomkostninger og løbende service og vedligeholdelse.
  
  
• Beregn HCM-systemets ROI ved at dividere besparelserne på arbejdstid med systemets samlede pris udtrykt i procent.

Hvis de opnåede besparelser i arbejdstidsomkostninger og software licenser takket være implementeringen af HCM-systemet beløber sig til 100.000 euro om året, og de samlede udgifter til systemet er 500.000 euro, vil HCM-systemets ROI være som følger:

ROI = (Besparelse/Systemets samlede pris) x 100 %
ROI = (100.000/500.000) x 100 % = 20 %

Det betyder altså, at for hver euro, der er blevet investeret i HCM-systemet, opnår virksomheden et afkast på 20 % i besparelser på arbejdstidsomkostninger og software licenser alene.

Øget produktivitet

HCM-systemer kan desuden forbedre produktiviteten, ved at give medarbejderne de værktøjer og ressourcer, som de skal bruge for at udføre deres arbejde mere effektivt. Resultatstyring, oplæring og udvikling samt selvbetjeningsfunktioner for medarbejderne, kan alle føre til øget produktivitet og forbedrede resultater.

Det kan være en udfordring at beregne ROI for funktioner som disse, da man er nødt til at kvantificere gevinsterne ved uhåndgribelige aktiver såsom medarbejderengagement, arbejdsmoral og produktivitet. Der er dog visse trin, som du kan følge for at anslå ROI:

• Definer gevinsterne: Start med at identificere de specifikke gevinster, som du forventer at opnå ved at implementere HCM-funktionerne. For eksempel kan resultatstyring føre til højere medarbejderengagement og produktivitet, oplæring og udvikling kan forbedre medarbejdernes færdigheder og viden, og selvbetjeningsfunktioner kan reducere de administrative omkostninger og forbedre medarbejderoplevelsen.
  
  
• Tildel gevinsterne en værdi: Når du har identificeret gevinsterne, skal du tildele dem en økonomisk værdi. Du kan for eksempel anslå omkostningsbesparelsen ved færre administrative timer eller gevinsten ved øgede indtægter takket være højere medarbejderproduktivitet.
  
  
• Beregn omkostningerne: Fastslå de omkostninger, der er forbundet med at implementere HCM-funktionerne inklusive omkostninger til software, oplæring og support.
  
  
• For at beregne ROI skal du dividere den samlede gevinst med de samlede udgifter udtrykt i procent.

Hvis den samlede gevinst fx er 100.000 euro, og de samlede udgifter er 50.000 euro, er ROI 100 % (100.000/50.000 x 100 %).

Husk, at ROI kun er én måde at måle værdien af HCM-funktionerne på. Du kan også overveje andre måleenheder såsom medarbejdertilfredshed, personaleomsætning og kundetilfredshed for at få et mere komplet billede af HCM-systemets indvirkning på din virksomhed.

Styrket medarbejderengagement

HCM-systemer kan også være med til at øge medarbejderengagementet, ved at skabe en bedre medarbejderoplevelse og øge kommunikationen og samarbejdet internt i virksomheden. Et højere medarbejderengagement kan føre til øget motivation, fastholdelse og produktivitet, som kan kvantificeres og anvendes til at beregne ROI.

Følg nedenstående trin for at beregne ROI for øget medarbejderengagement som effekt af HCM-systemet:

• Identificer de centrale måleenheder: Det første trin er at identificere de centrale måleenheder, der vil hjælpe dig med at måle HCM-systemernes indvirkning på medarbejderengagementet. Det kan fx være tal for medarbejdertilfredshed, personaleomsætning, fravær, produktivitet og kundetilfredshed.
  
  
• Mål baseline: Derefter skal du måle baseline for de identificerede måleenheder, inden HCM-systemet implementeres. Det hjælper dig med at få et indblik i det aktuelle medarbejderengagement i din organisation.
  
  
• Implementer HCM-systemet: Implementer HCM-systemet med fokus på at forbedre medarbejderengagementet, fx performance management-, feedback- og kommunikationsværktøjer.
  
  
• Mål indvirkningen: Efter implementering af HCM-systemerne skal du måle deres indvirkning på de måleenheder, du identificerede i trin 1. Det kan du gøre ved hjælp af medarbejderundersøgelser, resultatgennemgange og andre metoder.
  
  
• Beregn ROI: Til sidst beregner du ROI ved at sammenligne tallene for baseline med tallene efter implementeringen. Beregn de samlede udgifter til implementering af HCM-systemerne, og sammenlign dem med de gevinster, du har opnået ved det øgede medarbejderengagement, fx højere produktivitet og lavere personaleomsætning.
  
  

Lavere personaleomsætning

En høj personaleomsætning er typisk meget omkostningsfuldt, på grund af udgifter til rekruttering, onboarding og oplæring af nye medarbejdere. HCM-systemer kan bidrage til at sænke personaleomsætningen ved at forbedre ansættelsesprocessen, sikre bedre onboarding og oplæring samt tilbyde muligheder for faglig udvikling. Omkostningsbesparelserne ved en lavere personaleomsætning kan måles og anvendes til at beregne ROI ved at følge disse trin:

• Identificer de centrale måleenheder: Også her er første trin at identificere de centrale måleenheder, der vil hjælpe dig med at måle HCM-systemernes indvirkning på personaleomsætningen. Det kan fx være omsætningsrate, rekrutteringstid, udgifter pr. rekruttering og medarbejdertilfredshed.
  
  
• Mål baseline: Derefter skal du måle baseline for de identificerede måleenheder, inden HCM-systemet implementeres. Det hjælper dig med at få et indblik i den aktuelle personaleomsætning i din organisation.
  
  
• Implementer HCM-systemer: Implementer HCM-systemer med fokus på at sænke personaleomsætningen, f.eks. hurtigere og bedre onboarding og oplæring af nye medarbejdere, tættere opfølgning og dialog med lederen i starten af ansættelsen.
  
  
• Mål indvirkningen: Efter implementering af HCM-systemerne skal du måle deres indvirkning på de måleenheder, du identificerede i trin 1. Det kan du gøre ved hjælp af spørgeskemaer, medarbejderfeedback og HR-analyser.
  
  
• Beregn ROI: Til sidst beregner du ROI ved at sammenligne tallene for baseline med tallene efter implementeringen. Beregn udgifterne til implementering af HCM-systemer, og sammenlign dem med de omkostningsbesparelser, I har opnået takket være en lavere personaleomsætning, fx lavere udgifter til rekruttering og oplæring.
  
  

Konklusion

Selvom det kan være udfordrende at beregne ROI for HCM-systemer, er det helt afgørende for organisationer, der ønsker at optimere deres humankapital og skabe vækst. En forståelse af HCM-investeringers økonomiske indvirkning, gør virksomheder i stand til at træffe velinformerede beslutninger om ressourceallokering og sikre, at deres investeringer fører til de ønskede resultater.

Derudover kan beregninger af HCM-systemets ROI hjælpe virksomheder med at identificere forbedringsområder i deres HCM-strategier. Hvis ROI for et medarbejderoplæringsprogram fx er lavere end forventet, kan virksomheden evaluere programmets effektivitet og foretage de nødvendige justeringer for at sikre, at det leverer de ønskede resultater.

Løbende evalueringer af HCM-investeringers ROI gør virksomheder i stand til at træffe velinformerede beslutninger og maksimere værdien af deres investeringer.