HR funktionen gennemgår i disse tider en kæmpe forandring, fra at være en administrativ støttefunktion, til at være en aktiv strategisk samarbejdspartner i forretningen. Denne omvæltning sætter store krav til HR, både i forhold til HR's kompetencer og værktøjer, men i høj grad også til arbejdspresset, med begrænsede tidsressourcer. Derfor er automatisering af HR processer nettop meget efterspurgt i disse tider.
Der er undersøgelser der viser at ca. 30% af HR's arbejde kan automatiseres fuldstændigt og yderlige 30% kan delvis automatiseres - hvilket betyder at mange af de rutinemæssige og tidskrævende opgaver som HR bruger en stor del af deres tid på i dag, kan håndteres af forskellige IT systemer.
Workflows fra CatalystOne
Med et HR-system fra CatalystOne kan man oprette Workflows, som er en form for automatiserede TO-DO lister, der er baseret på en skabelon defineret af HR og ledere. Disse Workflows vil så sørge for at informere og minde de forskellige parter og roller om hvad de skal gøre i forbindelse med f.eks.:
Preboarding og onboarding af nye medarbejdere- Eksisterende medarbejdere der får nye roller eller afdelinger
- Offboarding af medarbejdere
Det kan f.eks. være at minde IT afdelingen om at der skal bestilles nyt IT udstyr eller nyt adgangskort, inden at medarbejderen starter, eller det kan være at minde den nærmeste leder om at der skal købes morgenmad til medarbejderens første arbejdsdag osv.
Dermed kan HR i høj grad bruge flere ressourcer på mere strategiske opgaver, frem for at skulle bruge tid på at informere og minde andre om deres opgaver i forbindelse med at en medarbejder starter eller stopper.
Konsekvent og strømlinet
Ved at automatisere processerne og benytte foruddefinerede skabeloner, vil man strømline processen for hvordan medarbejderen f.eks. bliver taget i mod på første arbejdsdag - og at alle medarbejdere får den samme gode start. Det kan også sørge for at medarbejdere der har sagt sit job op, husker at få afleveret sit IT udstyr tilbage og at IT-afdelingen husker at afmelde softwarelicenser og fjerne adgangen til forretningskritiske systemer.
Start med at definer processerne
Uanset om man ønsker at automatisere sine HR-processer, så er det altid en god ide at starte med at definere sine processer for bla. onboarding, offboarding osv. Det at have lavet en oversigt over hvilke roller der bør informeres og hvilke typiske opgaver der følger med de forskellige dele af en medarbejderlivscyklus, vil kunne øge kvaliteten af processerne betydeligt - men samtidigt også være første skridt i rejsen mod at digitalisere og automatisere processerne.
Hvis du ønsker at vide mere om fordelene ved at automatisere jeres HR-processer, så afholder vi et gratis webinar d.20/6 kl.10-10.30 omkring hvordan CatalystOne Workflows kan automatisere jeres Preboarding, Onboarding og Offboarding af medarbejdere. Tilmeld jer her.
