Valget af det rigtige HR-system kan være både spændende og overvældende. Der er så mange muligheder og løsninger derude, så hvordan finder I ud af, hvad I har brug for?
Derfor bør I, i stedet for at starte med at søge efter svar, starte med at finde de spørgsmål, I skal stille dig selv. Vi har her samlet 7 forslag til spørgsmål, som vores erfaring viser, det er godt at starte med:
1. Hvilket problem ønsker I at løse?
Uanset om I allerede har besluttet at implementere et nyt HR-system, eller I forsøger at afgøre om det er det rigtige valg for jeres organisation, så bør I starte med at definere problemet I prøver at løse. Er det en del af en bredere digitaliseringsindsats? Er jeres nuværende system ikke i stand til at opfylde jeres behov? Har I behov for at automatisere en del manuelle HR- og ledelsesprocesser? Uanset hvad problemet måtte være, så vil denne afklaring hjælpe jer med at finde den rigtige løsning.
2. Hvad savner I ved jeres nuværende løsning?
Der vil formodentlig være ting ved jeres nuværende løsning og setup, som fungere godt for jer - og der vil være elementer som ikke fungerer optimalt - uanset om I benytter et eksisterende HR-system eller om I benytter papir og regneark. Hvis I har dannet jer et overblik over hvad I savner og hvad I gerne vil beholde, så vil det være lettere at vurdere de forskellige løsninger og i sidste ende implementere den rigtige løsning.
3. Hvad er jeres planer for vækst og udvidelse?
Nogle HR-systemer er optimeret til virksomheder i forskellige størrelser, men det er ikke kun et spørgsmål om hvor mange ansatte I er i dag. Med alle de ressourcer der går i at implementere et nyt HCM-system, bør I vælge et der både opfylder jeres fremtidige behov - såvel som jeres nuværende.
4. Hvor komplekst og omfattende har I brug for at jeres HR-system skal være?
I behøver ikke gøre alt på én gang. Det kan nogle gange være hensigtsmæssigt at have en langsigtet tilgang, ved at starte enkelt - med at digitalisere en eller to processer - og så udvide systemets anvendelsesområde løbende. Overvej, hvilke processer der er de mest afgørende for jeres nye system og vurder om resten er rigtige eller bare nice-to-have.
5. Hvilken ressourcer har I tilgængelig?
Fra udvælgelsen til implementeringen af jeres nye HR-system, bør I være realistiske omkring jeres investering - ikke kun fra et finansielt perspektiv, men også i forhold til den mængde tid der skal bruges.
I bliver nødt til at afsætte tid til intern undervisning og træning på alle niveauer. Dette vil hjælpe jer med at vurdere jeres rådgivnings- og konsultationsbehov hos potentielle leverandører.
6. Er der behov for en lokal leverandør?
Det er utroligt vigtigt med god støtte og assistance, både under implementeringen og efterfølgende. Det kan forgå enten online eller ansigt til ansigt, så derfor er det relevant at spørge: Hvor afgørende er det for jer at kunne kommunikere på jeres lokalsprog og kunne møde leverandøren personligt? Fortrækker I en dansk, nordisk, europæisk eller global leverandør?
7. Hvordan matcher leverandøren og systemet med jeres virksomhedskultur?
Da I vil benytte det valgte HR-system i de kommende år, bør I tænke på jeres leverandør som en partner. Vælg derfor en leverandør der er matcher jeres virksomheds kultur, og er fleksibel og forstående over for de udfordringer I vil møde sammen.
Ved at svare på disse 7 spørgsmål vil I forhåbentligt have et bedre overblik over jeres egen situation og hvilke faktorer som er afgørende for jer, når I skal vælge en leverandør af jeres næste HR- og HCM-system.
I er også meget velkommen til at søge mere inspiration i vores nye gratis e-bog: Guide til den moderne HR-afdeling.
Alternativt tilbyder vi i en begrænset periode en gratis 2 timers workshop, hvor vi sammen kigger på jeres situation og giver jer et godt overblik over processen med at udvælge og implementere et HR-system.
